A armadilha da gestão de ativos digitais e o que usar para substituí-la

A maioria das equipes de marketing e criação utiliza algum tipo de sistema de gerenciamento de ativos digitais (DAM). Mas se você já perdeu 15 minutos preciosos buscando pastas com nomes ruins ou reutilizou acidentalmente um logotipo desatualizado, sabe que ter um sistema DAM nem sempre significa que ele funciona para você ou sua equipe. 

Isso levanta a questão: você realmente precisa de um? Provavelmente sim, mas há maneiras de tornar os DAMs menos problemáticos.

Em sua essência, o gerenciamento de ativos digitais se resume a como você realiza as seguintes ações com seus ativos de criação:

• Armazenar
• Organizar
• Acesso
• Manter

Os recursos incluem itens como fotos, modelos, vídeos de campanha, arquivos de design e muitos outros materiais, dependendo do seu setor. Um sistema DAM deve facilitar a colaboração, a reutilização de conteúdo importante e manter tudo alinhado à marca. 

No entanto, a maioria das plataformas DAM empresariais são pesadas, caras e excessivamente complexas para equipes criativas que querem apenas trabalhar rapidamente e manter os projetos dentro do cronograma. Se a equipe está constantemente trocando de ferramentas, buscando recursos ou duplicando trabalhos, seu DAM pode estar mais atrapalhando que ajudando.

Neste guia, discutiremos um problema oculto do DAM que ninguém menciona: talvez você não precise dele.

O Dropbox não é um DAM e não pretende substitui-lo. No entanto, se você busca uma alternativa de armazenamento mais leve e intuitiva, com ferramentas inteligentes como o Dropbox Dash, é uma boa opção. Dessa forma, você simplifica seu dia a dia, mantendo seus materiais criativos organizados, acessíveis e fáceis de compartilhar (sem a sobrecarga). 

5 benefícios do uso de sistemas DAM

Ninguém está dizendo que o DAM deva desaparecer, e não é algo que só as grandes agências com equipes criativas de 20 pessoas precisam - qualquer equipe de marketing ou criação que lide com diversos ativos pode se beneficiar de um pouco mais de organização. 

Os sistemas certos podem reduzir o caos, poupar tempo e garantir que todos trabalhem seguindo as mesmas diretrizes. Veja como:

1. Identidade visual consistente

O benefício mais óbvio é que os sistemas DAM protegem contra inconsistências. Seja o logotipo mais atualizado, uma foto de produto ou as diretrizes de marca mais recentes, ter tudo em um só lugar ajuda a manter os materiais organizados e atualizados.

Se você sempre mantiver a identidade visual da sua marca, todos parecerão mais profissionais e seus clientes terão a melhor experiência possível. Chega de logotipos desatualizados aparecendo em novas apresentações ou cores fora da identidade visual da marca nos materiais de campanha.

2. Melhor aproveitamento do tempo

Um sistema bem organizado coloca seus arquivos mais usados ao seu alcance - chega de vasculhar pastas intermináveis ou baixar anexos do Slack repetidas vezes. Este é provavelmente o benefício mais profundo do DAM em termos de negócios.

O objetivo é eliminar aqueles atrasos de 5 a 10 minutos que se acumulam ao longo do dia. Multiplique essas pequenas economias de tempo ao cabo de uma semana, um mês ou um ano, e você terá horas ou até mesmo dias de produtividade adicional na sua equipe.

3. Colaboração

Um ponto central de consistência é garantir que designers, profissionais de marketing, criadores de conteúdo e todas as demais partes interessadas estejam trabalhando no mesmo arquivo - e não com várias versões diferentes, misturando-se em trocas de e-mails intermináveis.

Não precisar mais se perguntar qual arquivo é a versão correta gera uma transição mais tranquila entre as equipes. Seja uma equipe criativa passando o trabalho para uma equipe de mídia, ou qualquer outra combinação, os departamentos podem trabalhar juntos com mais facilidade.

4. Facilidade na reutilização dos ativos existentes

Os sistemas DAM podem impedir que trabalhos excelentes fiquem esquecidos no ambiente digital. Com o sistema certo, é fácil encontrar e reaproveitar conteúdo de alta qualidade - seja um elemento visual de uma campanha anterior ou um modelo já testado e aprovado.

A acessibilidade dos recursos em um DAM, talvez com coleções específicas para pessoas específicas da sua equipe, reduz a necessidade de retrabalho, já que o bom trabalho fica armazenado e pronto para ser reutilizado, aprimorado ou simplesmente consultado em busca de inspiração.

5. Registro de auditoria/histórico de versões

Quando você precisa lidar com opiniões e aprovações, o histórico de versões é o melhor aliado. O DAM permite que você veja o que mudou, quem fez a edição, e lhe permite até reverter a alteração, se necessário. Isso facilita a colaboração e torna mais fácil atingir as metas da campanha.

O mais importante sobre os registros de auditoria e históricos de versões é a prestação de contas. É fácil de ver diretamente no sistema quem enviou o quê, quando, além de outros detalhes relevantes. Isso oferece proteção contra eventuais erros.

Na realidade, esses benefícios são substanciais, mas não exigem um DAM caro e de nível empresarial, com permissões complexas e uma curva de aprendizado acentuada. Uma ferramenta leve e intuitiva como o Dropbox pode ter o mesmo impacto, sem sobrecarregar sua equipe.

5 desafios das ferramentas tradicionais de DAM

A gestão de ativos digitais deve facilitar a vida, especialmente das equipes de criação e marketing. No entanto, com muitos sistemas DAM tradicionais, pode parecer que você está lutando contra a ferramenta, e não atuando para concluir sua lista de tarefas. 

Às vezes, os sistemas DAM empresariais acabam prejudicando o desempenho. Aqui estão alguns dos maiores problemas que as equipes enfrentam:

1. Complexidade e curvas de aprendizado acentuadas

Algumas plataformas DAM são tão sobrecarregadas de recursos que você precisa de um treinamento só para enviar arquivos. Elas são projetadas para governança em nível corporativo, mas não para as necessidades diárias de equipes de marketing dinâmicas.

A maioria das equipes criativas não precisa dos recursos dos sistemas DAM corporativos, o que significa que, se o seu sistema possui esses recursos, eles simplesmente são subutilizados (ou simplesmente ignorados), de modo que você nunca explora o valor completo da solução.

2. Interface de usuário ruim ou estrutura inconsistente

Quando seu sistema parece uma planilha de 2005, encontrar o que você precisa dá a sensação de estar resolvendo um quebra-cabeça. Navegar por menus confusos ou interfaces pouco práticas também pode interromper o fluxo de trabalho criativo. Isso é a ruína da criatividade.

As equipes criativas reagem de maneira diferente das equipes técnicas, que podem preferir um campo de dados semelhante ao da Matrix. Para gestores de equipes nessas áreas, é importante contar com uma plataforma visual e altamente intuitiva para extrair o melhor desempenho delas.

3. Custos indiretos de manutenção

Muitas ferramentas tradicionais de DAM precisam de um administrador em tempo integral ou um especialista em TI para gerenciar usuários, corrigir problemas de metadados e manter o sistema em funcionamento. Isso funciona bem para marcas globais, mas é um desafio para equipes menores que precisam lidar com vários projetos simultaneamente.

Com um sistema DAM simplificado, as equipes criativas podem gerenciá-lo por conta própria. O Dropbox pode ajudar você a rotular ou classificar os arquivos que carrega no seu armazenamento em nuvem, o que facilita a manutenção de um sistema unificado e bem organizado.

4. Falta de flexibilidade

Estruturas de pastas inflexíveis, opções de classificação limitadas e falta de opções de visualização rápida de arquivos? Isso é um fator decisivo para equipes de design e conteúdo que precisam trabalhar de maneira rápida e visual, e não perder tempo decodificando nomes de arquivos.

A maioria das plataformas DAM corporativas funciona mais como um banco de dados do que como uma biblioteca que apresenta conteúdo visualmente. É quase como olhar para uma lista de arquivos em vez de realmente ver o que cada arquivo contém. Isso faz uma grande diferença em termos de eficiência.

5. Custo

Os sistemas DAM não são baratos. Entre configuração, treinamento e suporte contínuo, um DAM corporativo completo pode consumir um orçamento que poderia ser investido em recursos de campanha, crescimento da equipe ou qualquer outra coisa.

Se você não estiver aproveitando todos os recursos do sistema DAM de modo consistente, para explorar ao máximo suas capacidades, estará perdendo muito em termos de valor. Muitas vezes, alternativas de menor custo oferecem mais valor para as equipes de criação.

O Dropbox oferece armazenamento em nuvem com recursos de colaboração projetados para equipes humanas reais, não apenas departamentos de TI. Com uma interface intuitiva, estrutura flexível e visualizações prévias que facilitam a criação, nossa solução ajuda as equipes a gerenciar ativos sem as despesas extras.

CMS vs. DAM: qual a diferença?

É fácil confundir um CMS (sistema de gerenciamento de conteúdo) com uma ferramenta DAM (sistema de gestão de ativos digitais), especialmente quando se está trabalhando com as duas ao mesmo tempo. Mas elas servem a propósitos muito diferentes no fluxo de trabalho criativo:

• O CMS ajuda você a gerenciar e publicar conteúdo ao vivo: como posts de blog, páginas de destino, textos para a web e mídias já aprovadas e publicadas.
• O DAM é onde sua equipe armazena, organiza e acessa arquivos criativos brutos: logotipos, modelos, materiais de campanha, vídeos, arquivos de design e tudo o que você usa para fazer a mágica acontecer.

Pense nisso da seguinte forma: CMS = onde o conteúdo é armazenado quando estiver finalizado. DAM = onde o conteúdo fica armazenado enquanto ainda está em produção (e também depois). A maioria das equipes de marketing precisa de ambos, mas, a menos que você seja uma empresa enorme, talvez não precise de um sistema DAM robusto. 

Se a equipe precisa apenas se manter organizada, manter os arquivos consistentes e encontrar a versão correta de um design, uma plataforma fácil de usar como o Dropbox pode fazer o trabalho perfeitamente - com bem menos complexidade, custo e ineficiências.

Formas simples de gerenciar ativos digitais com o Dropbox

Caso você ainda não saiba, os sistemas DAM tradicionais podem ser um exagero para equipes de criação e marketing que trabalham em ritmo acelerado. É aí que entram as alternativas de DAM leves, que simplificam o processo.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais o Dropbox oferece todos os recursos essenciais do gerenciamento de ativos digitais sem a complexidade, a curva de aprendizado e o preço elevado:

• Histórico de versões e permissões inteligentes integradas: o Dropbox permite que você veja exatamente o que mudou, quando mudou e quem fez a atualização. Você também pode definir e ajustar facilmente as permissões de arquivos e pastas com apenas alguns cliques.
• Sem curva de aprendizado acentuada: as equipes criativas podem começar imediatamente, sem precisar de treinamento especial ou de uma equipe de TI para configurar tudo. É suficientemente intuitivo para um freelancer ou empreendedor individual, mas também escalável para uma agência completa.
• Econômico: seja você uma pequena equipe interna ou um departamento criativo completo, os planos de preços do Dropbox são flexíveis, com diversas opções para usuários individuais, equipes e empresas.
• Busca universal e ferramentas de IA: não se lembra do nome do arquivo? Sem problemas. A busca universal com inteligência artificial do Dropbox Dash analisa o conteúdo dos arquivos, não apenas os títulos, para que você encontre o item certo instantaneamente.
• Coleções de conteúdo flexíveis e ágeis: os acervos do Dash agrupam arquivos, links e conteúdo relacionados em um espaço central compartilhável, sem alterar a localização de origem de nenhum arquivo. É ótimo para diretores criativos que queiram reunir uma coleção de imagens de produtos aprovadas para que os designers selecionem para um determinado projeto, por exemplo.

Se sua equipe precisa de uma maneira mais simples de se manter organizada, agir com mais rapidez e colaborar sem caos, o Dropbox oferece todas as vantagens de um DAM - sem as complicações.

Use o Dropbox para gerenciar seus ativos de criação sem complicações

Nem toda equipe criativa precisa (ou deseja) um sistema DAM complexo que leva semanas para ser implementado e exige uma equipe enorme para manutenção. Você só precisa de uma maneira fácil de encontrar o que precisa, compartilhar e manter os projetos em andamento - sem as partes caóticas.

O Dropbox oferece exatamente isso: uma maneira segura, pesquisável e simples de gerenciar seus ativos digitais = sem softwares adicionais ou curvas de aprendizado acentuadas, apenas colaboração mais inteligente, prazos de entrega mais rápidos e um fluxo de trabalho mais fluido.

Use uma ferramenta que realmente funcione para mentes criativas e mantenha sua equipe alinhada, sem as dores de cabeça da administração. Se você está pronto para deixar de lado os excessos e gerenciar seus arquivos como um profissional, escolha um plano ou experimente o Dropbox gratuitamente hoje mesmo.