Melhores práticas para organizar e distribuir recursos da marca

Fazer parte de uma equipe criativa em uma grande organização significa trabalhar com muito material, muitos recursos e muitos parceiros. O bom disso é que o trabalho pode acontecer em várias frentes ao mesmo tempo. Uma agência faz um vídeo para uma nova campanha. Um estúdio trabalha em um eBook sobre liderança de pensamento e no discurso de acompanhamento de um executivo para uma conferência. Uma empresa de marketing digital cria um pacote de conteúdo patrocinado que será lançado no site e nas plataformas sociais de uma famosa revista.

Mas tudo também se torna mais complexo devido às muitas partes envolvidas. É preciso organizar o material com cuidado para poder encontrá-lo com facilidade. Pessoas certas precisam conseguir acessá-los, e pessoas específicas precisam ser impedidas de ver qualquer coisa que não deva. Os parceiros externos precisam saber que estão com o logo, a fonte e o modelo de apresentação corretos. Se essas partes e materiais não estiverem no lugar certo, em segurança, fica mais complicado criar um trabalho de alta qualidade, especialmente conforme o número de parceiros externos aumenta.

Se você faz parte de uma equipe criativa em uma grande empresa e trabalha com diversas agências em ativos de marketing, você quer configurar um processo inteligente. Felizmente, o Dropbox pode ajudar a sistematizar a coleta, a compilação e a distribuição de recursos da marca.

Sistematização do material

O primeiro aspecto a considerar ao criar um repositório de material é exatamente o que incluir nele. Faça uma lista. Considere itens como logos, slogans, diretrizes de estilo, documentos de mensagens, modelos de documentos, etc. É melhor proporcionar às agências externas mais material do que você acha que elas podem precisar, assim a espera pela aprovação de um slogan ou por um arquivo SVG não provoca interrupções na produção.

Depois disso, é hora de configurar a estrutura de pastas. Considere as pastas de nível superior, depois as subpastas onde ficarão materiais específicos. Uma pasta de nível superior possa se chamar Material digital, com uma subpasta para logos e outros slogans gráficos, por exemplo. A pasta do logo, por sua vez, pode ter subpastas para logos por tamanho ou uso. Você informou os funcionários que essa marca secundária é a que a equipe usa para as redes sociais, mas é melhor rotulá-la e sistematizá-la para que não haja dúvidas de última hora.

Organizando arquivos por projeto

Uma estrutura de pastas confiável para projetos em equipe sempre consiste em uma pasta de nível superior por projeto, com um conjunto lógico de subpastas. Utilize uma convenção de nomenclatura clara e prefixos numéricos para que as pastas permaneçam na mesma ordem para todos.

Para organizar os arquivos armazenados por projeto, crie uma pasta de nível superior para cada projeto e, em seguida, reutilize a mesma estrutura de subpastas sempre (por exemplo, Resumo, Arquivos de Trabalho, Revisões e Versão Final). Dê nomes consistentes às pastas dos projetos, como "Campanha de Primavera 2026-01" e assim por diante, para que elas fiquem organizadas e fáceis de encontrar.

Para as pastas compartilhadas, crie uma principal chamada "Projetos", depois mantenha cada iniciativa em sua própria pasta de projeto compartilhada, convidando acada uma delas apenas os membros da equipe ou agências que precisem de acesso a cada projeto. Utilize as mesmas subpastas internas (Resumo, Arquivos de Trabalho, Revisões, Final) para que os colaboradores sempre saibam onde colocar — ou encontrar — o que precisam. Quando um projeto for concluído, mova a pasta correspondente para uma subpasta de Arquivamento para manter os trabalhos ativos organizados.

Para organizar os arquivos dos clientes de modo eficiente, use uma estrutura que priorize o cliente e que possa ser replicada — por exemplo, Clientes > [Nome do cliente] > [Nome do projeto] > Trabalho interno em andamento, Pronto para apresentar ao cliente e Versão final. Compartilhe apenas a pasta "Pronto para apresentar ao cliente" (ou "Versão final") para que os clientes sempre vejam os arquivos aprovados mais recentes, enquanto sua equipe mantém os rascunhos e as opiniões organizados.

Marcar e reunir o material

Não se esqueça de usar marcações também para pastas. É fácil criar uma pasta automatizada que adiciona automaticamente a tag a tudo que é guardado na pasta, facilitando a localização de materiais específicos no futuro.

O Dropbox permite que você marque arquivos e pastas com etiquetas simples, para que possa buscar e encontrar rapidamente o que precisa. Você também pode configurar uma pasta para que tudo o que for adicionado a ela receba automaticamente a mesma etiqueta, mantendo sua biblioteca organizada à medida que cresce.

Por exemplo, adicionar uma marcação #DigitalAsset à pasta de ativos digitais significa que todos os ativos na pasta receberão essa marcação, assim como qualquer coisa adicionada a qualquer subpasta no futuro. Um #Logo na pasta Logo fará o mesmo para tudo contido nessa subpasta. Um sistema de marcação inteligente economiza tempo depois.

Agora, sobre colocar os ativos nos lugares corretos. Ao usar uma solicitação de arquivo, é possível pedir aos colegas que carreguem arquivos específicos, que irão automaticamente para o lugar correto, mesmo que eles não tenham seu próprio Dropbox. (Embora devessem!) Basta fazer a solicitação do arquivo, enviá-lo e observar os ativos chegarem onde deveriam estar. Tudo em seu devido lugar.

Apenas para você

Gerenciar permissões - Ou seja, determinar quem é o proprietário, quem pode editar e quem pode visualizar - é uma questão individual, mas seja qual for a decisão, é fácil de implementar. Alterar o nível de acesso, cancelar o compartilhamento, permitir que outros compartilhem com novas pessoas e funcionalidades adicionais estão a apenas um clique de distância.

Além disso, a criptografia de nível empresarial do Dropbox, bem como as opções de proteção por senha, ajudam a manter os ativos seguros e protegidos, não importa quem tenha acesso.

Para armazenar com segurança projetos proprietários e arquivos de origem na nuvem, mantenha tudo em uma pasta do Dropbox acessível apenas por convite. Ao compartilhar, adicione medidas de segurança como proteção com senha, datas de expiração e controles de download, e use o histórico de visualização para acompanhar e revogar os acessos com agilidade.

O histórico de versões e a recuperação de arquivos também podem ajudar a restaurar versões anteriores caso os arquivos sejam alterados ou excluídos.

Envie materiais com segurança

Repositório de material criado. Certo, certo, certo. Próxima etapa, distribuir o material aos parceiros que precisam usá-los ou fornecer acesso ao Dropbox interno de uma organização; para que as agências externas possam usar os recursos. Existem várias maneiras de fazer isso, todas com segurança e proteção.

Com o Dropbox, é fácil compartilhar uma pasta ou arquivo. Melhor ainda, a pessoa que está compartilhando pode controlar quem pode visualizar e editar a pasta ou o arquivo (aqueles com o link, os membros da equipe ou apenas aqueles com um convite), bem como quem pode fornecer acesso adicional. 

Também é possível proteger pastas ou arquivos com senha, definir datas de expiração para links e desativar downloads para que ninguém possa baixar o material compartilhado.

Se você precisar de acesso limitado aos arquivos do cliente, compartilhe-os do Dropbox usando links compartilhados com controles como senhas, datas de expiração ou downloads desativados, conforme achar melhor — e monitore a atividade dos visualizadores para maior supervisão.

Para maior proteção, você também pode adicionar marcas d'água digitais para que o conteúdo compartilhado inclua detalhes como o e-mail e o endereço IP do destinatário, desencorajando o compartilhamento não autorizado.

Claro, também é possível ver quem visualizou qualquer pasta ou arquivo em uma conta do Dropbox.

Controle de versão seguro entre equipes remotas

Para garantir o controle de versões de materiais de marketing entre equipes remotas, mantenha todos trabalhando em uma pasta compartilhada do Dropbox e limite o acesso de edição às pessoas que devem fazer alterações.

O histórico de versões e a recuperação de arquivos do Dropbox permitem restaurar versões anteriores caso os arquivos sejam sobrescritos, e os controles de links compartilhados, como senhas, datas de expiração e restrições de download, ajudam a compartilhar rascunhos com segurança.

Outra opção

Uma segunda opção é usar o Dropbox Transfer para enviar uma cópia de um arquivo ou pasta para um parceiro externo. 

Basta clicar em "Enviar uma cópia" no menu suspenso Compartilhar e enviá-la por link ou e-mail. Com o Transfer, há também a opção de proteger o item por senha, definir um prazo de validade e receber notificações de download para maior segurança e visibilidade do status dos materiais.

É possível descomplicar a organização e distribuição dos recursos de marca. Um método cuidadoso, uma marcação inteligente e um compartilhamento seguro ajudam qualquer organização e seus parceiros de marketing a criar trabalhos bonitos e impactantes em conjunto.

Faça mais do que armazenar com o Dropbox: organize, controle o acesso e compartilhe arquivos da sua marca com segurança, de pastas compartilhadas ao Dropbox Transfer. Explore toda a gama de funcionalidades do Dropbox e veja como elas podem ajudar a otimizar todo o seu fluxo de trabalho.