成为大型组织创意团队的一员意味着要与大量资产、大量资源和大量合作伙伴合作。这很棒，因为这意味着工作可以同时在多个方面进行。一家代理机构正在为一项新活动制作视频。一个工作室正在为即将召开的会议编写一本思想领导力电子书和一位高管的随附演讲稿。一家数字营销公司正在创建一个赞助内容包，将在流行杂志的网站和社交平台上推出。
但这也将事情变得更为复杂，因为可变因素太多。资产需要精心组织且易于查找。合适的人员需要能够访问这些资产，并需要防止恶意行为者看到不应看到的任何内容。外部合作伙伴需要知道他们拥有正确的徽标、字体和演示文稿模板。如果这些简单部分和资产未落实到位且安全无虞，则创建高质量的工作会变得更加困难，尤其是随着外部合作伙伴数量的增加。
如果您是一家大公司创意团队的一员，并就营销资产与多家机构合作，那么您希望建立一个智能化流程。幸运的是，Dropbox 能够帮助系统化地收集、整理和分发品牌资源。
资产系统化
创建资产存储库时首先要考虑的是究竟应包括哪些内容。列出清单。考虑的内容包括徽标、标语、风格指南、消息传递文档、文档模板等。您最好向外部机构提供比您认为他们可能需要的更多资产—这样等待批准的标语或 SVG 文件就不会成为生产过程中的瓶颈。
此后，就是设置文件夹结构。首选考虑顶级文件夹，然后是特定资产所在的子文件夹。也许顶级文件夹还叫做数字资产，其中一个子文件夹用于徽标，另一个子文件夹用于图形标语。接下来，徽标文件夹可以按大小或用途包含徽标子文件夹—当然，您还要告诉他们，该二级标记是团队用于社交的标记，最好对其加以标记并进行系统化，这样在最后一刻就不会出现任何问题。
按项目整理文件
团队项目可靠的文件夹结构是每个项目一个顶级文件夹，并且每次都使用一组一致的子文件夹。使用清晰的命名规则和编号前缀，以便所有人的文件夹顺序保持一致。
要按项目整理存储的文件，请为每个项目创建一个顶级文件夹，然后每次都重复使用相同的子文件夹结构（例如，简报、工作文件、评审和最终稿）。项目文件夹名称要保持一致，例如“2026-01 春季活动”等等，这样才能清晰地进行分类，方便查找。
对于共享文件夹——创建一个顶级“项目”文件夹，然后将每个项目保存在各自的共享项目文件夹中，并仅邀请需要访问该项目的团队成员或机构。使用相同的内部子文件夹（简报、工作文件、审阅、最终版），以便合作者始终知道在哪里放置或找到他们需要的内容。项目结束后，将其文件夹移至“存档”子文件夹，以保持正在进行的工作整洁。
为了高效地组织客户文件，可以使用可以重复使用的以客户为中心的结构——例如，客户 > [客户名称] > [项目名称] > 内部在制品、客户就绪和最终版本。仅共享“客户就绪（或最终）”文件夹，以便客户始终可以看到最新批准的文件，同时您的团队可以将草稿和反馈整齐地保存起来。
标记和收集资产
对于文件夹，确保也使用标签。创建自动化处理文件夹很容易，该文件夹会自动将标签添加至该文件夹中的任何内容，从而使得能够在将来轻松找到相关资产。
Dropbox 允许您使用简单的标签标记文件和文件夹，这样您就可以按标签搜索并快速找到相关资源。您还可以设置一个文件夹，这样添加到其中的任何内容都会自动获得相同的标签，从而随着库的增长保持其井然有序。
例如，将 #DigitalAsset 标签添加至数字资产文件夹意味着该文件夹中的每个资产以及将来添加到任何子文件夹的任何资产均将获得该标签。徽标文件夹的标签 #Logo 也会对该子文件夹中所含的全部内容获得该标签。智能标记系统可以帮助节省以后的时间。
接下来，要将资产置于正确的位置。通过使用文件请求，即使同事们没有自己的 Dropbox，也可以要求他们上传特定的文件，这些文件将自动转至正确的位置。（但他们应该要有自己的 Dropbox！）只需发出文件请求，将其发送出去，然后就会看到资产最终到达应该位于的位置。一切都在正确位置。
安全发送资产
资产库已创建。好的，好的，好的。下一步，将资产分发给需要使用这些资产的合作伙伴或提供对组织内部 Dropbox 访问的权限； 这样外部机构便可使用这些资源。有多种方法可以安全可靠地做到这一点。
使用 Dropbox，可轻松共享文件夹或文件。更好的是，共享的人员可以控制文件夹或文件的查看者和编辑者（有链接者、团队成员或仅收到邀请的人）以及谁可以提供进一步的访问权限。
还可以对文件夹或文件进行密码保护，设置链接到期日，并禁用下载，这样任何人均无法下载共享的材料。
如果您需要限制对客户文件的访问权限，请使用 Dropbox 共享链接，并根据需要设置密码、过期日期或禁用下载等控制措施，同时跟踪查看者活动以加强监督。
为了加强保护，您还可以添加数字水印，使共享内容包含收件人的电子邮件和 IP 地址等详细信息，以防止未经授权的共享。
当然，始终可以查看谁浏览过 Dropbox 帐户中的任何文件夹或文件。
跨远程团队的安全版本控制
为了确保远程团队对营销材料的版本控制，让每个人都使用同一个共享的 Dropbox 文件夹，并将编辑权限限制在应该进行更改的人员。
借助 Dropbox 版本历史记录和文件恢复功能，您可以在文件被覆盖时恢复早期版本，而密码、过期日期和下载限制等共享链接控制措施，可帮助您安全地共享草稿。
另一种方式
第二种选择是使用 Dropbox Transfer 将文件或文件夹的副本发送给外部合作伙伴。
只需单击“共享”下拉列表中的“发送副本”，然后通过链接或电子邮件发送。通过 Transfer，还可以选择对其进行密码保护、设置到期日和接收下载通知，以进一步提高安全性和资产状态的可见性。
组织和分配品牌资源并不困难或可怕。深思熟虑的方法、智能化标记和安全共享有助于任何组织及其营销合作伙伴一同创造精美而富有影响力的作品。
Dropbox 不仅可以存储文件，还可以借助从共享文件夹到 Dropbox Transfer 的各种功能安全地整理文件、控制访问权限，并自信地交付品牌文件。探索 Dropbox 的全部功能，了解它如何帮助您优化整个工作流程。
