Czym jest wideokonferencja?
Wideokonferencja jest dowolną formą telekomunikacji z użyciem obrazu i dźwięku pomiędzy co najmniej dwiema osobami. Osoby pracujące zdalnie, a także ci, którzy na co dzień mieszkają z dala od swoich bliskich, są już zapewne ekspertami w rozmowach wideo. Biorąc pod uwagę, że coraz więcej osób pracuje z domu oraz zdalnie, wideokonferencje zyskują na popularności jako sposób komunikacji między współpracownikami.
Do czego potrzebna jest etykieta wideokonferencji?
Biorąc pod uwagę powszechność oprogramowania do wideokonferencji, można by pomyśleć, że zasady dobrego wychowania są już powszechnie znane. Chociaż zazwyczaj nie ma problemu z rozmowami przez FaceTime z członkami rodziny lub znajomymi, nie wstając z łóżka, nie dotyczy to jednak narzędzi do komunikacji w miejscu pracy, takich jak Microsoft Teams, które wymagają większego namysłu, aby zapewnić zarówno przyzwoitość, jak i skuteczność. Możesz być ekspertem w prowadzeniu spotkań w biurze, ale dodatkowa wirtualna bariera w postaci wideokonferencji może dla niektórych stanowić wyzwanie.
Podczas pracy z domu często napotykamy wiele czynników rozpraszających lub mamy problemy z koncentracją – również podczas wideokonferencji. I choć miło jest zobaczyć na ekranie uroczy pyszczek psa jednego z członków zespołu, to musimy pamiętać, że pupil może być w tym momencie czynnikiem rozpraszającym. Są nim również uczestnicy wideokonferencji, którzy nie wykazują zaangażowania – nie słuchają i nie uczestniczą czynnie w spotkaniu.
Podstawowe zasady dotyczące etykiety wideokonferencji
Pierwszym krokiem do prowadzenia produktywnych rozmów wideo jest upewnienie się, że są one funkcjonalne, zarówno z technicznego, jak i ludzkiego punktu widzenia. Aby mieć pewność, że w pełni wykorzystasz wideorozmowy ze swoimi współpracownikami, przygotowaliśmy listę kontrolną najważniejszych wskazówek dotyczących etykiety rozmów wideo, których należy przestrzegać:
Sprawdź z wyprzedzeniem swoje połączenie internetowe oraz potrzebny sprzęt
Wyobraź sobie, że próbujesz rozpocząć spotkanie, jednak Twój mikrofon lub kamera internetowa odmawia posłuszeństwa. Nie robi to profesjonalnego wrażenia. Jeśli termin spotkania jest ustalony z wyprzedzeniem, zawsze upewnij się, że cały niezbędny sprzęt działa i jest odpowiednio ustawiony. Zrób to wcześniej, a nie na kilka minut przed planowanym spotkaniem. Sprawdź, czy oprogramowanie, którego będziesz używać, wykrywa Twój zestaw słuchawkowy lub wbudowany mikrofon.
Należy także sprawdzić, czy połączenie internetowe jest wystarczająco dobre do przeprowadzenia wideokonferencji. Pozwoli to uniknąć niepożądanej sytuacji, w której połączenie zostanie przerwane w ważnym momencie lub w trakcie rozmowy.
Jeśli masz problemy z połączeniem, wiele aplikacji pozwala na zmniejszenie jakości obrazu lub wyłączenie kamery – wówczas wciąż możesz uczestniczyć w spotkaniu werbalnie. Najważniejsze, że wciąż aktywnie bierzesz w nim udział i nic Cię nie omija, nawet jeśli inni uczestnicy nie widzą Cię na ekranie. Pamiętaj, że istnieje wiele powodów, dla których niektóre osoby mogą zrezygnować z włączenia kamery internetowej: być może są właśnie w pomieszczeniu z dziećmi lub zwierzętami albo po prostu nie czują się na tyle swobodnie. To również jest w porządku.
Ubierz się
Czy komuś z nas przynajmniej raz nie zdarzyło się wstać z łóżka i od razu usiąść przed laptopem, aby uczestniczyć w porannym spotkaniu służbowym? Jeśli jednak pojawisz się na zdalnym spotkaniu w piżamie, nie wpłynie to dobrze na Twój wizerunek wśród współpracowników. Jeśli chcesz, aby inny traktowali Cię poważnie podczas wideokonferencji, ubierz się odpowiednio. I chociaż nie ma konieczności ubierania się w najbardziej elegancki strój, upewnij się, że Twój ubiór jest odpowiedni – będą Cię przecież widzieć inni członkowie zespołu. Po pierwsze, pokażesz w ten sposób, że traktujesz to spotkanie poważnie. Po drugie, odpowiedni strój pomoże Ci poczuć, że jesteś w pracy i przeprowadzić rozmowę ze współpracownikami w atmosferze produktywności i skupienia.
Wybierz ciche pomieszczenie
Nie wszyscy mamy specjalny gabinet do pracy w domu. Ważne jest jednak, aby wybrać miejsce, w którym będzie panowała cisza, przynajmniej na czas wideokonferencji. Pamiętaj, że nawet jeśli przechadzająca się w tle rodzina, współlokatorzy czy zwierzęta domowe nie są dla Ciebie czynnikiem rozpraszającym, to mogą oni rozpraszać innych rozmówców. Przygotowując się więc do wideokonferencji, wybierz miejsce, w którym inni domownicy nie będą Ci przeszkadzać. Dzięki temu z łatwością skupisz się na tym, co chcą Ci przekazać współpracownicy i wyeliminujesz niepotrzebne odgłosy z otoczenia.
Wybierz odpowiedni kadr
Teraz, gdy jesteś już ubrany i znajdujesz się w prywatnym miejscu, gdzie będziesz mógł przeprowadzić rozmowę wideo, zwróć uwagę na otoczenie i to, jak wygląda ono na kamerze.
Twoje przygotowanie nie będzie miało znaczenia, jeśli będzie zbyt ciemno, aby Twoi współpracownicy mogli cokolwiek zobaczyć, albo jeśli będą patrzeć tylko na stos brudnych naczyń w zlewie. Poświęć chwilę na uporządkowanie i przygotowanie przestrzeni wokół siebie. Odsłoń zasłony lub włącz światło, a jeśli problemem jest nieestetyczny wystrój, użyj zielonego ekranu lub wirtualnego tła, aby go ukryć. Na przykład w aplikacji Google Meet możesz rozmyć tło lub zastąpić je obrazem lub wideo — nie jest wymagany zielony ekran.
Wycisz mikrofon, kiedy nie zabierasz głosu
Kiedy spotkanie już trwa, jednym z najważniejszych punktów etykiety rozmów wideo jest wyciszenie mikrofonu, gdy nie zabierasz głosu. Nawet jeśli znajdujesz się w cichym pomieszczeniu, Twój mikrofon wciąż będzie wykrywał drobne dźwięki, kiedy się poruszysz, zakaszlesz lub zaczniesz pisać na klawiaturze komputera.
A z pewnością nie chcesz, aby uczestnicy spotkania musieli powtarzać swoje wypowiedzi ze względu na drobne zagłuszenia lub żeby zorientowali się, że robisz coś innego w trakcie spotkania, nawet jeśli trwa to bardzo krótką chwilę. Większość programów do wideokonferencji posiada przycisk do wyciszania mikrofonu lub rozmowy. Pamiętaj jedynie, aby z powrotem włączyć mikrofon, kiedy zabierasz głos.
Patrz w kamerę
Podczas wideokonferencji naturalnym jest, że patrzymy na kanały wideo innych uczestników. Jeśli zależy Ci jednak na tym, aby utrzymać na sobie uwagę innych podczas Twojej wypowiedzi, patrz prosto w kamerę.
Nawet jeśli sprawia to, że nie widzisz Twoich współpracowników, patrzenie w kierunku kamery pozwala stworzyć poczucie bezpośredniej komunikacji, dzięki czemu uczestnicy słuchają Twojej wypowiedzi w skupieniu. Jeśli zależy Ci na tym, aby widzieć innych uczestników, gdy się wypowiadasz, umieść wideo na ekranie zaraz obok kamery, aby obydwa elementy znajdowały się na wysokości Twojego wzroku. Nie powinno być to problemem, jeśli pracujesz na laptopie, ale może wymagać zmiany ustawień na komputerze stacjonarnym.
Słuchaj w skupieniu
Oczywiście w czasie trwania wideokonferencji, najważniejszym zadaniem jest uważne słuchanie tego, o czym mówi się spotkaniu. Znacznie łatwiej jest bezkarnie odpłynąć myślami podczas wideokonferencji niż podczas spotkania w biurze. Do Twoich obowiązków należy więc zmotywowanie się do uczestnictwa w spotkaniu z takim zaangażowaniem, z jakim robisz to w biurze, nawet jeśli odbywa się ono w domowym zaciszu przed laptopem.
Skupienie uwagi w domu można osiągnąć w taki sam sposób, jak w biurze: przykładowo robienie notatek może pomóc w przyswojenia i reagowaniu na omawiane kwestie. Należy jednak unikać pokusy przełączania się na inne zadania lub po prostu patrzenia na telefon. Nawet jeśli uważasz, że wielozadaniowość to Twoja specjalność, roztargnienie sprawi, że nie wyniesiesz zbyt wiele ze spotkania.
Jak efektywnie prowadzić wideokonferencje
Jeśli znasz już podstawy etykiety wideokonferencji, organizacja i przeprowadzenie rozmowy wideo ze współpracownikami nie powinny stanowić dla Ciebie problemu. Jednak podobnie jak w przypadku spotkań w biurze, musisz włożyć nieco wysiłku, aby zdalne spotkania były efektywne, a poświęcony na nie czas został spędzony produktywnie. Jeśli więc planujesz spotkanie ze współpracownikami, upewnij się, że masz pod ręką wszystkie niezbędne materiały. Zastanów się, jak zaangażować uczestników spotkania zdalnego.
Zawsze ustalaj harmonogram
Bez względu na to, czy spotkanie odbywa się w biurze czy poza nim, elementem, który sprzyja jego efektywności, jest określony harmonogram. Ma on bardzo duży wpływ na to, czy wideokonferencja przebiegnie pomyślnie.
Dzięki szablonowi agendy spotkania dostępnemu w Dropbox można szybko utworzyć udostępnioną agendę, która przedstawia podstawowe punkty spotkania. Osoby zaproszone na spotkanie, ale niemogące w nim uczestniczyć, będą mogły również przejrzeć ten dokument później.
Udostępniaj pliki i informacje przed spotkaniem
Jeśli liczysz na zaangażowanie i wkład Twojego zespołu w wirtualne spotkanie, należy zapewnić wszystkim odpowiednie materiały. Podczas spotkania w biurze możesz po prostu pokazać uczestnikom dokument lub zapisać informacje na tablicy. Wideokonferencje wymagają jednak bardziej zaawansowanego planowania.
Przygotuj i udostępnij pliki lub dokumenty, które będą potrzebne przed spotkaniem, aby Twoi współpracownicy wiedzieli, o czym mówisz. Kiedy nawiążecie już połączenie, możesz również udostępnić swój ekran, aby wspólnie przeglądać dokument i zapewnić wszystkim dostęp do tych samych informacji. Co więcej, możesz udostępnić ten plik z Dropbox w ramach wideokonferencji, gdzie członkowie zespołu mogą go modyfikować w czasie rzeczywistym.
Roześlij zaproszenia z wyprzedzeniem
W biurze, żeby zaprosić ludzi na spotkanie, wystarczy po prostu podejść do ich biurka i zapytać, czy mają 10 minut. Jednak o wiele trudniej jest zwrócić czyjąś uwagę, gdy pracujesz w domu, nawet korzystając ze Slacka lub innych biurowych aplikacji do czatów.
Jeśli chcesz, aby osoby stawiły się na organizowaną przez Ciebie wideokonferencję, musisz wysłać im zaproszenia z wyprzedzeniem. Jeśli tego nie zrobisz, musisz liczyć się z tym, że być może nie będą właśnie przy komputerze i nie zdążą przeczytać harmonogramu. Daj wszystkim wystarczająco dużo czasu, aby przygotowali się do wideokonferencji. W ten sposób zarówno Ty, jak i cały Twój zespół, będziecie skazani na sukces.
Współpraca za pomocą wideokonferencji
Biorąc pod uwagę, że zespoły zdalne stają się coraz bardziej powszechne, rozmowy wideo nie są już jedynie substytutami spotkań. Stają się one standardowym sposobem pracy wielu firm. Skoro wideokonferencje odgrywają coraz większą rolę w naszym życiu zawodowym i prywatnym, konieczna jest umiejętność właściwego korzystania z technologii.
Dlatego następnym razem, gdy będziesz planować wideokonferencję na godzinę 10:00, zastosuj naszą etykietę wideokonferencji, aby Twoje spotkanie zakończyło się sukcesem. Przygotowanie się do wideokonferencji pomoże zaangażować Twój zespół i zwiększyć jego zaangażowanie, a ostatecznie usprawni pracę zespołową online podczas pracy zdalnej.
