To może brzmieć znajomo: w środku pracowitego tygodnia ze wszystkich sił starasz się skończyć projekt, a zespół kreatywny eksportował ostateczną wersję filmu. Pozostaje tylko załączyć plik do e-maila do klientów i kliknąć przycisk Wyślij. Wtedy nagle okazuje się, że plik jest za duży.
Chociaż wielu z nas używa poczty e-mail codziennie podczas pracy, nie zawsze musimy wysyłać duże pliki. Niemiła niespodzianka pojawia się, gdy w końcu trzeba załączyć plik, ale okazuje się, że nie można tego zrobić.
Co więc zrobić, gdy plik zostanie uznany za „zbyt duży”, aby wysłać go pocztą elektroniczną?
W tym przewodniku wyjaśnimy, dlaczego e-maile mają ograniczenia rozmiaru pliku, oraz pokażemy trzy metody wysłania dużego pliku lub filmu pocztą elektroniczną wykorzystujące m.in. narzędzia do transferu plików takie jak Dropbox Transfer.
Zanim do tego przejdziemy, warto zadać kluczowe pytanie: czy to możliwe?
Czy można wysyłać duże pliki i filmy pocztą elektroniczną?

Udostępnianie przy użyciu usługi przechowywania w chmurze
Przejdź do rozwiązania
Podsumowanie
- Udostępnienie łącza do pliku przechowywanego w chmurze.
- Pozwala użytkownikom zobaczyć najnowszą wersję pliku, w tym edycje dokonane od momentu udostępnienia łącza.
- Jeśli użytkownicy mają uprawnienia do edycji, mogą nawet wspólnie z Tobą pracować nad plikiem.
Kiedy stosować
- Podczas współpracy z innymi.
- Gdy chcesz udostępnić roboczy plik filmu i będzie on miał kolejne aktualizacje.
Wysłanie kopii za pomocą narzędzia do transferu plików
Przejdź do rozwiązania
Podsumowanie
- Udostępnienie łącza do kopii pliku do pobrania.
- Ustawienie uprawnień dostępu i czasu wygaśnięcia łącza w celu zwiększenia bezpieczeństwa.
- Strony pobierania z własnymi elementami wizualnymi marki, które robią na klientach dobre pierwsze wrażenie.
Kiedy stosować
- Przy dostarczaniu gotowych eksportowanych filmów i finalnych wersji plików.
- Kiedy wysyłasz pliki, ale nie chcesz, aby odbiorca widział Twoją wersję przechowywaną w chmurze.
Załączenie skompresowanego pliku
Przejdź do rozwiązania
Podsumowanie
- Skompresowanie filmu lub pliku do mniejszego rozmiaru wraz z obniżeniem jakości obrazu.
Kiedy stosować
- Jeśli musisz użyć załącznika do e-maila.
- Narzędzia do udostępniania i transferu plików przechowywanych w chmurze zapewniają większą kontrolę i pozwalają na wysyłanie plików o większych rozmiarach.
Ograniczenia dotyczące załączników do e-maila
Zanim przejdziemy do rozwiązań, warto zastanowić się, dlaczego załączanie pliku bezpośrednio do e-maila często zawodzi.
Rozmiar plików
Jak już wspomnieliśmy, limity rozmiaru plików to główna wada wysyłania plików jako załączników.
Dokładne limity rozmiaru plików są różne, ale zwykle mieszczą się w przedziale 10–25 MB. Warto na przykład spojrzeć na limity wielkości załączników na kilku najpopularniejszych platformach poczty elektronicznej:
- Gmail – 25 MB,
- Microsoft Outlook – 20 MB,
- iCloud Mail – 20 MB,
- ProtonMail – 25 MB,
- AOL Mail – 25 MB,
- Yahoo! Mail – 25 MB,
- GMX – 50 MB.
Wprawdzie są one odpowiednie do udostępniania dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i innych formatów małych plików, jednak rozmiar plików zdjęć i filmów w wysokiej rozdzielczości zwykle przekracza dopuszczalny limit.
Bezpieczeństwo
Nie chodzi jednak tylko o wygodę udostępniania plików o większych rozmiarach. Proces wysyłania plików jako załączników do e-maila ma również istotne konsekwencje dla bezpieczeństwa.
Zobrazujemy to na przykładzie. Wyobraź sobie, że masz teczkę zawierającą wszystkie pliki do wysłania. Załączenie tych plików do e-maila można porównać z przerzucaniem ich przez ścianę do odbiorcy stojącego po drugiej stronie.
Po przerzuceniu zawartości teczki nie masz już do niej dostępu – nawet jeśli zorientujesz się, że wysłano nieodpowiednie pliki lub trafiły one do niewłaściwej osoby.
Teraz wyobraź sobie ten sam scenariusz z tą różnicą, że zostawiasz tę teczkę w zdalnej skrytce chronionej kodem PIN. Odbiorca może wtedy uzyskać dostęp do skrytki i otworzyć ją na podstawie udostępnionych przez Ciebie danych, ale możesz również zdalnie zmienić kod dostępu lub wskazać innego odbiorcę.
To prosty przykład, który jednak pokazuje, dlaczego załączanie plików do e-maila może stwarzać niefortunne zagrożenia dla bezpieczeństwa w razie popełnienia błędu, co nieuchronnie się zdarza. Korzystając z zewnętrznych narzędzi, zapewniasz sobie dodatkową warstwę bezpieczeństwa i kontroli – i z czystym sumieniem udostępniasz wyniki swojej pracy.
Kontrola dostępu i wersji
Wszyscy to znamy: po kliknięciu przycisku Wyślij w ważnym e-mailu odkrywasz, że w załączonym pliku lub filmie jest błąd.
Dzięki udostępnianiu plików w chmurze możesz po prostu usunąć błąd w udostępnionym pliku bez konieczności wysyłania kolejnego e-maila. Nowoczesne rozwiązania do udostępniania plików zapewniają również znacznie większą kontrolę nad tym, kto ma dostęp do plików i co może z nimi zrobić.
Jeśli więc udostępniasz najnowszą wersję pliku zespołowi, ale chcesz mieć pewność, że opiekunowie klientów mogą ją tylko zobaczyć, a współredaktorzy mogą wprowadzać poprawki, ustaw uprawnienia dostępu każdego odbiorcy.
Oczywiście jeśli szukasz zaawansowanej kontroli wersji i narzędzi do przekazywania opinii, idealnym rozwiązaniem może być specjalna platforma do opiniowania filmów taka jak Dropbox Replay. W przypadku dokumentów i innych typów plików narzędzia do współpracy nad zawartością dostępne w Dropbox ułatwiają przekazywanie opinii i podejmowanie działań na ich podstawie.
Jak wysyłać duże pliki i filmy pocztą elektroniczną
Dostępnych jest wiele opcji, dzięki którym wysyłanie dużych plików lub filmów pocztą elektroniczną jest bardzo proste.
W tej części przewodnika omówimy następujące trzy metody, których wybór zależy od celu:
- udostępnienie zasobów przechowywanych w chmurze – poprzez podanie łącza do plików zapisanych w ramach usługi przechowywania w chmurze Dropbox lub równoważnej usługi;
- wysłanie oddzielnej kopii do pobrania za pomocą narzędzia do transferu dużych plików takiego jak Dropbox Transfer;
- załączenie skompresowanego pliku – jeśli nie można udostępnić łącza (wiąże się to z obniżeniem jakości).
Wysyłanie kopii przy użyciu narzędzia do transferu dużych plików
Jeśli nie potrzebujesz wszystkich funkcji oferowanych przez usługę przechowywania w chmurze, ale musisz dostarczyć pliki w ostatecznej wersji, idealną platformą do przesyłania długich filmów są narzędzia do transferu dużych plików takie jak Dropbox Transfer.
Wystarczy przeciągnąć i upuścić pliki o rozmiarze do 250 GB na okno przesyłania usługi Dropbox Transfer, wybrać opcje i udostępnić pliki, wysyłając e-maila z łączem bezpośrednio z aplikacji Transfer albo ręcznie kopiując łącze do własnego e-maila. Odbiorca może wtedy pobrać kopię plików, korzystając z otrzymanego łącza.

Dzięki usłudze Dropbox Transfer masz pełną kontrolę nad swoimi plikami i zawsze znasz ich stan. Możesz:
- Dostarczaj kopie, aby zapobiec niepożądanym zmianom
- Kontroluj dostęp dzięki ochronie hasłem
- ustawić datę wygaśnięcia łącza, aby zachęcić do pobierania;
- Potwierdź dostarczenie za pomocą powiadomień o pobraniu
Po co czekać ze zrobieniem pierwszego wrażenia, aż klient obejrzy film? Dzięki Dropbox Transfer możesz dostosować stronę pobierania, umieszczając na niej wybrany obraz tła i własne logo.
Załączenie skompresowanego pliku
Rozwiązania do udostępniania plików przy użyciu łącza takie jak dwa omówione powyżej stanowią najlepszy sposób na wysyłanie filmów i innych dużych plików – o ile można z nich skorzystać.
Jednak w niektórych sytuacjach do udostępnienia pliku lub filmu nie można użyć łącza. W takich okolicznościach warto rozważyć zmniejszenie rozmiaru pliku poprzez kompresję, tak aby zmieścił się w limicie narzuconym przez klienta poczty elektronicznej.
Kompresja plików i filmów to proces usuwania elementów lub ich zmniejszania w celu zredukowania łącznego rozmiaru pliku. W trakcie tego procesu może nastąpić:
- zmniejszenie rozdzielczości obrazu lub filmu, np. z 4K do 1080p;
- zmniejszenie liczby klatek na sekundę, przez co film wydaje się mniej płynny i zaczyna przypominać animację poklatkową;
- obniżenie jakości pliku audio poprzez zmniejszenie szybkości transmisji bitów lub częstotliwości próbkowania;
- zmiana innych parametrów technicznych, takich jak kolory czy kodowanie.
Jeśli chcesz skompresować film, możesz to zrobić na kilka sposobów:
- korzystając z wbudowanego oprogramowania, takiego jak QuickTime, jeśli używasz komputera Mac;
- za pomocą narzędzi oferowanych przez innych dostawców, takich jak VLC Media Player;
- umieszczając pliki lub filmy w folderze .zip, co może być pomocne przy wysyłaniu zbiorów plików.
Uwaga: jeśli do zmniejszenia rozmiaru pliku używasz kompresji, plik lub film będzie miał niższą jakość.
Jeśli jakość filmu jest dla Ciebie ważna, rozważ skorzystanie z udostępnienia łącza do pliku przechowywanego w chmurze lub narzędzia do transferu plików takiego jak Dropbox Transfer.
Wysyłaj duże pliki i filmy w pełnej jakości pocztą elektroniczną dzięki Dropbox
Niezależnie od tego, czy wysyłasz kopię, czy udostępniasz łącze do pliku współpracownikom, Dropbox spełni wszystkie Twoje potrzeby w zakresie udostępniania dużych plików i wysyłania długich filmów pocztą elektroniczną.
Na początek udostępnij łącze do pliku przechowywanego w chmurze lub skorzystaj z usługi Dropbox Transfer i dodaj pliki.