Nareszcie! Po miesiącach rozmów, wysyłania zapytań ofertowych i wprowadzania do nich poprawek, spotkań z zespołem marketingowym i zespołem wykonawczym oraz wieloma innymi osobami, rozmów wideo, a także po ostatnim spotkaniu osobistym, podczas którego ustaliliście szczegóły i uścisnęliście sobie dłonie, Twoja agencja kreatywna zdobyła nowego klienta. Cały ten proces był naprawdę skomplikowany, więc wszyscy są bardzo zadowoleni, że udało się pomyślnie dobrnąć do jego końca.
Teraz zaczyna się jednak prawdziwa praca.
Pierwszym krokiem jest wdrożenie klienta, tak aby przepływ zasobów i pracy był płynny. Sprawny i wydajny proces wdrażania stanowi doskonały fundament, na którym można zbudować udany projekt. Nowy klient będzie pod wrażeniem tego, jaki jest on prosty, a zarazem przemyślany, solidny i bezproblemowy. Członkowie Twojego zespołu będą wiedzieć, że dysponują wszystkim, co jest im potrzebne do rozpoczęcia pracy, a także systemami służącymi do wysyłania i odbierania dodatkowych plików oraz folderów. Będą również mogli znaleźć niezbędne zasoby i uzyskać do nich dostęp wtedy, kiedy będą ich potrzebować, stosując przy tym procedury bezpieczeństwa zapobiegające wyciekom danych.
Oto kilka strategii, które pozwalają maksymalnie uprościć proces wdrażania klienta.
Standaryzacja procesu tworzenia i podpisywania umów
Co jest najbardziej ekscytujące w zdobywaniu nowych zleceń? Podpisanie umowy, która czyni ją oficjalną. Jedna z najgorszych części? Tworzenie kontraktu.
Jednak dzięki szablonom Dropbox Sign łatwo jest utworzyć standardową umowę raz, a następnie używać jej wielokrotnie. Warto również opracować szablony dla różnych typów harmonogramów, z których często korzysta Twoja organizacja. To sprawdzony i niezawodny system typu plug and play, ułatwiający wdrażanie klientów.
(A skoro już o tym mowa, dlaczego nie skorzystać z szablonów Dropbox Paper również do briefów kreatywnych, projektów produkcji wideo i innych potrzeb? Tego rodzaju powtarzalna praca wcale nie musi być konieczna.)
Przygotowanie przewodnika wprowadzającego i określenie oczekiwań
Nowy klient jest jak nowy związek: obie strony z entuzjazmem patrzą w przyszłość, ale jednocześnie obawiają się, jak rozwinie się sytuacja.
Mając to na uwadze, ważne jest, aby dobrze zacząć – w tym przypadku poprzez stworzenie przewodnika wprowadzającego, dzięki któremu klient będzie wiedział, czego może się spodziewać. Może on zawierać opis sposobu funkcjonowania organizacji, trochę informacji na temat panujących w niej zasad i być może drobny żart mający na celu rozluźnienie atmosfery.
Wyślij je w bezpieczny sposób, a następnie zapoznaj się z instrukcją. Nie zapomnij o dołączeniu list kontrolnych, aby klient zrozumiał, jaką ścieżką należy podążać.
Prośby o pliki i ich odbieranie (oraz umieszczanie we właściwej lokalizacji)
Podczas przyjmowania klienta do pracy prawdopodobnie będziesz potrzebować od niego plików. Być może chodzi o część ich istniejących zasobów, a może po prostu o zbiór informacji, które Twój zespół może przeanalizować.
Dzięki prośbom o pliki Twój zespół może poprosić o konkretne pliki, a klient może je przesłać na Twoje konto, nawet jeśli sam nie ma Dropboxa. Wystarczy utworzyć nowe żądanie, wprowadzić kilka szczegółów, wybrać folder, do którego pliki mają zostać przesłane, ustalić termin i wysłać żądanie. W razie konieczności zmiany informacji, prośbę można edytować.
Wszystko, co musisz zrobić, to poczekać na dostarczenie plików, a następnie zamknąć prośbę.
Bezpieczeństwo danych
Z samej swojej natury, pozyskiwanie nowego klienta wiąże się z pewnym poziomem zastrzeżonych danych udostępnianych między stronami, a następnie przechowywanych w kilku lokalizacjach. Nikt nie chce, aby jego dane wyciekły do świata, dlatego ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa.
Dropbox chroni informacje na kilka różnych sposobów. Szyfruje pliki przy użyciu 256-bitowego algorytmu Advanced Encryption Standard, aby chronić dane przesyłane między aplikacjami Dropbox, a swoimi serwerami, jednocześnie stale testując luki w zabezpieczeniach. Dzięki ochronie hasłem Dropbox dostęp do pliku lub folderu mają tylko osoby znające hasło. Ustawienie daty wygaśnięcia łącza sprawia natomiast, że będzie ono działać tylko przez określony czas.
Wdrażanie nowego klienta może – i powinno – być bezproblemowe. Wystarczy odrobina przygotowania, by proces ten niemalże przeprowadził się sam. Stosując się do powyższych kroków, agencja może szybko przejść przez proces wdrażania i zająć się rzeczywistą pracą twórczą, która jest przecież gwoździem programu.
