Muitos de nós gastamos nosso tempo fazendo “trabalho sobre trabalho” - de acordo com a McKinsey, os trabalhadores do conhecimento gastam quase 20% do seu tempo procurando informações internas ou rastreando colegas que podem ajudar com tarefas específicas.
Com um fluxo de trabalho otimizado, você acaba com esse desperdício de tempo e melhora significativamente os processos operacionais. Identificar e eliminar tarefas repetitivas ou problemas que atrapalham o ritmo são medidas que podem ajudar você a melhorar a eficiência e a produtividade.
Neste guia, apresentamos cinco estratégias simples para otimizar o fluxo de trabalho. Com elas, você elimina as complexidades desnecessárias e adota um processo simplificado que ajuda a equipe a fazer ainda mais.
Quais são as vantagens da otimização do fluxo de trabalho?
A otimização dos processos ajuda a eliminar etapas desnecessárias da rotina, acabar com o tempo desperdiçado em tarefas demoradas e reduzir erros. Outras vantagens:
- Aumento da produtividade
- Mais eficiência
- Comunicação aprimorada
- Redução de atrasos e prazos perdidos
- Vantagem competitiva
- Aumento da motivação dos funcionários
- Treinamentos simplificados para funcionários
- Responsabilidades e obrigações mais claras
Cinco formas de otimizar o fluxo de trabalho
Veja cinco etapas que você pode seguir para otimizar o fluxo de trabalho:
1. Identifique os processos atuais que atrapalham o ritmo
Alguns sinais de que o fluxo de trabalho precisa ser otimizado são: atrasos e complicações que impedem a entrega de projetos no prazo, retrabalho excessivo ou repetições desnecessárias de tarefas e tecnologia redundante que cria problemas em vez de resolvê-los.
Na hora de avaliar o fluxo de trabalho atual, considere:
- as pessoas, as ferramentas ou os sistemas envolvidos
- as tarefas, as atividades ou os passos necessários para chegar ao resultado esperado do fluxo de trabalho
- o tempo normalmente gasto para concluir uma tarefa ou atividade
- as informações necessárias para manter o andamento do fluxo de trabalho
- o gatilho, a ação, o momento ou a condição que inicia o fluxo de trabalho
- o resultado esperado do fluxo de trabalho
Você também pode colaborar com outras pessoas para identificar os elementos redundantes ou ineficientes do fluxo de trabalho.
Com as ferramentas de colaboração e compartilhamento de arquivos do Dropbox, você pode coletar informações dos membros da sua equipe com mais facilidade.
Por exemplo, o Dropbox permite que vários usuários trabalhem no mesmo arquivo e em tempo real, deixando a colaboração mais tranquila. Essa transparência ajuda na identificação de complicações porque, caso uma pessoa sempre leve mais tempo para concluir uma tarefa, isso pode indicar que há um problema nessa parte do fluxo de trabalho.
O Dropbox também ajuda você a descobrir quais etapas do fluxo de trabalho demandam mais tempo e quais áreas podem ser melhoradas. Para isso, ele disponibiliza um registro de atividades detalhado de todas as ações realizadas em um arquivo, como visualizações, downloads e edições.
2. Defina metas e objetivos
Depois de identificar os fluxos de trabalho que precisam ser otimizados, comece a definir o que quer conquistar com essa mudança e como fará isso.
Mesmo que seus planos sejam muito ambiciosos no começo, pensar nas melhorias específicas que você gostaria de implementar e no porquê pode ajudar a manter o foco nos resultados esperados.
Por exemplo, se sua equipe tende a trabalhar em sprints com prazos mensais contínuos, você pode querer otimizar o processo de opiniões para que seus projetos não fiquem bloqueados no final do mês. Com ferramentas de gerenciamento de projetos como o Dropbox Paper, você pode criar uma lista de tarefas, atribuir tarefas aos membros da equipe e definir datas de vencimento em segundos. À medida que os prazos se aproximam, o Paper enviará notificações automáticas para que você possa ficar por dentro das tarefas do projeto.
3. Use modelos e automações para o fluxo de trabalho sempre que possível
A automação de processos pode ajudar a reduzir o tempo gasto em tarefas manuais ou repetitivas que impedem que você se concentre em atividades mais produtivas.
Com a automação do Dropbox, você configura regras e gatilhos que organizam os arquivos de maneira automática em pastas específicas. Assim, os documentos ficam sempre no lugar certo e você economiza tempo e esforço, já que não precisa classificar nem mover os arquivos manualmente.
Ferramentas como o Dropbox Dash podem ajudar você a agrupar o conteúdo dos seus arquivos, aplicativos, links do navegador e muito mais em uma "pilha" organizada que você pode compartilhar com sua equipe. O Dash usa IA para sugerir novas pilhas e organizar arquivos em coleções baseadas em projetos com base em sua atividade recente.
Os modelos de documentos também aceleram o processo de criação de conteúdo: você pode usar modelos para qualquer coisa, desde especificações de produtos até calendários de conteúdo. Eles são uma ótima opção para garantir que a qualidade do trabalho não diminua, mesmo que você elimine algumas etapas do fluxo de trabalho.
Para facilitar o acesso e o compartilhamento da documentação do processo, o Dropbox oferece um espaço seguro e centralizado para você e os membros da sua equipe. O Dropbox também se integra aos aplicativos que você já usa e adora, como Zapier, Gmail e Outlook, para que você possa manter tudo em um só lugar.
4. Compartilhe conhecimentos e estatísticas
Documente as mudanças e as pesquisas relacionadas ao processo para facilitar a comunicação com membros da equipe novos e atuais. Essa documentação também serve como ponto de referência para a equipe envolvida e garante que todas as pessoas estejam em sincronia e entendam os procedimentos novos.
Elaborar uma documentação também ajuda a agilizar o processo de adoção de um fluxo de trabalho novo. Com acesso a uma documentação clara e precisa, os membros da equipe podem se adaptar rapidamente aos processos novos e incorporá-los à rotina. Por fim, o resultado é uma equipe mais eficiente e eficaz em que todo mundo trabalha para alcançar os mesmos objetivos.
Além disso, manter um registro do seu processo de fluxo de trabalho no Dropbox Paper permite uma integração mais fácil de novos membros da equipe. Ao ter um registro abrangente, os novos funcionários podem rapidamente se atualizar e entender como as coisas são feitas dentro da equipe. Isso reduz a curva de aprendizado para novos recrutas e garante que eles consigam contribuir para a equipe o mais rápido possível.
5. Reúna opiniões
Outras pessoas podem oferecer visões diferentes sobre o processo e dar dicas de melhoria que você pode ter deixado passar. Quando você pede a opinião de um colega de trabalho, supervisor ou outra pessoa que ocupa um cargo semelhante em outra equipe, acaba conhecendo estatísticas e perspectivas valiosas que pode não ter considerado antes.
Se você documentar o processo no Dropbox Paper e compartilhar o documento com os colegas, eles poderão colaborar em tempo real e em qualquer lugar e dispositivo, opinando sobre os pontos fortes e as possíveis vantagens do fluxo de trabalho proposto. Além disso, podem mencionar as partes do fluxo de trabalho que poderiam ser melhoradas ou otimizadas e dar sugestões de melhorias ou ajustes que podem gerar resultados melhores.
A participação das outras pessoas da organização também pode ajudar a garantir a adesão e um bom suporte para o novo fluxo de trabalho. Se você chama as principais partes interessadas para participar do processo de tomada de decisão e pede a opinião delas, aumenta a probabilidade da implementação e da adoção bem-sucedidas do novo fluxo de trabalho.
Dicas para otimizar o fluxo de trabalho
Veja outras dicas para otimizar os processos existentes e melhorar a eficiência operacional:
- Pense em longo prazo: as mudanças que você fizer agora ainda serão eficazes depois que a empresa crescer e se desenvolver?
- Dê espaço à flexibilidade: as situações mudam muito rápido no mundo comercial. Por isso, ter a capacidade de se adaptar e fazer os ajustes necessários é fundamental.
- Otimize com base na prioridade: identifique quais tarefas são essenciais e quais você pode simplificar ou automatizar.
- Registre as mudanças e os processos novos para evitar confusões e garantir que todas as pessoas sigam o fluxo de trabalho corretamente.
- Teste o fluxo de trabalho simplificado antes de implementá-lo para eliminar possíveis problemas pela raiz e deixar o processo o mais eficaz possível.
Fluxo de trabalho otimizado e simplificado com o Dropbox
O Dropbox ajuda você a otimizar vendas, marketing e outros fluxos de trabalho automatizando processos, evitando que você alterne entre aplicativos e liberando tempo gasto durante o processo de opiniões sobre o conteúdo. Ferramentas úteis como o Dropbox Paper permitem que você compartilhe ideias e conteúdo com mais facilidade e obtenha opiniões mais diretas.
O Dropbox se integra aos aplicativos que você já usa para lhe dar todos os componentes essenciais de um fluxo de trabalho simplificado: eficiência e velocidade, clareza e consistência, e estrutura e padronização.
