Proste wyznaczanie zakresu projektu: jak stworzyć dokument określający zakres projektu

Zarządzanie projektem to złożony proces, ale jeden z najważniejszych kroków jest również jednym z najprostszych: stworzenie dokumentu określającego zakres projektu. Dokument ten określa cele, rezultaty, zadania i terminy projektu oraz służy jako plan działania dla wszystkich zaangażowanych osób.

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest określenie zakresu projektu, dlaczego jest ważne i jak napisać dokument określający zakres projektu, który pomoże Ci skutecznie zarządzać projektami.

Czym jest określenie zakresu projektu?

Zakres to całkowita ilość czasu i pracy potrzebna do ukończenia określonego projektu. Aby to zrobić, musisz ustalić budżet lub koszty projektu, cele, rezultaty, zadania i terminy.

Gdy już wiesz, co wchodzi w skład projektu, wyznaczenie zakresu powinno być wspólnym wysiłkiem, który zostanie wspólnie uzgodniony przez Ciebie i Twój zespół, zanim rozpoczną się jakiekolwiek prace nad projektem.

Aby to sformalizować, stwórz oświadczenie o zakresie projektu, które można podpisać i zachować dla łatwego odniesienia. Jest to dokument, który funkcjonuje równolegle z Twoim zestawieniem prac, aby wesprzeć proces zarządzania projektem i ustalić rozsądne oczekiwania interesariuszy.

Dlaczego określenie zakresu projektu jest ważne?

Określenie zakresu projektu jest ważne z kilku powodów. Pomaga:

• ustalić bardziej rozsądne i osiągalne cele projektu,

• zwiększyć wydajność pracy,

• ustalić rozsądne budżety lub lepiej oszacować koszty dla Twojego zespołu,

• wyjaśnić kluczowym interesariuszom, na czym polega projekt, aby łatwiej było im go zrozumieć i odnieść się do niego,

• zagwarantować, że wszyscy członkowie zespołu są zgrani i skoncentrowani na uzgodnionych celach lub rezultatach projektu,

• zapobiec rozszerzaniu się projektu poza uzgodniony zakres,

zapewnić plan działania, który menedżerowie lub właściciele projektów mogą wykorzystać do planowania i delegowania zadań do zespołu.

Jak napisać dokument określający zakres projektu

Napisanie dokumentu określającego zakres projektu jest prostym procesem, ale ważne jest, aby postępować w kilku kluczowych krokach, by być pewnym, że dokument jest kompleksowy i skuteczny.

1. Określ cele projektu

Każdy udany projekt ma nadrzędny cel – dostarcza odpowiedzi na pytania „dlaczego?” oraz „i co z tego?” dotyczące wykonywanej przez Ciebie pracy. Pomaga także sprawić, że wszyscy skupiają się na wspólnym celu.

Określenie tego, co chcesz osiągnąć w całym cyklu życia projektu, zapewni ważny kontekst Tobie, Twojemu zespołowi i Twoim interesariuszom. Powinien to być pierwszy krok w każdym procesie planowania projektu, gdyż daje on jasność co do późniejszych kroków w finalizowaniu zakresu projektu.

Bez jasno określonego celu projekt może łatwo zboczyć z kursu lub stracić z oczu swój cel.

2. Uzyskaj informacje od swojego zespołu

Twój zespół jest Twoim najważniejszym zasobem i najskuteczniejszym źródłem wiedzy. To oni mają odpowiednie doświadczenie – mogą powiedzieć Ci, ile czasu zazwyczaj zajmują poszczególne zadania i jak różne rezultaty są ze sobą powiązane. Wysłuchaj Twojego zespołu zwłaszcza wtedy, gdy chodzi o:

• realistyczne ramy czasowe i cele,

• oczekiwania wobec projektu, zwłaszcza dotyczące opinii zespołu.

• Wyłączenia – czy interesariusz poprosił o coś, co normalnie wykracza poza zakres tego typu projektu?

Dzięki zaangażowaniu Twojego zespołu, wyznaczanie kamieni milowych projektu i rozsądnego planu działania lub harmonogramu staje się o wiele łatwiejsze.

Narzędzia takie jak Dropbox Paper ułatwiają zespołowi projektowemu współpracę nad dokumentami określającymi zakres prac. Członkowie zespołu mogą dodawać komentarze i zadawać pytania bezpośrednio w dokumencie Paper, co usprawnia komunikację i zrozumienie przez grupę zakresu projektu.

A gdy Twój zespół współpracuje w Dropboxie, wszystkie materiały związane z projektem są bezpiecznie przechowywane w jednym centralnym miejscu.

3. Określ kamienie milowe projektu i plan działania

Kamienie milowe nadają Twojemu projektowi wyraźną strukturę i są jednym z najważniejszych elementów zakresu Twojej pracy. Służą one jako punkty kontrolne pomagające interesariuszom śledzić postęp prac i upewniać się, że projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem.

Interesariusze mogą zapoznać się z dokumentem określającym zakres projektu, aby uzyskać jasność co do tego, kiedy zostaną dostarczone kluczowe części projektu, kiedy odbędą się spotkania i jakie inne ważne kroki zostaną podjęte w ramach projektu. Następnie możesz to odwzorować na osi czasu lub mapie drogowej z wyraźnymi datami rozpoczęcia i zakończenia całego projektu oraz terminami ostatecznymi dla poszczególnych zadań lub produktów.

Posiadanie planu zawierającego kamienie milowe lub terminy może również pomóc zapobiec rozrostowi zakresu — sytuacji, w której wymagania projektu lub produkty dostarczane z czasem zaczynają się zwiększać i przekraczają pierwotny zakres projektu. Dzięki przejrzystemu przepływowi pracy i procedurom realizacji i zatwierdzania projektu interesariusze projektu mogą lepiej identyfikować potencjalne ryzyka lub problemy na wczesnym etapie i wprowadzać zmiany w planie działania, zanim sytuacja się pogorszy.

Aby przyspieszyć proces planowania projektu, Dropbox Paper oferuje szereg bezpłatnych szablonów, gotowych do użycia w różnych typach projektów – od planów uruchomienia i map drogowych produktów po kalendarze treści i plany produkcji wideo.

4. Zorganizuj istotne informacje

Po zebraniu wszystkich szczegółów i informacji od osób, które będą pracować nad projektem nadchodzi czas, aby połączyć to wszystko w dokument określający zakres projektu. 

• Kluczowe szczegóły, które należy uwzględnić:

• nazwa i opis projektu,

• termin,

• menedżer lub właściciel projektu,

• inni członkowie zespołu pracujący nad projektem oraz ich role i obowiązki,

• cel projektu,

• produkty,

• zadania w zakresie,

• zadania poza zakresem,

• ograniczenia i kwestie do rozważenia,

• istniejące zasoby.

Sprawdzone procedury korzystania z dokumentu określającego zakres projektu

Oprócz stworzenia deklaracji zakresu projektu, istnieje kilka sprawdzonych procedur, które możesz zastosować, aby upewnić się, że proces określania zakresu projektu jest efektywny. Oto one:

• Podaj jak najwięcej szczegółów zakresu projektu, w tym wymierne działania na potrzeby raportowania sukcesu projektu.

• Najpierw zdefiniuj kluczowe elementy, takie jak cele i rezultaty, a następnie cofaj się, by doprecyzować harmonogram projektu i zarządzanie zasobami.

• Wyciągnij wnioski z poprzednich projektów, aby jak najlepiej wykorzystać zakres swojego projektu.

• Jak najbardziej ułatw uzyskanie akceptacji odpowiednich interesariuszy, jasno identyfikując ograniczenia projektu, jego granice lub wykluczenia oraz wyniki.

Przejrzyste i efektywne określanie zakresu projektu – za każdym razem

Dropbox to idealny centralny punkt przechowywania plików projektu, współpracy nad nimi, uzyskiwania opinii na ich temat i zarządzania nimi. Buduj zaufanie u interesariuszy, szybko dzieląc się aktualizacjami i postępami projektu oraz utrzymując ich zaangażowanie przez cały cykl życia projektu.

Dzięki przechowywaniu wszystkiego w jednym miejscu Ty i Twój zespół możecie usprawnić proces zarządzania projektem i poświęcić więcej czasu na opracowanie i realizację solidnej strategii projektu — a mniej na śledzenie dokumentów i martwienie się o to, gdzie przechowywane są materiały projektowe.