Czym jest komunikacja wizualna i jak może zrewolucjonizować Twój przepływ pracy?

We współczesnym świecie jesteśmy otoczeni obrazami. Rozmowy telefoniczne zostały zastąpione przez FaceTime i Zoom. Media społecznościowe już dawno minęły czasy, gdy posty składały się wyłącznie z tekstu. Nawet marketing w coraz większym stopniu opiera się na obrazach, filmach i ilustracjach, aby przyciągnąć uwagę odbiorców.

Tego typu elementy wizualne są również stosowane w strategiach komunikacyjnych, zwłaszcza w miejscu pracy. Nowe technologie cyfrowe i metody asynchronicznego udostępniania informacji wykorzystują potencjał komunikacji wizualnej, aby pomóc zespołom pracować elastyczniej i wydajniej.

W tym artykule wyjaśnimy, jak można wykorzystać komunikację wizualną do usprawnienia współpracy zespołowej i usprawnienia przepływów pracy. Najpierw jednak przyjrzyjmy się bliżej różnym typom komunikacji wizualnej i wyjaśnijmy, dlaczego informacje wizualne są tak ważne.

Czym jest komunikacja wizualna?

W skrócie komunikacja wizualna polega na przekazywaniu informacji  (np. idei, instrukcji czy danych) za pomocą grafiki, a nie tekstu lub dźwięku. Dla wielu jest to bardziej efektywny i przystępny sposób dzielenia się wiedzą i dodawania kontekstu niż komunikacja pisemna.

Komunikacja wizualna może przybierać różne formy, takie jak:

• filmy i zdjęcia;
• wykresy, diagramy, infografiki i inne rodzaje wizualizacji danych;
• Typografia
• mapy (takie jak mapy myśli i mapy treści);
• ilustracje i projekty graficzne;
• slajdy i prezentacje;
• GIF-y;

Takie zasoby wizualne są powszechnie stosowane w mediach społecznościowych i content marketingu, w których materiały z dużą ilością tekstu są trudne w odbiorze i mało atrakcyjne.

Dlaczego komunikacja wizualna jest ważna?

Według badań 65% ludzi to wzrokowcy i łatwiej im przyswajać informacje w formie obrazów. Oznacza to, że komunikacja wizualna znajduje zastosowanie nie tylko w miejscach pracy, ale również w codziennym życiu.

Prezentowanie informacji w formie wizualnej pozwala przekazać wiadomość z większym oddziaływaniem, niż można to osiągnąć za pomocą tekstu. Strategia komunikacji wizualnej powinna być istotną częścią działań Twojej firmy,zwłaszcza marketingu treści.

Elementy wizualne odgrywają kluczową rolę w procesie tworzenia treści. Na niektórych platformach mediów społecznościowych, takich jak Instagram i TikTok, treści w formie tekstowej po prostu nie mają takiej siły przebicia jak obrazy i filmy.

Badania wskazują, że nasz okres skupienia uwagi jest coraz krótszy, a ciągła obecność w cyfrowej rzeczywistości dodatkowo nas rozprasza. Komunikacja wizualna pomaga wyróżnić się z tłumu i dotrzeć do odbiorców za pośrednictwem atrakcyjnych i zapadających w pamięć treści.

Komunikacja wizualna jest ważna również dlatego, że:

• przyciąga uwagę i zwiększa zaangażowanie;
• wywołuje silniejsze emocje u odbiorców;
• pomaga przypomnieć sobie informacje;
• pozwala zaoszczędzić czas, ponieważ informacje są przekazywane szybciej i skuteczniej;
• utrwala tożsamość marki, zapewniając jednolite doświadczenia i przekaz.

Jak komunikacja wizualna może usprawnić Twoją pracę

Łączenie zespołów pracujących zdalniemoże być trudne — często łatwiej jest zorganizować szybkie spotkanie za pośrednictwem rozmowy wideo, aby wspólnie pracować nad pomysłami lub omawiać projekty. Jednak każdy pracownik, dla którego priorytetem jest wirtualna rzeczywistość, powie ci, że spotkania wideo mogą czasem być stratą czasu, a nie tylko przyczyniać się do poprawy produktywności.

Dzięki skutecznej strategii komunikacji wizualnej możesz ograniczyć liczbę niepotrzebnych spotkań. Dzięki wykorzystaniu elementów i pomocy wizualnych możesz przekazywać złożone informacje — na przykład instrukcje dotyczące korzystania z określonych narzędzi lub szczegóły nowego projektu — w bardziej skupiony, angażujący i łatwiejszy do zrozumienia sposób. To z kolei pomaga usprawnić przepływ pracy i uprościć proces podejmowania decyzji.

Ponieważ istnieje tak wiele różnych form komunikacji wizualnej, możesz wykazać się kreatywnością,dzieląc się informacjami i współpracując z klientami i współpracownikami. Dzięki innowacyjnym nowym technologiom nie jesteś już ograniczony do wykresów kołowych i prezentacji przy tworzeniu i udostępnianiu komunikatów wizualnych. 

Komunikacja wizualna może przynieść korzyści Twojej firmie na wiele sposobów:

• Przyspiesz i usprawnij proces wdrażania pracowników dzięki nagraniom wideo z narracją dotyczącą typowych procesów
• rób zrzuty ekranu przedstawiające pomysły i źródła inspiracji oraz udostępniaj je swojemu zespołowi lub dodawaj je do udostępnionego narzędzia Dropbox Paper, aby można było do nich wrócić w odpowiednim momencie;
• Organizuj spotkania asynchroniczne, aby utrzymać przepływy pracy na właściwym torze i uniknąć marnowania czasu na niepotrzebne lub nieskoncentrowane spotkania
• Udzielaj bardziej przejrzystych informacji zwrotnych za pomocą narzędzi takich jak Dropbox Replay, ponieważ możesz wskazać konkretne punkty wymagające poprawy w filmach, korzystając z oznaczeń na ekranie

Wskazówki dotyczące wdrażania komunikacji wizualnej w miejscu pracy

Wybór najlepszej strategii komunikacji wizualnej dla Twojego zespołu będzie zależał od kilku czynników, w tym od jego wielkości i celów. Aby ułatwić ten proces i w pełni wykorzystać zalety komunikacji wizualnej, należy kierować się poniższymi zasadami.

Spójność jest kluczowa

Po pierwsze, należy zachować spójność w zakresie stylu i brandingu zasobów wizualnych – i to nie tylko w przypadku zasobów zewnętrznych takich jak materiały marketingowe. Przedkładaj jakość nad ilość, tak aby wszystko, co produkujesz, przynosiło jak najlepsze efekty. Twórz szablony, samouczki wideo i wytyczne dotyczące marki oraz zadbaj o to, aby wszyscy członkowie zespołu wiedzieli, gdzie są one przechowywane i jak z nich korzystać podczas tworzenia elementów wizualnych.

Nie zapominaj o narracji

Dodatkowo warto zastanowić się nad strategiami prowadzenia narracji oraz nad tym, w jaki sposób można ją wpleść w tworzone materiały wizualne. Zarówno w przypadku komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej najważniejsze jest poznanie swoich odbiorców. Korzystne może być stworzenie person marketingowych w narzędziach do współpracy takich jak Dropbox Paper w celu ukierunkowania strategii dotyczącej treści skierowanych do klientów.

Priorytetem powinna być łatwość użytkowania i dostępność

Wprowadzenie oprogramowania, które jest zbyt skomplikowane w użyciu, może zniechęcić członków zespołu do włączenia komunikacji wizualnej do ich codziennej pracy. Zadbaj o to, aby używane przez Ciebie narzędzia do współpracy były dostępne dla każdego — dotyczy to również sposobu organizowania zasobów wizualnych.

Możesz tworzyć udostępniane foldery zespołowe na szablony, filmy szkoleniowe, protokoły ze spotkań i inne materiały komunikacyjne. Dzięki bezpiecznemu przechowywaniu wszystkich danych w jednym miejscu każdy członek zespołu ma dostęp do potrzebnych materiałów wizualnych wtedy, gdy ich potrzebuje.

Ożyw swoją pracę i projekty dzięki Dropbox

Wspólne, produktywne miejsce pracy nie opiera się na tonach niekończącego się tekstu ani stosach gęstych dokumentów. Polega ona na tym, że ludzie współpracują ze sobą, skutecznie się komunikują i współdziałają w określonym celu, aby wykonać swoją pracę.

Bazując na funkcjach Dropbox, Twój zespół może wykorzystać moc wizualnego prowadzenia narracji, aby dzielić się pomysłami, dodawać adnotacje do plików w celu zilustrowania opinii i współpracować w czasie rzeczywistym. Narzędzia takie jak Dropbox Paper i Dropbox Replay to dopiero początek możliwości, które oferuje Dropbox.

Zacznij korzystać z Dropbox już dziś i zacznij odczuwać korzyści dla swojego zespołu, swojej pracy i swojej firmy.