A área de Recursos Humanos (RH) lida com todos os tipos de informações pessoais e confidenciais: dados de saúde, especificações salariais e benefícios, feedback interno, resultados de pesquisas e muito mais. As equipes de RH mais eficazes são aquelas que coletam, organizam e armazenam essas informações, transformando dados em itens práticos que podem impulsionar as metas de negócios, melhorar funções e processos internos e atrair talentos externos.
Mas com grande poder vem uma grande responsabilidade, e proteger informações confidenciais de funcionários e dados confidenciais de empresas é exatamente isso. Além disso, é vital proteger essas informações também para fins de conformidade. O RH tem o dever de atender aos funcionários de uma organização e garantir que eles sigam as regulamentações empresariais e de segurança. E é aqui que entra o Dropbox. Aqui estão cinco maneiras pelas quais o Dropbox pode proteger dados confidenciais e dar suporte à conformidade do RH:
1. Controle o acesso a arquivos e pastas confidenciais
Uma das primeiras e mais simples maneiras de controlar informações privadas é limitar quem tem acesso aos dados. Com as permissões de arquivo granulares do Dropbox, é fácil controlar quem pode acessar pastas e arquivos — e que tipo de permissões de acesso eles têm para cada um. Ao usar permissões de grupo, você pode compartilhar uma planilha detalhando os salários de uma equipe específica com seu gerente sem dar à equipe acesso à pasta onde a planilha está (ou seja, uma pasta contendo planilhas com todas as informações salariais).
Além disso, o console de administração e os recursos do Teams do produto de assinatura eletrônica do Dropbox, chamado Dropbox Sign, também oferecem permissões necessárias em documentos essenciais que exigem uma assinatura juridicamente vinculativa. Com o Dropbox Sign, é fácil garantir assinaturas juridicamente vinculativas em contratos de funcionários, como cartas de oferta, acordos de confidencialidade, contratos e cláusulas de não concorrência. Esses documentos são invioláveis e têm uma trilha de auditoria para facilitar o rastreamento em caso de disputas legais.
2. Crie camadas de proteção
A proteção de dados vem em algumas variedades. Primeiro, há o melhor sistema de segurança da categoria, que inclui Advanced Encryption Standard de 256 bits, Secure Sockets Layer e Transport Layer Security para proteger dados em trânsito entre os aplicativos do Dropbox e os servidores, um robusto programa de recompensa por vulnerabilidades de segurança, verificação em duas etapas e muito mais. Em segundo lugar, há várias maneiras para o RH e outros usuários adicionarem mais camadas de proteção. Usar o sistema de arquivos em nuvem Dropbox permite que alguém envie links somente para visualização, o que permite ao destinatário visualizar, comentar e baixar o arquivo, mas não editá-lo, enquanto adicionar a verificação em duas etapas aos documentos cria uma maneira de garantir que somente o destinatário pretendido possa ver materiais confidenciais de RH.
4. Proteja arquivos e pastas individuais com senha
Uma planilha contém as informações pessoais de cada funcionário da empresa. Ele precisa ser protegido ao máximo. Por que não ir além da infraestrutura de segurança já robusta e adicionar uma senha a um arquivo, pasta ou documento do Dropbox? Somente aqueles com a senha poderão acessá-lo. Se o RH precisar enviar o arquivo, ele também não poderá ser aberto sem a senha. Como bônus, defina uma data de expiração para o link compartilhado para que ninguém consiga baixar ou visualizar o arquivo após a data de expiração, mesmo que tenha a senha. Simples, eficaz e seguro.
5. Monitore e detecte comportamentos suspeitos e vazamentos de dados
As equipes de RH que usam o Dropbox Advanced ou Enterprise podem configurar alertas para problemas, incluindo detecção de Ransomware, exclusão em massa ou transferência de dados, presença de malware, tentativas de acesso a contas em excesso e muito mais. Esses alertas são fundamentais para detectar problemas cedo e lidar com eventuais consequências. As práticas de segurança do Dropbox facilitam o rastreamento dos detalhes, mostrando informações como quem é a pessoa responsável, o que aconteceu, quando aconteceu e quais arquivos, pastas ou pessoas foram impactadas. Qualquer pessoa do RH sabe que os dados podem ser vazados. O que importa é como se lida com o vazamento e a qualidade geral da resposta. É assim que o RH constrói, e mantém, a confiança em toda a organização.
Com as ferramentas e a tecnologia certas, proteger as práticas de RH não precisa ser difícil. Mas é essencial para o sucesso de uma organização. Os funcionários individuais precisam ter certeza de que suas informações estão seguras, protegidas e acessíveis somente para quem precisa delas. Os líderes da organização devem saber que estão em conformidade com as regulamentações empresariais e de segurança. O custo das violações de dados é muito alto, tanto em termos financeiros como de reputação, para arriscar práticas de RH inadequadas.
