Dlaczego menedżerowie boją się, że przyszłość będzie oparta na pracy zdalnej – i dlaczego nie powinni

W lipcu 2021 r. magazyn The Atlantic opublikował artykuł zatytułowany„Dlaczego menedżerowie obawiają się przyszłości pracyzdalnej”. Podważało ono przyjęte normy kultury pracy i przedstawiało argument, że jesteśmy świadkami nieuniknionej ewolucji naszych nawyków pracy.

Artykuł zrobił duże wrażenie zaraz po publikacji, przykuwając uwagę pracowników po obu stronach hierarchii zarządzania. Decyzja ta znalazła oddźwięk w momencie, gdy pracownicy chcieli zachować prawo do elastycznej pracy, a wielu menedżerów chciało ponownie przenieść pracowników do firm.

Choć globalne blokady należą już do przeszłości, debata na temat pracy zdalnej trwa nadal. Z jednej strony widzimy, że niektóre z najbardziej znanych firm na świecie wdrażają politykę powrotu do biura. Wyraźny przykład tego zjawiska trafił na pierwsze strony gazet w czerwcu 2022 r., kiedy Elon Musk zażądał od pracowników Tesli powrotu do biur, pod groźbą zwolnienia z firmy.

Tymczasem pracodawcy, którzy zdecydowali się na pracę zdalną, mają do dyspozycji szerszą pulę potencjalnych kandydatów, bez ograniczeń związanych z miejscem zamieszkania.

Pozostaje więc pytanie – jako że praca zdalna staje się integralną częścią współczesnej kultury pracy, jak menedżerowie i zespoły mogą wykorzystać ją jako okazję do współpracy, która będzie efektywniejsza niż kiedykolwiek wcześniej?

Przeanalizujemy to wszystko w tym wyczerpującym przewodniku, który pozwoli na lepsze wykorzystanie rozwiązań z zakresu pracy zdalnej.

Czy praca zdalna zostanie z nami na zawsze?

Przejdźmy od razu do sedna sprawy — jeśli liczysz na znalezienie dowodów na to, że eksperyment z pracą zdalną dobiegł końca i nadchodzi masowy powrót do biur, toprawdopodobnie ich nie znajdziesz.

Zgodnie z przewidywaniami zawartymi w cytowanym wcześniej artykule opublikowanym na łamach magazynu The Atlantic praca zdalna w dalszym ciągu stanowi filar kultury miejsca pracy.

I szczerze mówiąc, to ma sens. Biorąc pod uwagę korzyści, jakie zapewnia to pracownikom, takie jak skrócone lub zerowe dojazdy, wygodniejsze środowisko pracy, lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym i wiele innych, nic dziwnego, że tak wiele osób decyduje się pozostać przy kulturze pracy zdalnej lub hybrydowej.

Co więcej, możliwości nowoczesnej technologii sprawiają, że zadania można teraz wykonywać zdalnie, podczas gdy wcześniej wymagałoby to od pracowników przebywania w biurze. Dzięki narzędziom Dropbox zwiększającym produktywność udostępnianie projektów i współpraca nad nimi na odległość nigdy nie były szybsze.

Nikt nie może być pewien, co przyniesie przyszłość, ale trudno wyobrazić sobie powrót do tradycyjnego modelu, czyli pracy wyłącznie w biurze.

Jakie korzyści odnoszą firmy, gdy pracownicy wykonują swoje obowiązki zdalnie

Na pracy zdalnej mogą skorzystać nie tylko pracownicy, ale także firmy i menedżerowie.

Oto niektóre z zalet, z jakich korzystają pracodawcy, którzy decydują się na pracę zdalną: 

• Niższe koszty ogólne – przy mniejszej liczbie osób w biurze można zdecydować się na mniejsze, bardziej przystępne cenowo środowisko biurowe.

• Łatwiejszy rozwój – pracownicy zdalni umożliwiają firmom szybki rozwój bez ograniczeń geograficznych i konieczności zakupu większego biura.

• Współpracuj więcej— narzędzia do współpracy w chmurze ułatwiają zespołom jednoczesną pracę nad dokumentami i omawianie ich podczas rozmów telefonicznych lub za pośrednictwem innych kanałów przekazywania opinii

Skoro więc można wiele zyskać, dlaczego niektóre firmy się przed tym bronią?

Dlaczego niektóre firmy nie pozwalają na pracę z domu

Istnieje wiele różnych i powiązanych z danym przypadkiem powodów, dla których menedżer lub firma może wahać się, czy pozwolić na kontynuowanie pracy z domu.

Wyzwania te wiążą się zazwyczaj z następującymi trzema kwestiami: 

• Potrzeba kontroli – w przypadku pracy zdalnej menedżerom trudniej jest utrzymać kontrolę nad swoimi zespołami i zaufać ich członkom.
• Wgląd w aktywność pracowników – i wynikający z niego wpływ na pochwały, awanse i przychylność.
• Kultura – istnieje obawa, że zespoły, których członkowie nie spotykają się osobiście, nie będą skutecznie współpracować.

Jak uzasadnić pracę z domu

Chcesz wprowadzić w swoim zespole pracę zdalną lub elastyczną?

Niezależnie od tego, czy chcesz przekonać swoich współpracowników, przełożonych, czy samego siebie – najlepszym sposobem na uzasadnienie pracy zdalnej jest wykazanie jej zalet przy jednoczesnym uspokojeniu typowych obaw wymienionych w poprzedniej sekcji.

Przede wszystkim może to pomóc w przedstawieniu rozwiązań jako części propozycji działań. Mając to na uwadze, można uznać, że technologia oparta na chmurze — wraz z umożliwianymi przez nią przepływami pracy — jest podstawą efektywnej pracy zdalnej.

Użyjmy przykładu, aby to zilustrować — zbliża się koniec tygodnia, a na Twoim biurku właśnie wylądował duży nowy pitch biznesowy. To zbyt dobra okazja, by ją przepuścić, ale jeśli zamierzasz dotrzymać terminu, w ciągu najbliższych 24 godzin do projektu będzie musiał się włączyć specjalista z każdego działu w firmie. Przy ich napiętych harmonogramach i tak krótkim terminie zebranie wszystkich w jednym pomieszczeniu w celu współpracy będzie niemożliwe, chyba że skorzystasz z technologii chmurowej.

Dzięki rozwiązaniu opartemu na chmurze, takiemu jak Dropbox, możesz utworzyć pojedynczy dokument z jasnym opisem i kontekstem klienta we wstępie, a następnie sekcją dla każdego członka zespołu zawierającą krótkie podsumowanie tego, co ma on przygotować.

Zamiast pozwalać każdemu członkowi zespołu pracować w izolacji i próbować zebrać wszystkie wersje przesyłane pocztą elektroniczną, możesz mieć pojedynczy centralny plik, nad którym cały zespół pracuje równolegle.

To nie tylko ułatwia zarządzanie projektami, ale także pozwala każdemu uczestnikowi zobaczyć bieżące efekty pracy innych, a następnie dostosować do nich swój własny przekaz. W tym przypadku systemy pracy zdalnej pozwalają na efektywniejszą współpracę, niż było to możliwe do tej pory.

Szukasz dalszej inspiracji? Więcej najlepszych praktyk i przemyśleń znajdziesz w naszym specjalnym zbiorze materiałów na temat pracy zdalnej dla liderów.

Strategie pozwalające osiągnąć sukces w pracy zdalnej

Istnieje wiele sposobów, w jakie technologia chmury może stworzyć środowisko umożliwiające skuteczną pracę zdalną.

Zdalna współpraca nad dokumentami

Dzięki przechowywaniu danych w chmurze i przestrzeniom do współpracy, takim jak Dropbox Paper, zespoły mogą łatwo współpracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym.

Funkcje takie jak opinie z adnotacjami, łączenie wydarzeń z kalendarza z dokumentami oraz zaawansowana kontrola udostępniania sprawiają, że skuteczna współpraca nigdy nie była łatwiejsza.

Zarządzanie pracownikami pracującymi z domu

Zarządzanie pracownikami pracującymi z domu wymaga pewnego zaufania, ale jako menedżer musisz również identyfikować oznaki, że praca faktycznie jest wykonywana — czy jest to jej ilość i jakość? Dane dotyczące wydajności? Czy może jeszcze coś innego?

Zamiast poświęcać czas i energię na zastanawianie się, czy pracownicy siedzą przy biurkach, skup się na ich wydajności. Mierząc wydajność swoich pracowników w stosunku do oczekiwań, szybko zauważysz, czy któryś z członków zespołu nie pracuje na miarę swojego potencjału.

Dzięki możliwości obserwowania użytkowników dokumentów w czasie rzeczywistym możesz łatwo nawiązać kontakt z członkami swojego zespołu, nawet jeśli tak nie jest.

Aby poznać zaawansowane techniki i uzyskać porady ekspertów dotyczące zarządzania zespołami zdalnie, wypróbuj serię webinariów Business as Unusual firmy Dropbox.

Spotkania i kontakt z zespołami podczas pracy zdalnej

Pomocne może być zorganizowanie cyklicznego spotkania, np. codziennego stand-upu, podczas którego Twój zespół w jak najkrótszy sposób przedstawi, nad czym będzie danego dnia pracował.

Można łatwo organizować cykliczne spotkania, a nawet łączyć dokumenty Paper z wydarzeniami, aby uzyskać dostęp do najnowszych statusów i postępów projektów.

A jeśli członkowie zespołu nie mogą uczestniczyć wspotkaniach, spotkania asynchroniczne pozwalają każdemu skorzystać z sesji w dogodnym dla siebie czasie.

Nie obawiaj się pracy zdalnej – przyjmij ją z otwartymi ramionami dzięki Dropbox

Jakkolwiek by na to nie spojrzeć, praca zdalna w takiej czy innej formie już z nami zostanie. W związku z tym dla firm szybko staje się niezbędne przyjęcie przepływu pracy, który ułatwia prowadzenie działalności w tym modelu.