Como superar os obstáculos dos trabalhadores virtuais
O gerenciamento de equipe eficaz é essencial para garantir que os membros da equipe, tanto trabalhadores virtuais quanto internos, trabalhem em conjunto perfeitamente, mesmo quando utilizam o teletrabalho. Sem dúvida, gerenciar equipes virtuais é mais fácil na teoria do que na prática. Fazer check-ins e controlar horas trabalhadas de funcionários em diferentes fusos e horários de trabalho pode ser estressante. Além disso, desenvolver a confiança em uma equipe distribuída que não pode se dar ao luxo de se encontrar presencialmente pode ser um desafio. Resumindo, parece quase impossível ajudar seus trabalhadores virtuais a se sentirem valorizados. Assim como promover uma cultura empresarial em um ambiente virtual é importante, você também deve garantir que pode implementar processos de trabalho eficazes.
A falta de presença física pode, certamente, ter um impacto nos membros da equipe e nos fluxos de trabalho. Se um membro da equipe remota não está no escritório, pode sentir-se como se não fizesse parte da equipe de verdade. E, se outra pessoa está trabalhando em outro país, pode sentir que uma cultura inteira a separa da equipe. Para combater esses desafios, os gerentes de equipes virtuais são encorajados a:
- Facilitar a formação de equipes virtuais
- Fazer reuniões frequentes e consistentes com cada funcionário pelo Zoom
- Oferecer contexto para solicitações e perguntas
- Criar regras de comunicação
- Dar espaço à equipe para o trabalho individual sem distrações e para o trabalho colaborativo
- Criar conexões intencionais
- Definir sucesso, assim, todos sabem quando estão trabalhando rumo ao mesmo objetivo
Na ausência de contato presencial, a probabilidade de valores essenciais da cultura da empresa serem deixados de lado é alta. É sua responsabilidade garantir que isso não aconteça. Mas, sorte a sua: há muitas ferramentas ótimas para ajudá-lo nessa empreitada.
Conectando-se a trabalhadores virtuais por meio da tecnologia
Não é preciso dizer que a tecnologia é absolutamente crucial neste caso, mas você a está usando da maneira certa? O e-mail é uma ótima ferramenta de comunicação, mas, quando a colaboração é vital em sua função, o tempo nem sempre está do seu lado. Não perca tempo esperando respostas por e-mail quando outras ferramentas digitais oferecem tantas oportunidades de colaboração virtual valiosas e acessíveis.
Mensagens instantâneas
Toda força de trabalho deve ter uma ferramenta de mensagens instantâneas. Seja pelo Zoom ou Slack, sua equipe pode estar em contato 24 horas por dia, 7 dias por semana, o que é ótimo principalmente se vocês trabalham em fusos horários diferentes. Mensagens instantâneas podem ser uma constante ideal em qualquer ambiente de trabalho, esteja você em casa, no escritório ou trabalhando remotamente em uma cafeteria. Estar constantemente conectado em tempo real é essencial para gerenciar equipes remotas, bem como para o gerenciamento de equipes em geral.
Uma regra importante de quem costuma usar mensagens instantâneas é saber quando quebrar as regras. É inevitável, em algum momento, ter conversas leves não relacionadas ao trabalho, e essa camaradagem é um aspecto importante do desenvolvimento de equipes virtuais. Então, dentro do razoável, faz sentido permitir essa comunicação, em vez de tentar sufocar a abertura destes canais de bate-papo.
As conversas informais que os colegas de trabalho gostam de ter cara a cara podem e devem ser replicadas virtualmente sempre que possível e também podem influenciar a motivação da equipe. Sempre que possível, certifique-se de que todos estejam em um bate-papo em grupo, para que todos se sintam incluídos, e certifique-se de que os novos funcionários sejam sempre apresentados virtualmente. As videochamadas são uma ótima maneira de fazer isso, para que todos possam associar um rosto a um nome de tela. O que nos leva a:
Videoconferência
A menos que você seja um introvertido convicto, a ausência de encontros pessoais pode ser prejudicial. Claro, mensagens instantâneas são ótimas, mas se a colaboração envolve construir relacionamentos significativos, mensagens digitadas silenciosamente só podem levar você até certo ponto. Afinal, a maior parte do que dizemos vem da linguagem corporal. Portanto, crie o hábito de usar videoconferências com sua equipe desde o primeiro dia.
O processo de integração de qualquer funcionário virtual deve ser feito por meio de uma chamada de vídeo ou de chamadas telefônicas regulares, em vez de um fluxo de e-mails sem rosto e sem voz. Atualize-se com os membros da equipe remotos, seja individualmente ou através de uma reunião de equipe, com reuniões regulares por videoconferência. O Zoom, por exemplo, é perfeito para isso. Além de permitir que você curta conversas reais e faladas em videochamadas, também permite compartilhar sua tela e trabalhar em conjunto em documentos diretamente do Dropbox.
Essas adições ao seu kit de ferramentas regular são o que economizarão ainda mais tempo a longo prazo e manterão suas tarefas em dia. Garanta que sua equipe veja as videoconferências da mesma forma que qualquer outra e esteja totalmente capacitada para organizá-las e participar delas. A propósito, ninguém diz que toda atualização precisa ser séria. Considere passar um tempo com a equipe em uma reunião do Zoom toda sexta-feira, da mesma forma que vocês fariam para almoçar ou ir ao happy hour no final da semana de trabalho.
Rastreamento de tempo
Pode ser fácil para trabalhadores remotos perderem a noção de tempo ou de responsabilidade sem a estrutura do escritório para mantê-los sob controle. Mesmo com a sua equipe próxima, estar fora do escritório ainda pode criar uma noção de estar afastado da situação. Apresente sua equipe ao rastreamento de tempo, assim, todos saberão que são responsáveis pelas horas combinadas, bem como por finalizar o trabalho. Ao fazer isso, você poderá alinhar as horas de trabalho com as habilidades dos membros da equipe em fusos horários diferentes.
Certifique-se de eleger líderes de equipe para seus trabalhadores remotos, assim, você implementará uma estrutura clara. Defina expectativas claras e garanta que todos cumpram as tarefas. Com horas definidas, você poderá garantir que sempre haverá alguém para se conectar com os trabalhadores remotos. Essa pessoa pode ser outro trabalhador virtual sênior, cujas horas permitem que ele faça essa cobertura após o encerramento do horário do escritório.
Visão geral fácil
Assim que o rastreamento de tempo for implementado, você precisará garantir que sua equipe está trabalhando de forma eficaz. É aí que entram as ferramentas de gerenciamento de tarefas. O Dropbox é uma ferramenta indispensável para o gerenciamento de projetos, pois permite que você crie listas de tarefas que podem ser facilmente atualizadas. Você pode definir prazos com lembretes automáticos, assim, ninguém ficará para trás. E porque tudo estará delineado em um lugar só, você sabe que todos vão se manter atualizados e cientes de suas responsabilidades. Gerenciar equipes remotas exige que todos fiquem a par do andamento, por isso, um local central para manter as tarefas importantes pode otimizar seus processos de forma significativa.
Teletrabalho
Ninguém gosta do trem lotado para o trabalho ou do trânsito irritante durante a hora do rush, mas eles ainda desempenham um papel importante. Embora possa ser desagradável, o trajeto para o trabalho prepara você mentalmente para o trabalho e, talvez o mais importante, é uma divisão muito física entre sua vida pessoal e profissional. Pessoas que trabalham em casa podem sentir que perderam a distinção entre vida doméstica e vida profissional quando o escritório se torna a mesa de jantar. Ao incentivar um dia de trabalho virtual por meio do teletrabalho, você também pode ajudar a melhorar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
O Dropbox é a solução ideal para o trabalho remoto, pois permite que membros da equipe façam tudo o que precisam, tudo de um só lugar. Assim que os membros da equipe estão prontos para entrar no modo trabalho, eles simplesmente fazem login. No fim do dia, é fácil fechar e deixar claro que o dia de trabalho acabou. Não é apenas conveniente, também cria um ambiente virtual útil. Assim, mesmo que você use o mesmo laptop para trabalhar e para se divertir, as tentações das redes sociais podem ser mantidas à distância durante seu horário de trabalho.
Simplifique
Com equipes distribuídas em vários lugares, é natural que os processos de trabalho comecem a se espalhar também. Sem um escritório compartilhado, é fácil para equipes virtuais perderem contato com fluxos de trabalho unificados. Não deixe que isso aconteça, trabalhar com o mesmo objetivo é essencial para equipes de todos os tipos e tamanhos.
O Dropbox Paper permite que equipes editem e colaborem em tempo real, para que você não tenha inúmeros arquivos offline compartilhados que podem ser facilmente perdidos. Um modelo de brainstorming ajuda equipes distribuídas a desenvolver ideias em conjunto, enquanto modelos práticos para atas de reuniões facilitam para que trabalhadores remotos acompanhem reuniões que ocorrem fora de seus fusos horários.
Se seus funcionários virtuais estiverem ligando em momentos diferentes da reunião, eles poderão se atualizar em segundos. A integração de aplicativos no Dropbox também mantém as coisas claras e simplificadas, com uma grande variedade de aplicativos de trabalho incríveis, como Adobe Acrobat e Zapier. Não há necessidade de perder tempo clicando entre programas ou alternando entre dispositivos quando as ferramentas de colaboração mantêm as coisas simples.
Dicas para gerenciar equipes remotas
A tecnologia é ótima, mas não é tudo. A base do gerenciamento de qualquer equipe remota bem-sucedida é uma mentalidade sólida e um espírito de equipe verdadeiro. Você está criando um espaço que permita o desenvolvimento de uma equipe virtual, que crie um senso de unidade por toda a empresa, independentemente do fuso horário ou do local de trabalho?
Aqui vão algumas considerações importantes quando o assunto é garantir que sua empresa esteja abrangendo o trabalho em equipe virtual de verdade.
Seja uma equipe de verdade
Essa dica pode ser óbvia, mas você não chegará muito longe como equipe se não quiser ser uma equipe de verdade. Cada correspondência, atualização ou evento que afete sua equipe no escritório deve ser compartilhado com seus trabalhadores remotos. Isso é vital para incutir um senso de trabalho virtual de equipe: nenhum homem e nenhuma mulher é uma ilha, mesmo que esteja sentado(a) sozinho(a) em um home office.
A comunicação eficaz vem do conhecimento de que ambos os lados estão igualmente envolvidos. Descubra como se comunicar com uma equipe remota e deixe que seus funcionários virtuais saibam que eles têm voz e presença em seu escritório. Isso pode ser qualquer coisa, desde desejar feliz aniversário para toda a empresa até garantir que eles participem das reuniões semanais da equipe. O gerenciamento de equipes virtuais não deve colocar nenhum obstáculo no seu caminho. Se sua equipe interna pode contratar alguém, seja um estagiário ou um cofundador, para uma rápida reunião individual, certifique-se de que sua equipe virtual também possa. Chamadas de vídeo e sincronizações não precisam ser agendadas com dias de antecedência nem se tornarem extremamente importantes. O objetivo principal delas é fazer com que todos saibam que sua equipe está conectada, acessível e pronta para ajudar.
Não transforme seus trabalhadores virtuais em mercadoria
É fácil sentir que você pode fazer uso dos serviços dos trabalhadores remotos como e quando quiser, mas elimine esse mal pela raiz. Garanta que a integração da equipe esteja sempre ativa. Construa um relacionamento significativo com todos os membros da equipe, de modo que os trabalhadores virtuais tenham um relacionamento sólido entre si, assim como os que trabalham no mesmo espaço físico. Trabalhar com seus funcionários virtuais nunca deve ser considerado uma tarefa que exige um esforço extra.
Não deixe que o gerenciamento de equipes virtuais se resuma a um ponto de contato: funcionários remotos devem se integrar na sua força de trabalho como qualquer outro. Em última análise, gerenciar equipes remotas não deve ser diferente no que diz respeito a valores reais e esforços que você faz para se conectar como uma força de trabalho única. Elas devem apenas somar e, quando você as capacita, é isso que acontece.
Vamos lá, equipe!
Então, se sua empresa está pensando em trabalhar remotamente, tenha certeza de que você está realmente preparado para isso. Cultivar uma cultura empresarial é essencial em qualquer escritório, e é duplamente importante se seu escritório começar a adotar o espaço virtual também. Acima de tudo, certifique-se de que sua equipe remota realmente é isso – e garanta que suas ferramentas de colaboração estejam capacitando cada um deles o tempo todo.
