As oportunidades de trabalho mais flexíveis, como equipes híbridas e primordialmente virtuais, vieram para ficar. Segundo um estudo realizado pela PwC, 83% dos funcionários querem trabalhar remotamente pelo menos um dia por semana desde a pandemia.
À medida que mais empresas avançam rumo ao trabalho remoto, as tecnologias de comunicação e colaboração se tornam essenciais. As reuniões em vídeo são agora um método comum de manter equipes remotas conectadas e engajadas.
No entanto, as reuniões em vídeo podem ser caóticas e até exaustivas quando em excesso. Conexões de internet lentas, conversas sobrepostas e uma total falta de produtividade são apenas alguns dos problemas que os trabalhadores remotos encontram nas reuniões em vídeo.
Na verdade, um estudo da Atlassian indicou que as reuniões são ineficazes 72% das vezes. 80% dos entrevistados da pesquisa da Atlassian expressaram que seriam mais produtivos se gastassem menos tempo em reuniões. Especialmente quando são improdutivas ou resultam em alguém sugerindo uma reunião de acompanhamento. Ninguém quer uma reunião sobre marcar mais reuniões.
Como podemos aproveitar os benefícios das reuniões virtuais, sem sacrificar a produtividade, o engajamento da equipe e a conectividade? A resposta é: reuniões assíncronas.
Vamos começar do básico… o que quer dizer "assíncrono"?
A comunicação assíncrona ocorre quando uma pessoa (ou grupo) fornece informações e há um lapso de tempo antes que os destinatários forneçam suas respostas.
Um exemplo clássico de comunicação assíncrona é o e-mail, as mensagens não exigem uma resposta imediata e há lacunas ou atrasos nas trocas.
Em termos simples, uma reunião assíncrona não acontece em tempo real. Ela é até certo ponto organizada e planejada, mas não exige um cronograma. As comunicações podem ser unidirecionais, como um vídeo de treinamento pré-gravado, ou mais interativas, como mensagens de vídeo sob demanda.
As reuniões de vídeo assíncronas não são transmitidas ao vivo, elas são gravadas para que possam ser vistas e analisadas mais tarde.
Qual é a diferença entre reuniões assíncronas e síncronas?
Portanto, você pode estar se perguntando por que as reuniões assíncronas são diferentes. Bem, se você já trabalhou remotamente por um tempo, é provável que a maioria de suas reuniões tenham sido síncronas. Isso significa que elas acontecem em tempo real e os participantes precisam estar online ao mesmo tempo.
Como as reuniões assíncronas, as reuniões síncronas permitem que você se envolva com colegas e clientes mesmo quando a localização não ajuda. Entretanto, as reuniões síncronas devem ser agendadas e é possível gravar a reunião para referência futura.
Em resumo:
- Reuniões síncronas acontecem em tempo real - videoconferências ao vivo em plataformas como o Zoom exigem uma conversa bidirecional entre os participantes. Os participantes revisam os materiais da reunião juntos e o feedback é imediato.
- Reuniões assíncronas são o oposto, elas não são transmitidas ao vivo e a comunicação não acontece em tempo real. As reuniões assíncronas em vídeo são gravadas e compartilhadas para que o conteúdo possa ser compartilhado e visualizado posteriormente
Quais são os benefícios das reuniões assíncronas?
Reuniões assíncronas apresentam novas oportunidades para as empresas inovarem e se tornarem mais flexíveis. Vejamos alguns motivos pelos quais reuniões assíncronas podem beneficiar sua empresa.
Maior flexibilidade
As reuniões assíncronas são indispensáveis para equipes remotas híbridas, distribuídas e virtuais. Ao evitar o inconveniente das reuniões presenciais, as empresas podem expandir seu pool de talentos e oportunidades de recrutamento para além dos limites do escritório.
Essa abordagem também permite que você trabalhe em diferentes fusos horários e plataformas. Se você tiver clientes em outros países, não precisará se preocupar em agendar uma reunião que será cedo demais para uma equipe e tarde demais para outra!
Eliminar a pressão de uma resposta imediata significa reduzir a chance de o membro da equipe sofrer um burnout, caso esteja vivenciando muito estresse e muitas demandas naquele momento.
Em termos pessoais, uma abordagem assíncrona demonstra que você confia nos membros de sua equipe. Mostra que você tem confiança nas habilidades da equipe e que cada um cumpra sua função sem precisar de um contato constante de supervisores ou gerentes.
Você pode recuperar o controle de sua agenda e liberar o tempo que passaria em reuniões obrigatórias (que podem ou não ser produtivas)! A equipe pode assistir a uma reunião em vídeo em seu próprio ritmo, em horário e lugar convenientes para cada membro.
Melhor produtividade
Em comparação com a comunicação síncrona e seu fluxo aparentemente interminável de notificações, há menos interrupções envolvidas no trabalho assíncrono.
Como é possível consumir o conteúdo assíncrono no momento mais conveniente, você pode se atualizar com a reunião em vídeo quando encontrar um horário em seu dia de trabalho em que sua produtividade esteja mais aflorada ou quando estiver no espaço certo para poder de fato se concentrar.
Reuniões assíncronas permitem que você seja mais proativo do que reativo ao trabalhar e colaborar com colegas. Você não terá que correr para assistir a um vídeo ou sentir a pressão de responder a uma reunião o mais rápido possível.
Sem a fadiga característica das reuniões convencionais feitas em canais ao vivo, você se sentirá mais preparado para desempenhar suas funções. Quando você tem liberdade para assistir a uma reunião assíncrona dedicando toda a sua atenção, podendo pausar e voltar o vídeo quantas vezes precisar, sua opinião ao final será mais precisa e direcionada.
Além disso, as reuniões assíncronas permitem que mais colegas contribuam para as discussões. Várias vozes ou personalidades dominantes em chamadas de vídeo síncronas podem desencorajar os membros de equipe mais introspectivos. A alternativa assíncrona incentiva a participação e colaboração efetiva de todos.
Então, as reuniões assíncronas são coisa do futuro?
Em um estudo de 2020 realizado pela Buffer, 20% dos trabalhadores remotos reportaram dificuldade para colaborar e se comunicar com suas equipes. A Buffer repetiu esse estudo anualmente desde então, e viu os desafios dos trabalhadores remotos com colaboração e comunicação diminuírem a cada ano, alcançando 15% em 2023. Mesmo assim, ainda há trabalho a ser feito para que equipes distribuídas trabalhem melhor juntas.
Se isso soa familiar, as reuniões assíncronas podem ser a solução, pois elas acabam com muitas das limitações das reuniões síncronas e proporcionam mais flexibilidade às equipes. As reuniões assíncronas ajudam você a inovar e adaptar sua empresa a uma época de mudança de culturas de trabalho e desafios sem precedentes para a produtividade.
É importante um equilíbrio entre reuniões síncronas e assíncronas
As reuniões síncronas não precisam ser totalmente substituídas, mas também não devem ser tratadas como prioridade. Alguns membros da equipe e clientes podem preferir conversas presenciais em vez de vídeos gravados. Além disso, você precisa considerar o atraso inerente ao tempo de resposta das reuniões assíncronas em projetos com prazos apertados.
Idealmente, você deve encontrar um equilíbrio com ferramentas que permitam que sua empresa cresça alinhada aos seus objetivos de longo prazo. Comece procurando maneiras de reduzir reuniões desnecessárias e prossiga a partir daí.
Com o Dropbox, você não precisa mais se preocupar com sincronização em reuniões
Com o trabalho remoto e híbrido sendo uma parte essencial do local de trabalho, as videoconferências se tornaram comuns para muitas empresas. Mas isso não significa que toda videoconferência exija que todos deixem de lado as ferramentas para não perder informações importantes.
O Dropbox integra-se perfeitamente com ferramentas comuns de videoconferência, como Zoom e Microsoft Teams, facilitando o upload automático de qualquer gravação de reunião para o armazenamento em nuvem. Basta criar uma pasta dedicada do Dropbox para gravação de reuniões, compartilhar a pasta com sua equipe, para que eles possam acessar as gravações de qualquer lugar e a qualquer hora.
Suas equipes, quer estejam próximas ou distantes, agradecerão por permitir que assumam o controle de suas agendas e se concentrem em fazer o trabalho em vez de comparecer a reuniões que não exigem atenção imediata.
