A automação do fluxo de trabalho de documentos visa otimizar tarefas repetitivas e demoradas, como criar, editar, aprovar, distribuir ou armazenar documentos. Automatize essas tarefas para trabalhar muito mais rápido e com maior eficiência.
Com a automação do fluxo de trabalho de documentos, você desfruta de maior produtividade, menos erros e uma colaboração mais fluida. Isso permite que você se concentre no que importa — o conteúdo dos documentos. Quer saber mais? Saiba como o Dropbox pode ajudar a automatizar seu fluxo de trabalho de documentos.
Por que automatizar seu fluxo de trabalho de documentos?
Independentemente do seu setor, a automação pode economizar tempo e evitar dores de cabeça em processos essenciais como gestão de contratos, manuseio de registros ou produção de conteúdo.
Aqui estão alguns exemplos de fluxos de trabalho de documentos e como eles podem se beneficiar da automação:
- Gestão de contratos — Lide com documentos legais, aprovações e assinaturas mais rapidamente
- Gestão de registros — Gerencie informações confidenciais e garanta a conformidade sem se preocupar com erros
- Produção de conteúdo — Organize rascunhos e revisões e gerencie a publicação com mais rapidez e precisão
A automação do fluxo de trabalho de documentos pode beneficiar escritórios de advocacia, departamentos de RH ou empresas de marketing e publicidade, mas pode ser aplicada a qualquer área.
Não se trata de uma varinha mágica que fará o trabalho por você, mas automatizar até mesmo pequenas partes do seu fluxo de trabalho poupa tempo e esforços.
Como automatizar seu fluxo de trabalho de documentos
Aqui estão os passos básicos para configurar um fluxo de trabalho automatizado de documentos.
- Identificar as necessidades do fluxo de trabalho: comece analisando as tarefas relacionadas com documentos. Procure ações repetitivas e gargalos na criação, revisão, aprovação e em outras etapas do fluxo de trabalho de documentos. Por exemplo, várias pessoas precisam assinar um contrato.
- Mapear o fluxo de trabalho: descreva todo o processo, incluindo quem está envolvido em cada etapa, as ações necessárias, as dependências e as etapas críticas. Por exemplo, um fluxo de trabalho pode mapear a transferência de registros de funcionários desde a integração até a folha de pagamento.
- Avaliar e escolher ferramentas: depende das suas necessidades, mas escolha ferramentas alinhadas aos objetivos do seu fluxo de trabalho. Se você precisa de assinaturas eletrônicas ou de uma plataforma que suporte diversos tipos de arquivos, o Dropbox é uma boa opção que também pode proteger arquivos confidenciais.
- Configurar a automação: na ferramenta escolhida, configure a automação. Isso pode incluir modelos (ideais para formulários ou faturas) ou notificações quando um arquivo for atualizado. Você também pode criar lembretes para aprovações de documentos para que sejam enviados automaticamente.
- Treine as equipes: a automação só funciona quando todos sabem como usar as ferramentas. Treine sua equipe no novo fluxo de trabalho, garantindo que eles entendam suas funções. Isso garante uma transição tranquila, confiança na ferramenta e maior eficiência.
Agora que já abordamos os conceitos básicos, vamos explorar algumas maneiras pelas quais o Dropbox pode dar vida à automação do fluxo de trabalho de documentos para sua equipe.
Formas práticas de usar a automação do fluxo de trabalho de documentos
Documentos jurídicos
Para escritórios de advocacia, automatizar os fluxos de trabalho de documentos significa uma economia de tempo significativa. Nesse caso, as assinaturas eletrônicas do Dropbox são uma vantagem fantástica para maior automação do fluxo de trabalho. Isso é útil para garantir rapidamente o cumprimento das normas legais e manter o processo de aprovação ágil.
Os recursos de compartilhamento seguro de arquivos do Dropbox também garantem a confidencialidade e a integridade de seus documentos legais, para que você não precise mais se preocupar com acessos não autorizados.
Produção de conteúdo
Para empresas de marketing e publicidade, a automação pode simplificar muito a criação de conteúdo em larga escala — e também é ótima para prazos editoriais apertados.
Recursos baseados em IA em ferramentas como o Dash podem gerar resumos de conteúdo rápidos e precisos. Isso pode acelerar os processos de edição no seu fluxo de trabalho. Por exemplo, os editores poderiam analisar um resumo de 10 artigos para verificar se eles se encaixam de forma geral no briefing — ou até mesmo usá-lo para identificar trechos em artigos individuais que precisam de ajustes.
O Dropbox também possui recursos de colaboração de conteúdo, como edição em tempo real e controles de versão simplificados. Isso facilita o gerenciamento de revisões e garante que grandes equipes se mantenham no caminho certo.
Se você deseja automatizar seu fluxo de trabalho de documentos e poupar tempo, o Dropbox é uma ótima opção. Esta valiosa ferramenta está repleta de muitos outros recursos poderosos para ajudar você a trabalhar de modo mais inteligente.
Use o Dropbox para automatizar seu fluxo de trabalho de documentos
A economia de tempo proporcionada até mesmo por uma pequena automação do fluxo de trabalho de documentos representa um enorme ganho. Isso reduz erros humanos, otimiza tarefas e também melhora a colaboração. É ideal para formulários ou contratos, registros confidenciais ou produção de conteúdo em grande escala.
Explore o Dropbox para colocar em prática as técnicas de automação que discutimos. Você pode criar fluxos de trabalho mais eficientes que funcionam de forma eficaz em segundo plano — tudo a partir de uma única ferramenta, com uma série de outros benefícios de produtividade.
Perguntas frequentes
Você pode aplicar a automação do fluxo de trabalho de documentos a praticamente qualquer arquivo. Contratos, faturas, registros de pacientes, materiais de marketing, formulários de RH e muito mais. O Dropbox, incluindo os recursos de assinatura eletrônica, é compatível com diversos tipos de arquivo, incluindo os formatos de documento mais populares. E, se você quiser usar um tipo de arquivo que não oferecemos suporte, basta convertê-lo para PDF com nossa ferramenta gratuita.
Os recursos do Dropbox que podem auxiliar na automação do fluxo de trabalho de documentos incluem assinaturas eletrônicas, controle de versões de arquivos, edição em tempo real, compartilhamento seguro de arquivos e notificações/lembretes automáticos. O Dropbox também é uma opção escalável, sendo uma ferramenta de automação de documentos que pode crescer junto com as suas necessidades.
O tempo necessário para implementar a automação do fluxo de trabalho de documentos depende dos seus processos de documentos existentes e da complexidade da automação que você está adotando. Pode levar alguns dias para configurar os fluxos de trabalho básicos e treinar todos. Configurações mais complexas, com várias etapas, tipos de documentos ou usuários, podem levar semanas para serem integradas. Lembre-se de que o tempo gasto inicialmente economizará tempo mais tarde.
Comece oferecendo treinamento e documentação clara sobre como usar a ferramenta. Com ferramentas como o Dropbox, você obtém uma interface de usuário intuitiva que pode facilitar o processo de aprendizagem. Também pode ajudar a motivar as equipes, explicando como a automação facilitará o trabalho delas. Ter uma pessoa de liderança ou um defensor interno para orientar os outros e solucionar problemas também é benéfico. O suporte contínuo também é fundamental para manter a adoção por parte dos usuários.
