Então, o que é uma única fonte da verdade?
A fonte única da verdade (SSOT) é um termo dado à prática de reunir todos os dados empresariais em um único local. A ideia é que todos na empresa possam tomar decisões comerciais cruciais com base em dados mutuamente acessíveis. Isso significa que não há silos de trabalho impedindo as pessoas de saberem informações importantes. Se sua empresa trabalhar com uma única versão da verdade, nada será escondido de ninguém e todos estarão na mesma sintonia. Ao manter seus registros acessíveis em um local centralizado, você pode evitar que você e seus colegas se percam em várias versões da verdade/no mesmo arquivo.
Proibindo as mentiras
Só pode ser um bom sinal se sua equipe estiver trabalhando sabendo que certas coisas não podem ser varridas para baixo do tapete ou perdidas por um administrador confuso. É também a maneira ideal de lidar com seus dados e crucial, se esses dados forem recebidos de diferentes direções omnicanal. Considere este lugar como o templo para todas as informações da sua empresa.
Conhecimento é poder. Ter cada vez mais informações para compartilhar com cada membro de sua equipe resulta em maior inteligência comercial. "Verdade” não significa necessariamente que todos os dados que estão em sua única fonte devem ser exatos, mas que, quando visualizados em conjunto, devem fornecer uma visão do seu negócio mais próxima possível da verdade.
Por exemplo, talvez sua marca tenha duzentos mil seguidores, conforme mostrado pelas métricas de mídia social. Mas, quando uma pesquisa é feita, você descobre que um quarto de seus seguidores está em um país para o qual você não faz entregas, e que boa parte deles são bots. Essas duas fontes de informação são necessárias para ter um panorama geral da sua marca e descobrir como remediar essa situação. Por exemplo, agora que você sabe que a maioria dos seus seguidores são internacionais, pode aprimorar seus serviços locais ou considerar seriamente ampliar seus destinos de entrega. Você, portanto, começou a trilhar o caminho para aprimorar os negócios.
Iluminação por meio do gerenciamento de dados
Uma SSOT só pode ser alcançada se todos os seus dados estiverem em uma localização central e com processos adequados que permitam que eles estejam sempre atualizados. Todos podem concordar em colocar seus documentos em uma pasta central, mas e depois? Essa ideia deve ser implementada por todos, garantindo que os dados estejam sempre atualizados e prontos para serem acessados. Considere implementar os seguintes fluxos de trabalho nos processos da empresa:
Trabalhe na nuvem
A nuvem ajudou a transformar o local de trabalho de inúmeras maneiras. Permitindo que você e sua equipe acessem documentos de qualquer lugar e, melhor ainda, sendo eles os mesmos documentos, não versões desatualizadas.
Considere guias internos
É claro que sua equipe conhece a cultura da sua empresa, eles vivenciam isso todos os dias, seja presencialmente ou em ambiente remoto. Ainda assim, pense em quantas vezes você enviou uma mensagem a um colega com uma pergunta que você sabia que já tinha feito antes. “Qual formato de entrega isso deve assumir?”, “para onde devo enviar esta fatura?”, “Bob ainda é responsável pelas contas a pagar” e assim por diante. Reserve um ou dois dias para criar um recurso de documentos que não seja sobre seus clientes ou seu mercado, mas sim sobre como capacitar sua equipe a fazer melhor seu trabalho.
Deixe as coisas claras
Metas trimestrais, receitas e cotas de equipe podem ser importantes, mas falar sobre esses números nem sempre é a maneira mais envolvente de apresentar os dados. Encontre uma maneira melhor de mostrar o progresso do seu negócio, uma que seja fácil de entender e sempre atualizada, para que sua equipe possa ver seu sucesso crescer. Isso pode ser tão simples quanto um documento compartilhado onde as metas são escritas e atualizadas com frequência, para que as equipes possam visualizar sempre que quiserem verificar o progresso.
Pense no panorama geral
Ter dados que podem ser acessados facilmente por quem precisa deles, como em um depósito de dados, não se trata apenas de cultura da empresa, mas sim de processos empresariais melhores. Não é apenas a equipe principal que se beneficia de canais de comunicação abertos. Afinal, é necessário que as partes interessadas e os principais tomadores de decisão saibam tudo que você sabe de cada fonte de dados que usa. A transparência é essencial hoje em dia, não só no CRM e em questões como a responsabilidade social corporativa, mas também na forma como a própria equipe enxerga a marca, e como isso afeta sua fidelidade continuada. Considere tudo isso quando estiver criando a sua fonte da verdade.
Forjando uma fonte de verdade
Cada equipe tem sua própria maneira de fazer as coisas. Ainda que haja uma cultura única na empresa e um conceito geral de processos de trabalho, a equipe financeira não opera seus fluxos de trabalho da mesma forma que a equipe de marketing. Diferentes equipes veem a empresa e seus dados de forma diferente, e todas elas veem a equipe de forma diferente de um CEO (presidente) que tem uma visão muito mais ampla. Uma única fonte da verdade é, dessa maneira, imparcial. Além de impedir duplicações dos mesmos arquivos, o que leva a confusões e contratempos.
O Dropbox pode ajudá-lo a criar uma fonte da verdade, garantindo que apenas as informações mais recentes estejam disponíveis já que tudo é atualizado em tempo real. Com recursos como o histórico de versões no Dropbox, é possível ver o que foi editado e alterado, e se você não gostar da nova versão, basta reverter. Se algo for alterado, os outros membros da equipe com acesso ao arquivo serão notificados. Excluiu acidentalmente alguma coisa da única fonte da verdade e ficou preocupado pensando que não há formas de recuperá-la? Fique tranquilo. O Dropbox permite que você recupere todos os arquivos excluídos nos últimos 30 dias. Dessa forma, você fica tranquilo sabendo que é possível reverter qualquer acidente que possa vir a ocorrer ao trabalhar com seus arquivos.
Você pode até configurar automações para pastas compartilhadas no Dropbox. Eles padronizam nomenclatura, classificação e marcação, o que deixa menos espaço para erros do usuário e minimiza o trabalho da sua equipe.
Equipes diferentes, vários sistemas, uma verdade
Por mais bem informado que você esteja sobre qualquer equipe, processo ou área da sua empresa, há sempre a possibilidade de haver mais detalhes na história. Talvez isso signifique que sua presença on-line não seja tão orgânica quanto você achou que fosse, ou que sua equipe esteja trabalhando a partir de uma versão de um arquivo que você achava que tinha sido atualizada há muito tempo. Uma SSOT é um seguro contra tudo isso. Sejam pessoas ou dados que não estejam mostrando uma imagem clara, sua SSOT pode trazer à tona a verdade e conduzir sua marca de volta à realidade.
