Ловушка управления цифровыми активами — и что использовать вместо этого

Большинство маркетинговых и креативных команд используют ту или иную форму системы управления цифровыми активами (DAM). Но если вы когда-либо теряли 15 минут, разбирая неудачно названные папки, или случайно использовали устаревший логотип, вы знаете, что наличие системы DAM не всегда означает, что она подходит вам или вашей команде. 

Возникает вопрос: а оно вам действительно нужно? Возможно, но есть способы сделать МАП менее болезненными.

По своей сути управление цифровыми активами — это то, как вы делаете следующее с вашими творческими активами:

• Хранение
• Упорядочивание
• Доступ
• Поддерживать

Ресурсы включают в себя такие вещи, как фотографии, шаблоны, видеоролики кампаний, файлы дизайна и многие другие ресурсы — в зависимости от вашей отрасли. Настройка DAM должна упрощать совместную работу, повторное использование ключевого контента и сохранение целостности бренда. 

Однако большинство корпоративных платформ DAM слишком громоздки, дороги и сложны для творческих команд, которые просто хотят быстро двигаться вперед и следить за ходом проектов. Если ваша команда постоянно меняет инструменты, ищет ресурсы или дублирует работу, ваш DAM может приносить больше вреда, чем пользы.

В этом руководстве мы обсудим скрытую проблему с программным обеспечением DAM, о которой никто не говорит: оно может вам не понадобиться.

Dropbox не является DAM и не пытается заменить ее. Однако если вы ищете более легкую и интуитивно понятную альтернативу хранилищу файлов с такими умными инструментами, как Dropbox Dash, то это надежный вариант. Таким образом, вы сможете упростить свою повседневную работу, сохраняя при этом творческие ресурсы организованными, доступными и удобными для совместного использования (без дополнительных затрат). 

5 преимуществ использования систем DAM

Никто не говорит, что DAM должен повторить судьбу додо, и это нужно не только крупным агентствам с творческими командами из 20 человек — любая маркетинговая или творческая команда, жонглирующая активами, может выиграть от большего порядка. 

Правильные системы могут уменьшить хаос, сэкономить время и заставить всех работать по одному сценарию. Вот как:

1. Последовательность бренда

Наиболее очевидным преимуществом является то, что системы DAM защищают от несоответствий. Будь то новейший логотип, фотография продукта или последние правила бренда, хранение всей информации в одном месте помогает поддерживать ее чистоту и актуальность.

Если вы всегда придерживаетесь бренда, все выглядят более профессионально, а ваши клиенты получают лучший опыт. Больше никаких устаревших логотипов, прокрадывающихся в новые презентации, и никаких нетипичных цветов, используемых в предвыборных материалах.

2. Экономия времени

Благодаря продуманной системе наиболее часто используемые файлы всегда будут у вас под рукой — больше не придется просматривать бесконечные папки или повторно загружать вложения из Slack. Это, вероятно, самое существенное преимущество DAM в деловом смысле.

Все дело в том, чтобы избавиться от 5–10-минутных задержек, которые накапливаются в течение дня. Прибавьте эти сбережения за неделю, месяц или год — и вы получите часы или даже дни дополнительной производительности вашей команды.

3. Сотрудничество

Центральный источник достоверной информации означает, что дизайнеры, маркетологи, создатели контента и любые другие заинтересованные лица работают с одним и тем же файлом, а не с несколькими его различными версиями, циркулирующими в цепочках электронных писем.

Больше не нужно гадать, какая версия файла правильная, а значит, передача данных между командами станет более плавной. Независимо от того, передает ли творческая группа полномочия медиа-команде или происходит какая-либо иная перестановка, подразделениям становится проще работать вместе.

4. Простое повторное использование существующих активов

Системы DAM помогут вам не допустить того, чтобы ваши выдающиеся работы погрязли в цифровой пыли. Используя правильную систему, можно легко находить и повторно использовать высокоэффективный контент — будь то изображение из прошлой кампании или проверенный шаблон.

Доступность ресурсов в DAM, возможно, с помощью специальных коллекций для определенных людей в вашей команде, снижает необходимость в доработке, поскольку хорошая работа хранится и готова для повторного использования, дополнения или просто просмотра для вдохновения.

5. Журнал аудита/история версий

Когда вам приходится иметь дело с отзывами и одобрениями, история версий станет вашим лучшим другом. DAM позволяет вам увидеть, что изменилось, кто внес изменения, и при необходимости выполнить откат. Это делает совместную работу более эффективной и облегчает достижение контрольных точек кампании.

Самое важное в контрольных журналах и истории версий — это подотчетность. Легко увидеть, кто что загрузил, когда и другие подробности прямо в системе. Это даст вам защиту от любых ошибок.

Реальность такова, что эти преимущества существенны, но они не требуют дорогостоящего DAM корпоративного уровня со сложными разрешениями и крутой кривой обучения. Легкий и интуитивно понятный инструмент, такой как Dropbox, может обеспечить тот же эффект, не замедляя работу вашей команды.

5 проблем традиционных инструментов DAM

Управление цифровыми активами должно облегчить жизнь, особенно творческим и маркетинговым командам. Тем не менее, при использовании многих традиционных систем DAM может возникнуть ощущение, что вы боретесь с инструментом вместо того, чтобы работать над своим списком дел. 

Иногда корпоративные DAM-системы тормозят вас. Вот несколько наиболее серьезных проблем, с которыми сталкиваются команды:

1. Сложность и крутые кривые обучения

Некоторые платформы DAM настолько перегружены функциями, что для загрузки файла вам понадобится сеанс обучения. Они предназначены для управления на уровне предприятия, но не для повседневных нужд быстро развивающихся маркетинговых команд.

Большинству творческих групп не нужны возможности корпоративных DAM-систем, а это значит, что если в вашей системе есть эти функции, они просто используются не в полной мере (или не используются вообще), так что вы в любом случае никогда не получите от них полной отдачи.

2. Плохой пользовательский интерфейс или непоследовательная структура

Когда ваша система похожа на электронную таблицу из 2005 года, поиск нужной информации напоминает решение головоломки. Навигация по запутанным меню или неудобным интерфейсам также может остановить творческий рабочий процесс. Это творческий криптонит.

Творческие команды реагируют иначе, чем технические команды, которым может понравиться поле данных, подобное Матрице. Для руководителей команд в этих областях важно иметь наглядную и интуитивно понятную платформу, чтобы извлечь из них максимальную пользу.

3. Накладные расходы на техническое обслуживание

Многим традиционным инструментам DAM требуется штатный администратор или ИТ-специалист для управления пользователями, устранения проблем с метаданными и поддержания работоспособности системы. Это приемлемо для глобальных брендов, но невыгодно для небольших команд, работающих над несколькими проектами одновременно.

Благодаря упрощенной системе управления цифровыми активами рабочие группы могут контролировать данные самостоятельно. Dropbox поможет вам маркировать и сортировать файлы, загружаемые в облачное хранилище, что упрощает поддержание хорошо организованной единой системы.

4. Отсутствие гибкости

Негибкая структура папок, ограниченные возможности сортировки и отсутствие возможности быстрого предварительного просмотра визуальных файлов? Это становится камнем преткновения для команд по дизайну и контенту, которым нужно работать быстро и наглядно, а не тратить время на расшифровку названий файлов.

Большинство корпоративных платформ DAM действуют скорее как база данных, а не как библиотека, которая визуально представляет контент. Это почти как смотреть на список файлов вместо того, чтобы увидеть, что представляет собой каждый файл, что существенно влияет на эффективность.

5. Стоимость

DAM-ы стоят недешево. В совокупности с настройкой, обучением и постоянной поддержкой полнофункциональная корпоративная DAM может поглотить бюджет, который можно было бы потратить на активы кампании, развитие команды или что-то еще.

Если вы не используете последовательно все функции системы DAM и не расширяете границы ее возможностей, вы действительно теряете в плане ценности. Зачастую более дешевые альтернативы предлагают большую ценность для творческих групп.

Dropbox предлагает облачное хранилище с функциями совместной работы, которые предназначены для обычных рабочих групп, а не только для ИТ-отделов. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу, гибкой структуре и удобным функциям предварительного просмотра для творческих специалистов наше решение помогает командам управлять своими ресурсами без каких-либо дополнительных усилий.

CMS и DAM — в чем разница?

Легко спутать CMS (систему управления контентом) с инструментом DAM (управление цифровыми активами), особенно когда вы совмещаете и то, и другое. Но в творческом рабочем процессе они служат совершенно разным целям:

• CMS помогает вам управлять и публиковать актуальный контент— например, записи в блогах, целевые страницы, веб-тексты и медиафайлы, которые уже одобрены и опубликованы.
• DAM — это место, где ваша команда хранит, организует и получает доступ к необработанным креативным файлам— логотипам, шаблонам, ресурсам кампаний, видео, файлам дизайна и всему, что вы используете, чтобы творить волшебство.

Подумайте об этом так: CMS = куда отправляется контент после завершения его разработки. DAM = место, где контент находится в процессе разработки (и после нее тоже). Большинству маркетинговых команд нужны оба варианта, но если вы не крупная компания, вам может не понадобиться мощная система DAM. 

Если рабочая группа хочет просто сохранять организованность, поддерживать единообразие файлов и иметь возможность находить нужную версию дизайна, то платформа с удобными возможностями упорядочения, такая как Dropbox, прекрасно решит эти задачи, существенно уменьшив трудности, затраты и неэффективность.

Простые способы управления цифровыми активами с помощью Dropbox

Если вы еще не знали, традиционные DAM-системы могут оказаться избыточными для быстро развивающихся творческих и маркетинговых команд. Вот тут-то и появляются облегченные альтернативы DAM, которые упрощают процесс.

Вот несколько способов, с помощью которых Dropbox обеспечивает все основные функции управления цифровыми активами без сложностей, необходимости обучения или высоких затрат:

• Встроенный журнал версий и автоматическое управление разрешениями: Dropbox позволяет вам видеть, что именно было изменено, когда произошло изменение и кем оно было внесено. Вы также можете легко задавать и настраивать разрешения для файлов и папок всего несколькими щелчками мыши.
• Никакого сложного обучения: творческие команды могут сразу приступить к работе, не нуждаясь в специальной подготовке или ИТ-отделе для настройки. Он достаточно интуитивно понятен для фрилансера или индивидуального предпринимателя, но при этом достаточно масштабируем для полноценного агентства.
• Выгодный бюджет: независимо от того, работаете ли вы в небольшой внутренней команде или являетесь полноценным творческим отделом, тарифные планы Dropbox гибкие и предлагают множество опций для индивидуальных пользователей, команд и корпоративных пользователей.
• Универсальные инструменты поиска и искусственного интеллекта: не помните имя файла? Никаких проблем! Универсальный поиск на базе искусственного интеллекта в Dropbox Dash просматривает содержимое файлов, а не только их имена, что позволяет мгновенно находить нужные ресурсы.
• Гибкие изменяемые коллекции содержимого: стеки в Dash позволяют группировать связанные файлы, ссылки и материалы в централизованном общедоступном пространстве, не изменяя исходного расположения файлов. Это очень удобно, например, для креативных директоров, которым может потребоваться составить коллекцию утвержденных изображений продукта, чтобы дизайнеры могли выбирать из них при выполнении задания.

Если вашей команде нужен более простой способ оставаться организованной, быстрее работать и сотрудничать без хаоса, Dropbox предоставит вам все преимущества DAM — без лишних хлопот.

Используйте Dropbox для удобного управления творческими ресурсами

Не каждая творческая команда нуждается (или хочет) в мощной системе DAM, на внедрение которой уходят недели, а на обслуживание — целая армия. Вам просто нужен простой способ находить то, что вам нужно, делиться этим и продолжать работу над проектами — без хаоса.

Dropbox предлагает вам именно это: безопасный, удобный и простой способ управления вашими цифровыми активами — без дополнительного программного обеспечения или сложного обучения, только более разумное сотрудничество, более быстрые обработки и более плавный рабочий процесс.

Используйте инструмент, который действительно подходит творческим натурам, и поддерживайте слаженность рабочей группы без лишних трудностей администрирования. Если вы готовы отказаться от лишнего и управлять своими ресурсами как профессионал, выберите тарифный план или опробуйте Dropbox бесплатно уже сегодня.