Finalmente! Depois de meses de idas e vindas, RFPs, ajustes na RFP, ajustes nos ajustes, reuniões com a equipe de marketing, reuniões com a equipe executiva, reuniões com praticamente todos os envolvidos, chamadas de vídeo e uma última colaboração presencial para resolver os últimos detalhes e fechar o acordo, sua agência criativa ganhou um cliente novo. Trata-se de uma conta grande com várias partes dinâmicas, e é ótimo terem chegado a um acordo.
Agora, o verdadeiro trabalho começa.
A primeira etapa: fazer a integração do cliente para que os materiais e o trabalho possam fluir sem problemas. Um processo de integração descomplicado e eficiente fornece uma excelente base para a construção de um projeto bem-sucedido. Um cliente novo ficará bem impressionado com a simplicidade e a consideração de uma experiência sólida e perfeita. Sua equipe saberá que tem todo o necessário para começar, bem como os sistemas para enviar e receber arquivos e pastas adicionais. Os membros também saberão que podem encontrar e acessar o que precisam quando precisam, enquanto empregam práticas de segurança para evitar vazamentos de dados.
Confira algumas estratégias para simplificar ao máximo a integração do cliente.
Padronize o processo de criação e assinatura de contratos
Uma das coisas mais incríveis de conquistar um novo trabalho? Assinar o contrato que torna tudo oficial. Uma das piores partes? Elaborar o contrato.
Com os modelos do Dropbox Sign, no entanto, é simples criar um contrato padronizado uma vez e usá-lo repetidamente. Também é inteligente desenvolver modelos para os diferentes tipos de cronogramas que sua organização usa com frequência. É um sistema testado e comprovado, pronto para uso, para facilitar a integração de clientes.
(E já que estamos aqui, por que não usar os modelos do Dropbox Paper para briefings criativos, projetos de produção de vídeo e outras necessidades também? Esse tipo de trabalho árduo não precisa ser tão, bem, penoso.)
Crie um guia de boas-vindas e defina expectativas
Um cliente novo é como qualquer relacionamento novo: há entusiasmo dos dois lados em relação ao futuro, mas há também certa preocupação com o rumo que tudo pode tomar.
Tendo em vista esses aspectos, é importante dar um bom primeiro passo, criando para isso um guia de boas-vindas especificando o que o cliente deve esperar. O guia pode incluir como a organização opera, informações sobre os diretores e um ou dois aspectos específicos para quebrar o gelo inicial.
Envie-o com segurança e depois oriente-os através do guia. Não se esqueça de incluir listas de verificação para que o cliente entenda o caminho a seguir.
Solicite e receba arquivos (e coloque-os no local correto)
Quando você faz a integração de um cliente, é provável que precise de arquivos dele. Talvez isso signifique alguns de seus materiais existentes ou talvez um volume de dados com informações para sua equipe examinar.
Com solicitações de arquivo, sua equipe pode solicitar arquivos específicos e o cliente pode enviá-los para sua conta, mesmo que ele não tenha o Dropbox. Basta criar uma nova solicitação, inserir alguns detalhes, escolher a pasta onde os arquivos serão enviados, definir um prazo e enviar a solicitação. As solicitações podem ser editadas posteriormente, caso você precise alterar as informações.
Você precisa apenas aguardar a chegada dos arquivos e fechar a solicitação.
Não se esqueça da segurança dos dados
Por sua própria natureza, a integração de um cliente novo incluirá algum nível de dados patenteados compartilhados entre as partes e armazenados em alguns locais. Manter a segurança é fundamental, já que ninguém quer ver esses dados vazarem.
O Dropbox mantém as informações seguras de diversas maneiras. Ele criptografa arquivos com o Advanced Encryption Standard de 256 bits para proteger dados em trânsito entre os aplicativos do Dropbox e seus servidores, enquanto testa constantemente vulnerabilidades de segurança. Com a proteção por senha do Dropbox, somente pessoas com a senha podem acessar o arquivo ou pasta, enquanto definir datas de expiração em um link faz com que ele funcione apenas por um período específico.
A integração de um cliente novo pode e deve ser uma tarefa descomplicada. Com um pouco de reflexão e preparação, o processo pode ser praticamente autônomo. Ao seguir as etapas descritas acima, uma agência pode passar rapidamente pelo processo de integração e entrar logo no processo que interessa: o trabalho criativo em si. Afinal, essa é a melhor parte.
