Compartir archivos sin cifrar es como enviar una carta personal en una postal: cualquiera que la intercepte puede leer su contenido, poniendo en riesgo tus registros financieros, datos de clientes y documentos legales.
Y la amenaza no hace más que crecer. Los ciberataques son cada vez más frecuentes e implican más costes: McKinsey predice un aumento del 300 % en los daños causados por ciberataques para 2025 en comparación con 2015. Mientras tanto, las empresas trabajan con más archivos confidenciales que nunca, lo que convierte la seguridad en una necesidad imperiosa, no en un lujo.
Por eso el cifrado no es opcional, es esencial. Con el cifrado de extremo a extremo (E2EE) integrado, el servicio para compartir archivos seguro y estrictos controles de acceso, Dropbox te ofrece total confianza al enviar archivos confidenciales, manteniendo alejados a los hackers, los usuarios no autorizados y protegiéndote frente a las fugas de datos.
¿Te interesa? Sigue leyendo para descubrir cómo Dropbox facilita el intercambio de archivos cifrado.
Cómo protege tus archivos el cifrado
El cifrado garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder a tus archivos, eliminando así los problemas de piratas informáticos, usuarios no autorizados y filtraciones de datos que comprometan documentos financieros, contratos legales u otros datos confidenciales.
Antes de ver cómo enviar archivos cifrados de forma segura en Dropbox, aquí tienes una breve descripción de cómo funciona y por qué es imprescindible para las empresas que trabajan con información confidencial.
¿Qué es el cifrado?
El cifrado es una forma de mantener los archivos protegidos convirtiéndolos en código. Solo las personas que posean la clave correcta podrán desbloquear y leer los archivos. Sin la clave, los archivos permanecen bloqueados y no se pueden leer.
Para quienes tienen la tarea de proteger los datos empresariales, el cifrado no es solo un complemento útil, sino una parte vital de la seguridad para proteger los datos.
Por lo tanto, el cifrado es esencial para gestionar el riesgo reputacional, prevenir pérdidas financieras y evitar sanciones regulatorias en tu sector.
¿Cómo funciona el cifrado?
Existen dos métodos principales de cifrado: uno utilizado para compartir archivos y otro para almacenarlos.
- Cifrado de extremo a extremo (E2EE): cuando se comparten archivos, los archivos almacenados en carpetas E2EE se cifran antes de salir de un dispositivo. Si se interceptan, nadie (ni siquiera Dropbox) podrá leer los datos. Es una excelente opción para empresas que trabajan con documentos altamente confidenciales, como instituciones financieras, bufetes de abogados y organizaciones sanitarias.
- Cifrado en reposo/en tránsito: en el almacenamiento de archivos, el cifrado en reposo protege los datos mientras están almacenados en servidores en la nube, haciéndolos ilegibles para usuarios no autorizados. El cifrado en tránsito mantiene los archivos protegidos mientras se transfieren entre dispositivos y servidores, evitando la interceptación. Esto protege los archivos durante los flujos de trabajo normales.
El cifrado en reposo y en tránsito son protecciones estándar del almacenamiento en la nube, pero el cifrado de extremo a extremo (E2EE) aporta una seguridad adicional para las empresas que necesitan privacidad total, lo que proporciona una protección mucho más sólida y otras ventajas empresariales.
Por qué el cifrado es importante para las empresas
El cifrado no es solo una medida de seguridad. Aquí tienes algunas razones clave para usarlo en tu negocio:
- Cumplimiento más sencillo: cumple sin problemas con el RGPD, HIPAA y otras normativas de seguridad gracias al cifrado integrado.
- Mejor protección de los datos: prevén fugas, filtraciones y ciberataques, y protege la información empresarial confidencial.
- Colaboración eficiente: garantiza la seguridad del trabajo remoto protegiendo los datos compartidos entre equipos y socios externos.
Dropbox reúne cifrado, un servicio para compartir archivos seguro y funciones de colaboración sencillas en una práctica herramienta.
6 formas de compartir archivos cifrados de manera más segura
Los retos en materia de seguridad de datos se vuelven más complejos a medida que la empresa crece, ya que hay más empleados que comparten archivos externamente, normativas de cumplimiento más estrictas y amenazas cibernéticas crecientes.
Con Dropbox, el cifrado es sencillo, escalable y está integrado en tu flujo de trabajo, incluso al enviar archivos fuera de tu organización. Aquí te explicamos cómo hacerlo con un solo clic:
- Coloca los archivos confidenciales en una carpeta con cifrado de extremo a extremo o crea una nueva y haz clic en Cifrar esta carpeta de extremo a extremo
- Proporciona a los destinatarios una clave segura para acceder a la carpeta.
- Comparte la carpeta con ellos, sabiendo que solo los usuarios autorizados pueden descifrar los datos.
Consulta la página de la función E2EE para obtener más información sobre cómo cifrar tus archivos en Dropbox antes de enviarlos, así como otras funciones que mejoran la seguridad a las que tendrás acceso al registrarte para obtener una cuenta empresarial de Dropbox.
A continuación te indicamos seis maneras de lograr que el intercambio de archivos cifrados sea aún más seguro en Dropbox:
1. Utilizar un enlace para compartir para controlar el acceso
Sube tu archivo y genera un enlace para compartir cifrado al que solo podrán acceder los destinatarios autorizados. Resulta útil en muchos casos, como cuando los equipos financieros necesitan compartir informes financieros de forma segura con personas ajenas a la empresa, para mantener la información privada y facilitar el trabajo en equipo.
2. Establecer una fecha de vencimiento para los enlaces
Dropbox también permite añadir una fecha de vencimiento a los enlaces compartidos, de modo que el acceso se revoca automáticamente después de un tiempo determinado. Esto significa que un equipo de marketing puede enviar un documento de campaña a un cliente que ya no será accesible una vez finalizado el proyecto. También es una buena práctica de seguridad asegurarse de que los enlaces compartidos acaben caducando.
3. Añadir una contraseña
Un método de autenticación probado y verdadero. Añadir una contraseña a tus archivos compartidos en Dropbox para garantizar así que solo las personas autorizadas puedan abrirlos es muy sencillo. Esto resulta ideal para equipos legales que envían contratos privados. Pueden compartirlos con sus clientes de forma segura, sin el riesgo de que se intercepte información confidencial.
4. Añadir una marca de agua digital
Una útil función de seguridad de Dropbox permite añadir marcas de agua a los archivos. Estas marcas de agua pueden mostrar la dirección IP del destinatario, su correo electrónico o la hora en que accedió al archivo. Un buen ejemplo es cuando un fotógrafo muestra las primeras fotos a un cliente. Puede añadir una marca de agua para impedir que otros las utilicen o compartan las fotos sin permiso.
5. Restringir o permitir el acceso mediante permisos de usuario
Dropbox te permite establecer permisos detallados para controlar quién puede ver, editar o descargar archivos. Esto significa que los equipos de RR. HH. pueden restringir el acceso a los registros de los empleados, para asegurarse de que solo los gerentes autorizados puedan ver los documentos privados. También facilita a los administradores del sistema la configuración de permisos y garantiza que nadie tenga acceso que no necesita.
6. Monitorear la actividad de los archivos
Los administradores también pueden realizar un seguimiento de cuándo se abre, se visualiza o se descarga un archivo desde la Consola de administración de Dropbox. Por ejemplo, un equipo de diseño que comparte archivos de propiedad intelectual podría querer controlar el acceso y garantizar que los activos confidenciales permanezcan protegidos. Esto añade una capa adicional de seguridad para evitar el acceso no autorizado a todos tus archivos.
Envía archivos cifrados con Dropbox
Mantener los datos empresariales protegidos no debería ser complicado. Tanto si trabajas con registros financieros como con datos de clientes o documentos legales, debes mantener la información confidencial protegida sin que ello afecte a tu flujo de trabajo.
Aquí es donde entra en juego Dropbox. Con cifrado de extremo a extremo (E2EE) integrado, intercambio seguro de archivos y controles de acceso personalizables, puedes mantener seguro el trabajo de tu equipo y, al mismo tiempo, mantener la productividad. Sin pasos adicionales, sin concesiones: simplemente una seguridad impecable diseñada para crecer con tu negocio.
Prueba el intercambio de archivos cifrado en Dropbox y comprueba cómo la seguridad y la sencillez van de la mano.
Preguntas frecuentes
Utiliza un servicio para compartir archivos seguro como Dropbox que ofrezca cifrado de extremo a extremo para carpetas y archivos, además de otras funciones de seguridad.
Cifra los documentos antes de compartirlos y utiliza un servicio para compartir archivos seguro que ofrezca controles de acceso y otras funciones de seguridad.
Sí, siempre y cuando el dispositivo tenga instalado el software de descifrado necesario.
No, se puede acceder a los archivos cifrados y utilizarlos como si fueran archivos normales.
