Przejdź do głównej zawartości

Jak wysyłać duże pliki i filmy pocztą elektroniczną, nawet wtedy, gdy plik jest „zbyt duży”

Czyta się w 8 min

2 listopada 2024 r.

Zdjęcie pracownika zdalnego wysyłającego współpracownikom duże pliki projektu filmu za pośrednictwem poczty elektronicznej

Ograniczenia dotyczące załączników do e-maila

Zanim przejdziemy do rozwiązań, warto zastanowić się, dlaczego załączanie pliku bezpośrednio do e-maila często zawodzi.

Rozmiar plików

Jak już wspomnieliśmy, limity rozmiaru plików to główna wada wysyłania plików jako załączników.

Dokładne limity rozmiaru plików są różne, ale zwykle mieszczą się w przedziale 10–25 MB. Warto na przykład spojrzeć na limity wielkości załączników na kilku najpopularniejszych platformach poczty elektronicznej:

  • Gmail – 25 MB,
  • Microsoft Outlook – 20 MB,
  • iCloud Mail – 20 MB,
  • ProtonMail – 25 MB,
  • AOL Mail – 25 MB,
  • Yahoo! Mail – 25 MB,
  • GMX – 50 MB.

Wprawdzie są one odpowiednie do udostępniania dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i innych formatów małych plików, jednak rozmiar plików zdjęć i filmów w wysokiej rozdzielczości zwykle przekracza dopuszczalny limit.

Bezpieczeństwo

Nie chodzi jednak tylko o wygodę udostępniania plików o większych rozmiarach. Proces wysyłania plików jako załączników do e-maila ma również istotne konsekwencje dla bezpieczeństwa.

Zobrazujemy to na przykładzie. Wyobraź sobie, że masz teczkę zawierającą wszystkie pliki do wysłania. Załączenie tych plików do e-maila można porównać z przerzucaniem ich przez ścianę do odbiorcy stojącego po drugiej stronie.

Po przerzuceniu zawartości teczki nie masz już do niej dostępu – nawet jeśli zorientujesz się, że wysłano nieodpowiednie pliki lub trafiły one do niewłaściwej osoby.

Teraz wyobraź sobie ten sam scenariusz z tą różnicą, że zostawiasz tę teczkę w zdalnej skrytce chronionej kodem PIN. Odbiorca może wtedy uzyskać dostęp do skrytki i otworzyć ją na podstawie udostępnionych przez Ciebie danych, ale możesz również zdalnie zmienić kod dostępu lub wskazać innego odbiorcę.

To prosty przykład, który jednak pokazuje, dlaczego załączanie plików do e-maila może stwarzać niefortunne zagrożenia dla bezpieczeństwa w razie popełnienia błędu, co nieuchronnie się zdarza. Korzystając z zewnętrznych narzędzi, zapewniasz sobie dodatkową warstwę bezpieczeństwa i kontroli – i z czystym sumieniem udostępniasz wyniki swojej pracy.

Kontrola dostępu i wersji

Wszyscy to znamy: po kliknięciu przycisku Wyślij w ważnym e-mailu odkrywasz, że w załączonym pliku lub filmie jest błąd.

Dzięki udostępnianiu plików w chmurze możesz po prostu usunąć błąd w udostępnionym pliku bez konieczności wysyłania kolejnego e-maila. Nowoczesne rozwiązania do udostępniania plików zapewniają również znacznie większą kontrolę nad tym, kto ma dostęp do plików i co może z nimi zrobić.

Jeśli więc udostępniasz najnowszą wersję pliku zespołowi, ale chcesz mieć pewność, że opiekunowie klientów mogą ją tylko zobaczyć, a współredaktorzy mogą wprowadzać poprawki, ustaw uprawnienia dostępu każdego odbiorcy.

Oczywiście jeśli szukasz zaawansowanej kontroli wersji i narzędzi do przekazywania opinii, idealnym rozwiązaniem może być specjalna platforma do opiniowania filmów taka jak Dropbox Replay. W przypadku dokumentów i innych typów plików narzędzia do współpracy nad zawartością dostępne w Dropbox ułatwiają przekazywanie opinii i podejmowanie działań na ich podstawie.

Szybsze przeglądanie i zatwierdzanie projektów kreatywnych

Udostępniaj ostatnio wprowadzone zmiany, przeglądaj i zamykaj komentarze oraz uzyskuj ostateczne zatwierdzenia – wszystko w jednym narzędziu.

Jak wysyłać duże pliki i filmy pocztą elektroniczną

Dostępnych jest wiele opcji, dzięki którym wysyłanie dużych plików lub filmów pocztą elektroniczną jest bardzo proste.

W tej części przewodnika omówimy następujące trzy metody, których wybór zależy od celu:

  • udostępnienie zasobów przechowywanych w chmurze – poprzez podanie łącza do plików zapisanych w ramach usługi przechowywania w chmurze Dropbox lub równoważnej usługi;
  • wysłanie oddzielnej kopii do pobrania za pomocą narzędzia do transferu dużych plików takiego jak Dropbox Transfer;
  • załączenie skompresowanego pliku – jeśli nie można udostępnić łącza (wiąże się to z obniżeniem jakości).

Udostępnianie przy użyciu usługi przechowywania w chmurze

Korzystając z rozwiązania do przechowywania w chmurze takiego jak Dropbox, możesz udostępniać innym długie filmy i inne pliki bez konieczności przesyłania lub załączania czegokolwiek. Wystarczy skopiować łącze do pliku przechowywanego w chmurze, wkleić je do e-maila i kliknąć przycisk Wyślij – to wszystko!

Udostępniając łącze do pliku zapisanego w chmurze, zapewniasz odbiorcy dostęp do tego samego pliku, który widzisz po jego otwarciu. Oznacza to, że wszelkie wprowadzone przez Ciebie zmiany będą widoczne dla odbiorcy łącza, nawet jeśli pojawią się po wysłaniu e-maila.

Może to być idealne rozwiązanie pozwalające udostępnić współpracownikowi lub klientowi na bieżąco modyfikowany plik roboczy.

Jeśli nie chcesz, aby ktoś mógł edytować plik, możesz również ustawić uprawnienia dostępu. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad tym, kto może zobaczyć Twój film oraz co może z nim zrobić.

Wysyłanie kopii przy użyciu narzędzia do transferu dużych plików

Jeśli nie potrzebujesz wszystkich funkcji oferowanych przez usługę przechowywania w chmurze, ale musisz dostarczyć pliki w ostatecznej wersji, idealną platformą do przesyłania długich filmów są narzędzia do transferu dużych plików takie jak Dropbox Transfer.

Wystarczy przeciągnąć i upuścić pliki o rozmiarze do 250 GB na okno przesyłania usługi Dropbox Transfer, wybrać opcje i udostępnić pliki, wysyłając e-maila z łączem bezpośrednio z aplikacji Transfer albo ręcznie kopiując łącze do własnego e-maila. Odbiorca może wtedy pobrać kopię plików, korzystając z otrzymanego łącza.

Zrzut ekranu przedstawiający interfejs graficzny Dropbox Transfer Kursor myszy najeżdża na opcję wysłania pliku mp4 przez Dropbox Transfer.

Załączenie skompresowanego pliku

Rozwiązania do udostępniania plików przy użyciu łącza takie jak dwa omówione powyżej stanowią najlepszy sposób na wysyłanie filmów i innych dużych plików – o ile można z nich skorzystać.

Jednak w niektórych sytuacjach do udostępnienia pliku lub filmu nie można użyć łącza. W takich okolicznościach warto rozważyć zmniejszenie rozmiaru pliku poprzez kompresję, tak aby zmieścił się w limicie narzuconym przez klienta poczty elektronicznej.

Kompresja plików i filmów to proces usuwania elementów lub ich zmniejszania w celu zredukowania łącznego rozmiaru pliku. W trakcie tego procesu może nastąpić:

  • zmniejszenie rozdzielczości obrazu lub filmu, np. z 4K do 1080p;
  • zmniejszenie liczby klatek na sekundę, przez co film wydaje się mniej płynny i zaczyna przypominać animację poklatkową;
  • obniżenie jakości pliku audio poprzez zmniejszenie szybkości transmisji bitów lub częstotliwości próbkowania;
  • zmiana innych parametrów technicznych, takich jak kolory czy kodowanie.

Jeśli chcesz skompresować film, możesz to zrobić na kilka sposobów:

  • korzystając z wbudowanego oprogramowania, takiego jak QuickTime, jeśli używasz komputera Mac;
  • za pomocą narzędzi oferowanych przez innych dostawców, takich jak VLC Media Player;
  • umieszczając pliki lub filmy w folderze .zip, co może być pomocne przy wysyłaniu zbiorów plików.

Uwaga: jeśli do zmniejszenia rozmiaru pliku używasz kompresji, plik lub film będzie miał niższą jakość.

Jeśli jakość filmu jest dla Ciebie ważna, rozważ skorzystanie z udostępnienia łącza do pliku przechowywanego w chmurze lub narzędzia do transferu plików takiego jak Dropbox Transfer.

Wysyłaj duże pliki i filmy w pełnej jakości pocztą elektroniczną dzięki Dropbox

Niezależnie od tego, czy wysyłasz kopię, czy udostępniasz łącze do pliku współpracownikom, Dropbox spełni wszystkie Twoje potrzeby w zakresie udostępniania dużych plikówwysyłania długich filmów pocztą elektroniczną.

Na początek udostępnij łącze do pliku przechowywanego w chmurze lub skorzystaj z usługi Dropbox Transfer i dodaj pliki.

Poznaj powiązane zasoby

Dwie osoby stoją pod drzewem, patrzą na urządzenie mobilne i rozmawiają o tym, jak zachować jakość wysyłanego filmu.

Jak wysyłać filmy bez utraty jakości

Jakość dużego lub długiego filmu pogarsza się po wysłaniu? Odkryj cztery proste sposoby zachowania rozdzielczości udostępnianego filmu.

Pracownik kreatywny opiera się o futrynę i udostępnia duży film przez WhatsApp z miejsca sesji zdjęciowej.

Jak wysyłać duże filmy przy użyciu aplikacji WhatsApp: trzy łatwe metody

Masz problem z wysyłaniem dużych filmów przez aplikację WhatsApp? Wiemy, jak Ci pomóc. Skorzystaj z tego pomocnego przewodnika, aby poznać trzy sposoby wysyłania długich filmów za pomocą aplikacji WhatsApp bez utraty jakości.

Zdjęcie osoby dojeżdżającej do pracy, która używa smartfona do wysłania dużego filmu w wiadomości SMS

Jak wysłać długi film przy użyciu SMS-a z iPhone'a i Androida

Jeśli masz problem z wysłaniem filmu przy użyciu SMS-a, poniżej znajdziesz rozwiązanie. Dzięki temu przewodnikowi poznasz dwa szybkie i proste sposoby na udostępnianie długich filmów przy wykorzystaniu SMS-ów.