Co to jest system zarządzania dokumentami i dlaczego warto go używać?

Bez względu na dział lub funkcję, w życiu zawodowym tworzymy ogromną liczbę plików i dokumentów. Jednak gdy już utworzymy nasze dokumenty, mogą one łatwo się zgubić w rozległym ekosystemie zawartości obejmującym całą firmę. Jak zatem ułatwić ich znalezienie?

System zarządzania dokumentacją może pomóc Ci usprawnić przepływy pracy, zwiększyć wydajność i produktywność oraz zaoszczędzić Twojemu zespołowi cenny czas.

W tym artykule przyjrzymy się, czym jest system zarządzania dokumentami i jakie korzyści płyną z jego stosowania, a także podamy kilka wskazówek ułatwiających znalezienie odpowiedniego rozwiązania dla Ciebie.

Co to jest zarządzanie dokumentami?

Zarządzanie dokumentami to proces przechwytywania, przechowywania, archiwizowania, śledzenia i odzyskiwania dokumentów elektronicznych w Twojej firmie. Dotyczy to plików PDF, plików z edytora tekstu, filmów i skanów dokumentów papierowych, takich jak paragony.

Dzięki cyfrowemu systemowi zarządzania dokumentacją możesz wyeliminować papierkową robotę i ułatwić sobie edycję treści, np. plików PDF, udostępnianie plików do podpisów elektronicznych i inne ważne procesy biznesowe.

System zarządzania dokumentami (DMS) umożliwia gromadzenie różnych typów dokumentów z różnych źródeł, takich jak wiadomości e-mail, formularze online i udostępniane pliki cyfrowe, a następnie przechowywanie ich w bezpiecznym i łatwo dostępnym miejscu.

Dlaczego potrzebujesz cyfrowego systemu zarządzania dokumentacją

Potrzebujesz przejrzystego, ale kompleksowego systemu gwarantującego bezpieczeństwo dokumentów i zapewniającego efektywne zarządzanie nimi.

Wszyscy obecnie w naszej pracy generujemy ogromne ilości danych, wchodząc w interakcje z klientami, współpracownikami i innymi interesariuszami. Cyfrowy system zarządzania dokumentacją pomaga zachować dostępność plików i folderów, a jednocześnie zapewnić ich bezpieczeństwo, gdy tworzymy, odbieramy i udostępniamy je w ramach naszych przepływów pracy i projektów.

Jakie są zalety systemów zarządzania dokumentami?

Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami daje Twojej firmie wiele istotnych korzyści.

1. Praca zespołowa i współpraca

Gdy członkowie zespołu znają dokładną lokalizację plików i folderów, których potrzebują do pracy, współpraca w czasie rzeczywistym staje się znacznie łatwiejsza. Zapomnij o ciągłym udostępnianiu dokumentów do uzupełnienia za pośrednictwem poczty e-mail i innych narzędzi komunikacyjnych.

Ułatwia również udostępnianie treści klientom i innym interesariuszom na zewnątrz oraz dodaje dodatkową warstwę bezpieczeństwa poprzez zapisanie dokumentu w bezpiecznej lokalizacji i ograniczenie dostępu do niego wyłącznie do określonych osób.

2. Łatwy dostęp

Dostęp do cyfrowego systemu zarządzania dokumentami jest znacznie łatwiejszy niż do lokalnego systemu opartego na papierze, który jest ograniczony do jednej lokalizacji lub miejsca. W przypadku systemu cyfrowego, zwłaszcza opartego na chmurze, Ty i członkowie Twojego zespołu możecie uzyskiwać dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu.

Niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy wykonujesz zadania w podróży, możesz uniknąć utraty dokumentów, uzyskując bezpieczny dostęp do plików przechowywanych w chmurze.

Centralne miejsce na Twoje dokumenty sprawia również, że łatwiej je znajdziesz — nie musisz już mieć dokumentów rozproszonych po różnych folderach i podfolderach, co wiązałoby się z nieuniknionymi problemami z dostępem.

3. Lepsze zabezpieczenia

Wbudowane funkcje zabezpieczeń Dropbox, takie jak Wyślij i śledź, pozwalają ustawić uprawnienia dostępu i monitorować, kiedy, gdzie i w jaki sposób dokumenty były przeglądane, edytowane i udostępniane.

Administratorzy mogą udzielać dostępu do dokumentów wyłącznie osobom, które go potrzebują, chroniąc w ten sposób poufne informacje i spełniając wymogi prawne.

Właściwe zarządzanie dokumentacją staje się również wymogiem prawnym w wielu branżach, co oznacza, że solidny system zarządzania dokumentacją może pomóc w wykazaniu audytorom, że przestrzegasz odpowiednich przepisów i regulacji.

4. Poprawa wydajności i produktywności

Dzięki uniwersalnemu systemowi zarządzania dokumentami nie musisz tracić czasu na szukanie plików na innych urządzeniach, w innych aplikacjach czy na kartach przeglądarki. 

A jeśli wzbogacisz to o inteligentne narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, takie jak Dropbox Dash, możesz znaleźć wszystko, czego potrzebujesz, zaledwie kilkoma kliknięciami, niezależnie od metadanych lub formatu pliku — oszczędzając cenny czas i wysiłek.

Na co zwrócić uwagę w systemie zarządzania dokumentami

Podczas wybierania oprogramowania do zarządzania dokumentami dla swojego nowego systemu należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych funkcji, w tym:

• Kontrolę wersji i ścieżkę audytu – możliwość zobaczenia, jak powstał bieżący dokument i czym się różni od wcześniejszych wersji

• Bezpieczeństwo i kontrolę dostępu – szyfrowanie plików i możliwość ochrony hasłem ważnych dokumentów

• Automatyzację przepływu pracy – przyspieszanie czasochłonnych zadań, takich jak tworzenie folderów i zarządzanie nimi

• Współpraca—przechowuj dokumenty w scentralizowanym miejscu, aby ułatwić współpracownikom jednoczesną pracę nad plikami

• Łatwe wyszukiwanie i pobieranie plików – należy wybrać narzędzie z usprawnionym środowiskiem użytkownika, które również pomaga znaleźć odpowiedni dokument, gdy jest potrzebny

Wybrany system powinien również bezproblemowo wpasować się w Twój obieg dokumentów, aby Ty i Twój zespół mogli nadal tworzyć, udostępniać i zarządzać dokumentami bez żadnych problemów.

Zunifikowany, centralny system zarządzania dokumentami

Dropbox to idealny centralny punkt przechowywania plików projektu, współpracy nad nimi, uzyskiwania opinii na ich temat i zarządzania nimi. Za pomocą Dropbox możesz łatwo tworzyć, edytować i udostępniać dokumenty członkom swojego zespołu oraz uzyskiwać dostęp do tych dokumentów z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.