Como melhorar seu comportamento em uma videoconferência

O que é videoconferência?

A videoconferência é qualquer tipo de telecomunicação entre duas ou mais pessoas por vídeo e áudio. Trabalhadores remotos e aqueles que vivem longe de sua família e amigos já são especialistas em videochamadas provavelmente. E, com o número crescente de pessoas trabalhando em casa e remotamente, a comunicação com colegas via videoconferência só está se tornando mais comum.

Por que precisamos saber como nos comportar em uma videoconferência?

Considerando o quão onipresente o software de videoconferência é hoje em dia, alguém poderia pensar que a etiqueta adequada já seria bem compreendida. Embora normalmente não haja problema em fazer FaceTime com familiares ou amigos no conforto da sua cama, esse não é o caso com ferramentas de comunicação no local de trabalho, como o Microsoft Teams, que exigem mais planejamento tanto para fins de decoro quanto de eficácia. Você pode ser um especialista em realizar reuniões no escritório, mas a barreira virtual adicional da videoconferência pode representar um desafio para alguns.

Pode ser fácil se distrair ou perder o foco ao trabalhar em casa, e as reuniões de videoconferência não são exceção. Embora possa ser divertida a cena do cão de um dos membros da equipe entrando na sala, pode ser um pouco inoportuna, também. O mesmo vale para os participantes desengajados que claramente não estão ouvindo nem prestando atenção à reunião.

Regras básicas de comportamento em videoconferências

O primeiro passo para ter videochamadas produtivas é garantir que elas sejam funcionais, tanto do ponto de vista técnico quanto humano. Então, para garantir que você aproveite ao máximo as videoconferências com seus colegas de trabalho, elaboramos uma lista de verificação com algumas das dicas de etiqueta mais importantes para videochamadas:

Verifique com antecedência se sua internet e hardware estão funcionando

Você vai parecer e se sentir irresponsável e pouco profissional se tentar iniciar uma reunião, mas seu microfone ou webcam não estiver funcionando. Quando tiver uma reunião agendada com antecedência, certifique-se sempre com antecedência de que a configuração da videoconferência esteja funcionando, não dois minutos antes do início da reunião. Confira se seu microfone ou fone de ouvido integrado foi detectado pelo software.

Você também deve testar se sua conexão com a internet pode sustentar uma videoconferência. Você não quer ser interrompido em um momento crítico ou no meio da conversa.

Se estiver com dificuldades em sua conexão, muitos aplicativos permitem que você limite a qualidade do vídeo que está recebendo ou desligue-o para que possa participar apenas com áudio. Mesmo que você não esteja no vídeo com todos os outros, ser capaz de se engajar e acompanhar é o mais importante. Tenha em mente que algumas pessoas podem escolher não ligar o vídeo por vários motivos, particularmente se estiverem em um espaço compartilhado com crianças ou bichos de estimação ou simplesmente se não quiserem ser vistas naquele momento. Não tem problema algum.

Vista-se adequadamente

Todos já passamos por isso pelo menos uma vez: sair direto da cama para o laptop para a reunião das 9 da manhã da equipe. Participar de uma reunião de pijama, no entanto, pode não ser a melhor maneira de se apresentar profissionalmente. Se quiser ser levado a sério em uma videochamada, vista-se apropriadamente. Embora você não tenha necessariamente de se vestir formalmente, vista-se bem o suficiente para ser visto pelos colegas da equipe. Não só vai parecer que você se importa, mas usar algo minimamente arrumado pode realmente ajudá-lo a entrar na clima certo para ter uma conversa produtiva e focada com seus colegas.

Encontre um espaço silencioso

Nem todos têm um escritório privado específico para trabalhar em casa, mas é importante que você possa encontrar ou criar um espaço silencioso para uma videoconferência. Mesmo que você não veja seus familiares, colegas de quarto ou animais de estimação vagando enquanto trabalha, alguns dos participantes verão. Então, quando você estiver sentado para uma videoconferência, certifique-se de estar em um lugar onde ninguém possa entrar ou incomodá-lo. Você conseguirá manter a concentração em seus colegas enquanto eles falam e remover qualquer ruído de fundo quando você falar.

Enquadre a cena

Agora que você está vestido e em um lugar privado para sua videochamada, preste atenção no que está ao redor e como tudo fica na câmera.

Toda sua preparação será em vão se seus colegas o virem no escuro ou se só enxergarem uma pilha de pratos sujos na pia. Reserve um momento para limpar e configurar o espaço ao seu redor. Abra as cortinas ou acenda as luzes ou, se o problema for sua decoração desconcertante, use uma tela verde ou um fundo virtual para obscurecê-la. O Google Meet, por exemplo, permite desfocar o fundo ou substituí-lo por uma imagem ou vídeo, sem precisar de tela verde.

Quando não estiver falando, mantenha o microfone mudo

Depois que a reunião finalmente começar, um dos aspectos mais importantes das boas práticas de videochamada é silenciar seu microfone quando você não estiver falando. Mesmo que você tenha encontrado um local silencioso para sua reunião, o microfone ainda vai transmitir o som dos seus movimentos, tosse ou digitação.

A última coisa que você quer é que alguém tenha de se repetir por causa de uma interrupção acidental ou que alguém perceba, não importa quão brevemente, que você está trabalhando em outra coisa no meio da reunião. A maioria dos softwares de videoconferência tem um botão mudo para você ou para a chamada, mas não se esqueça de ativar o som quando estiver falando novamente.

Olhe para a câmera

Quando você está em uma videochamada, pode parecer mais sensato olhar para os feeds de vídeo das outras pessoas na reunião. No entanto, se quiser que outras pessoas na chamada se concentrem em você quando estiver falando, olhe diretamente para a câmera.

Mesmo que você não consiga ver seus colegas, olhar para a câmera ajuda a replicar a sensação de comunicação cara a cara, garantindo que eles prestem atenção e realmente escutem o que você está dizendo. Se quiser vê-los enquanto fala, posicione o vídeo na tela diretamente ao lado da câmera para que ambos estejam na altura dos olhos. Isso não é um problema para a maioria dos laptops, mas talvez seja necessário alterar suas configurações se estiver trabalhando em um desktop.

Preste atenção e mantenha o foco

Claro, quando estiver na videoconferência, a coisa mais importante que pode fazer é focar na reunião que está tendo. É muito mais fácil deixar de prestar atenção em uma reunião por videoconferência do que no escritório. Isso significa que você deve garantir que participará da reunião como se estivesse no escritório, mesmo que esteja sentado no seu quarto com o laptop.

Manter o foco em casa pode ser alcançado da mesma forma que no escritório: por exemplo, fazer anotações pode ajudar você a absorver e responder ao que está sendo discutido. No entanto, você também precisa evitar a tentação de alternar entre outras atividades ou apenas olhar para o celular. Mesmo que você se considere bom em multitarefas, se estiver distraído, não aproveitará muito a reunião em que está.

Como fazer videoconferência de modo eficaz

Depois de dominar os princípios básicos de etiqueta para videoconferências, você não deverá ter problemas para configurar e fazer videochamadas com seus colegas. No entanto, assim como quando você está no escritório, é preciso um pouco mais de esforço para tornar suas videoconferências eficazes e o tempo produtivo. Então, se você estiver planejando reuniões com colegas, certifique-se de ter todos os materiais necessários. Pense em como envolver os participantes em reuniões remotas.

Sempre defina uma pauta

O primeiro passo para tornar qualquer reunião eficaz, dentro ou fora do escritório, é ter uma pauta definida. Só isso já faz uma grande diferença para tornar sua videoconferência um sucesso.

Com o modelo de pauta de reunião disponível no Dropbox, é fácil montar rapidamente uma pauta compartilhável descrevendo os pontos básicos da sua reunião. Os convidados que não puderam comparecer também terão acesso a este documento mais tarde.

Compartilhe arquivos e informações antes da reunião

Se você está esperando informações e colaboração de sua equipe em uma videochamada, é importante dar a eles o contexto para fazer isso. Embora você possa simplesmente passar um papel ou escrever em um quadro branco no escritório, as videoconferências exigem um planejamento mais avançado.

Prepare e compartilhe os arquivos ou documentos necessários antes da reunião, para que seus colegas não fiquem na dúvida. Quando todos estiverem na linha, vocês também podem compartilhar a tela para analisar o documento juntos, para que todos fiquem em sintonia. Melhor ainda, você pode compartilhar o arquivo diretamente do Dropbox na reunião em vídeo, onde os membros da equipe podem adicionar informações em tempo real.

Envie convites com antecedência

No escritório, levar as pessoas para uma sala de reunião pode significar simplesmente ir até a mesa delas e perguntar se elas têm 10 minutos. No entanto, pode ser muito mais difícil chamar a atenção das pessoas trabalhando em casa, mesmo usando o Slack ou outros aplicativos de bate-papo do escritório.

Se você quiser que as pessoas apareçam na sua videoconferência, deverá informá-las com antecedência. Se não o fizer, é provável que não estejam na mesa de trabalho e não tenham tido tempo para ler a pauta. Dê a todos o tempo necessário para se prepararem para a videoconferência, assim, você e toda a equipe ficarão prontos para uma reunião bem-sucedida.

Colaboração por videoconferência

Com as equipes remotas se tornando mais comuns, as videochamadas não são mais apenas um substituto de reuniões; elas estão se tornando a norma para muitas empresas. E, com a videoconferência desempenhando um papel maior em nossa vida pessoal e profissional, usar a tecnologia corretamente é essencial.

Então, da próxima vez que você agendar uma reunião em vídeo para as 10h, siga nossas boas práticas de videoconferência para que sua reunião seja um sucesso. Preparar-se para uma videoconferência ajudará você a envolver sua equipe para participar e, em última análise, impulsionar seu trabalho em equipe on-line enquanto trabalha remotamente.