Czym jest single source of truth (SSOT)?

Czym więc jest single source of truth?

Single source of truth (SSOT) to termin określający czynność przenoszenia wszystkich związanych z firmą danych do jednego miejsca. Chodzi o to, by każdy w firmie mógł podejmować kluczowe decyzje na podstawie ogólnodostępnych danych. Dzięki temu nie tworzą się silosy, które utrudniają pracownikom dostęp do ważnych informacji. Jeśli Twoja firma ma jedno źródło informacji, wszyscy będą mogli zapoznać się z każdą ważną informacją i dzięki temu nadawać na tych samych falach. Dzięki przechowywaniu dostępnych rejestrów w jednym, scentralizowanym miejscu możesz zapobiec zagubieniu się swoich współpracowników w wielu wersjach prawdy / tego samego pliku.

Zakaz kłamstw

Jeśli Twój zespół wie, że niczego nie można zamieść pod dywan lub zgubić w procesie zarządzania danymi, to tylko dobrze dla niego. To również najlepszy sposób organizacji danych. Taki system okazuje się kluczowy, gdy spływają one z różnych źródeł. Potraktuj to jak swoisty stan nirwany dla wszystkich firmowych danych.

Wiedza to potęga, a większa ilość informacji, którymi można dzielić się z zespołem, zaowocuje lepszym procesowaniem danych. Słowo „truth” (pol. prawda) w tym wypadku niekoniecznie oznacza, że wszystkie dane zebrane w jednym źródle muszą być dokładne, ale raczej to, że w szerszej perspektywie zyskujesz bardziej prawdziwy obraz sytuacji firmy.

Na przykład, być może Twoja marka ma dwieście tysięcy obserwujących, zgodnie z wynikami pomiarów w mediach społecznościowych. Jednak gdy przeprowadzisz ankietę, okaże się, że jedna czwarta Twoich obserwujących pochodzi z kraju, do którego nie wysyłasz swoich produktów, a spora część z nich to boty. Aby uzyskać najlepszy ogólny obraz swojej marki i dowiedzieć się, jak zaradzić tej sytuacji, potrzebujesz obu źródeł informacji. Na przykład, teraz gdy wiesz, że większość Twoich obserwujących pochodzi z innych krajów, możesz albo skupić się na działaniach lokalnych, albo poważnie rozważyć poszerzenie kierunków dostaw. Wspiąłeś się więc na drogę prowadzącą do poprawy sytuacji w Twoim biznesie.

Oświecenie poprzez zarządzanie danymi

Osiągnięcie celu SSOT jest możliwe tylko wtedy, gdy wszystkie dane znajdują się w jednym, centralnym miejscu i gdy istnieją odpowiednie procesy pozwalające na ich aktualizację. Możecie się zgodzić na umieszczenie wszystkich dokumentów w jednym centralnym folderze, ale co potem? Jako firma musicie poświęcić się tej idei, dbając o to, aby dane były zawsze aktualne i łatwo dostępne. Rozważ dodanie następujących przepływów pracy do swoich procesów biznesowych:

Pracuj z chmury

Dzięki chmurze zmieniło się wiele miejsc pracy – na nieskończoną liczbę sposobów. Daje ona Tobie i Twojemu zespołowi dostęp do dokumentów z każdego miejsca i, co więcej, mogą to być te same dokumenty, a nie ich przestarzałe wersje.

Weź pod uwagę wewnętrzne przewodniki

Oczywiście Twój zespół zna Twoją firmę i jej kulturę – w końcu jego członkowie stykają się z nią codziennie, gdy wchodzą do biura lub logują się do systemu. Pomyśl jednak, ile razy zdarzyło Ci się wysłać komuś z pracy wiadomość z pytaniem, które już wielokrotnie padło. „Jaka powinna być forma przekazu?”, „gdzie mam wysłać tę fakturę?”, „czy Bob nadal odpowiada za zobowiązania wobec dostawców” itd. Poświęć dzień lub dwa na przygotowanie bazy dokumentów, które nie dotyczą ani klientów, ani rynku, ale pomagają Twoim pracownikom lepiej wykonywać pracę.

Wyjaśnij sprawę

Cele kwartalne, przychody i tak zwane „targety” zespołu mogą być ważne, ale rozmowa na temat związanych z nimi liczb nie zawsze jest najciekawszym sposobem prezentacji tych danych. Znajdź lepszy sposób na pokazanie postępów Twojej firmy – taki, który będzie łatwy do przyswojenia i zawsze aktualny, aby Twój zespół mógł obserwować rozwój Twojego sukcesu. Może to być coś tak prostego, jak wspólny dokument, w którym zapisywane są i często aktualizowane cele, do którego zespoły mogą zaglądać, kiedy chcą sprawdzić postępy.

Pomyśl o szerszym obrazie

Zarządzanie danymi w taki sposób, by były one łatwo dostępne dla wszystkich potrzebujących ich pracowników (na przykład w formie magazynu danych), jest nie tylko częścią kultury firmy. Chodzi tutaj o lepszą organizację procesów biznesowych. Z otwartych kanałów komunikacji korzysta nie tylko Twój główny zespół. Bądź co bądź, interesariusze i osoby podejmujące kluczowe decyzje również muszą wiedzieć to samo co Ty, w oparciu o te same źródła informacji. Przejrzystość jest obecnie niezbędna nie tylko w systemach CRM i kwestiach takich jak społeczna odpowiedzialność biznesu. Ma także ogromne znaczenie w sposobie postrzegania marki przez Twój zespół oraz tego, jak to postrzeganie wpływa na jego trwałą lojalność. Weź to pod uwagę, tworząc tzw. source of truth.

Kucie źródła prawdy

Każdy zespół pracuje inaczej. Możesz pielęgnować jednolitą kulturę firmy i ogólną koncepcję procesów pracy, ale zespół finansowy nie będzie organizował przepływów pracy w taki sam sposób jak zespół marketingowy. Każdy zespół będzie postrzegać firmę i jej dane inaczej niż inny, a obydwa te zespoły będą mieć perspektywę inną niż dyrektor generalny z widokiem z wysokości 10 000 stóp. Jedno źródło informacji pozostaje jednak bezstronne. Zapobiega ono również powielaniu plików, co prowadzi do nieporozumień i problemów.

Z Dropbox możesz utworzyć źródło informacji, mając przy tym pewność, że dostępne są tylko najnowsze, ponieważ wszystkie dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Dzięki funkcjom takim jak historia wersji w Dropbox możesz zapoznać się ze zmianami w plikach oraz cofnąć je w razie potrzeby. Jeśli coś się zmieni, inni członkowie zespołu mający dostęp do pliku zostaną o tym powiadomieni. Doszło do przypadkowego skasowania danych z jednego źródła informacji? Martwisz się, że nie uda Ci się ich zastąpić? Nie musisz. Dropbox umożliwia odzyskiwanie plików usuniętych w ciągu ostatnich 30 dni. To pozwala Ci spać spokojnie, ponieważ wiesz, że jeśli coś złego stanie się z plikami podczas pracy z nimi, będzie można przywrócić ich poprzednie wersje.

Możesz nawet skonfigurować automatyzację dla folderów udostępnionych w Dropboxie. Standaryzują nazewnictwo, sortowanie i tagowanie, co ogranicza ryzyko popełnienia błędu przez użytkownika i minimalizuje pracę Twojego zespołu.

Różne zespoły, rozmaite systemy, jedno źródło informacji

Być może czujesz, że wiesz o swoim zespole, procesach czy obszarze prowadzonej działalności naprawdę wiele, ale może jest jeszcze coś, co warto wiedzieć. Może się okazać, że Twoje działania online nie są tak wydajne, jak Ci się wydawało, lub że Twój zespół pracuje nad wersją pliku, która według Ciebie już dawno została sprawdzona. SSOT chroni przed takimi sytuacjami. Być może nie uzyskujesz pełnego obrazu firmy na podstawie danych lub nie jest on przekazywany przez samych pracowników – SSOT ujawni prawdę i sprowadzi Twoją markę na ziemię.