I PDF sono tanto comuni quasi quanto le e-mail. Ideali sia per il lavoro che per il tempo libero, sono di facile utilizzo sia per i contratti che per la lettura di riviste. I vantaggi principali che i file PDF offrono alle aziende rientrano in tre categorie importanti.
Probabilmente, potresti inviare un PDF al computer di 20 anni fa dei tuoi nonni e loro sarebbero in grado di aprirlo senza problemi: infatti, è un formato di file piuttosto affidabile.
I PDF sono essenziali sia per le piccole sia per le grandi imprese. Hai un documento importante? Puoi utilizzare Dropbox Sign per una firma legalmente vincolante. Visto? I PDF si stanno già rivelando utili per la tua azienda!
Inoltre, l’utilizzo dei PDF per la tua attività offre molti altri vantaggi…
I PDF offrono una compatibilità migliore
La grande compatibilità dei PDF è certamente molto apprezzata, ma quanto sono compatibili effettivamente? La risposta non può che essere “molto”. Se tra mille anni un alieno trovasse un laptop, è molto probabile che potrebbe caricarvi un PDF senza alcuna difficoltà.
Grazie alla resilienza di questo formato, convertire i file in PDF può essere un ottimo modo per mettere in sicurezza il tuo lavoro finito. Per aiutarti a iniziare, abbiamo creato degli strumenti online gratuiti che ti consentono di convertire i file da Word, PPT, JPG o PNG a PDF, senza bisogno di un account Dropbox.
Come avrai capito, il concetto di compatibilità può essere vago e difficile da definire. Presentiamo dunque alcuni casi pratici in cui l’utilizzo dei PDF, così compatibili, incrementa l’efficienza e migliora il flusso di lavoro di un’azienda.
1. Apri sempre i documenti senza problemi
Non tutte le aziende utilizzano gli stessi sistemi e questo rappresenta un problema nel momento in cui si condividono file.
La soluzione? I PDF. Praticamente tutti possono aprirli sul proprio computer o sui propri dispositivi, eliminando così una fonte di frustrazione dalla propria giornata. Prova!
2. Conquista il mondo con molteplici lingue e script
I PDF mettono a disposizione un traduttore universale, facilitando notevolmente la collaborazione globale.
Durante la fase di creazione, lettura o condivisione, forniscono supporto offrendo più lingue, script e alfabeti diversi. Di’ addio alle barriere linguistiche e dai il benvenuto a un’attività internazionale senza problemi.
3. Sfrutta il potere della persuasione durante le vendite e le presentazioni
I PDF sono semplici da inviare e consentono a tutti di vedere comodamente la tua coinvolgente presentazione.
Inoltre, è possibile arricchire i PDF con collegamenti ipertestuali che portano il lettore ad altri documenti e file fondamentali per concludere la trattativa. È come condividere una mappa del tesoro con tutte le informazioni necessarie per un esito positivo.
4. Ottimizza il flusso di lavoro grazie alle integrazioni delle app
Non serve essere esperti di tecnologia per comprendere che le proprie app preferite e i PDF sono fatti le une per gli altri.
Molte app includono la funzionalità “Salva come” o “Esporta” in PDF, che consente di convertire i contenuti in un formato affidabile. Si ottiene così un formato universale per tutte le creazioni digitali.
5. Spingi al massimo la collaborazione e di’ addio ai compartimenti stagni
Questo potentissimo formato permette di promuovere la collaborazione e l'efficienza e, inoltre, di mantenere un fronte compatto.
I PDF rappresentano un mezzo incredibile per la comunicazione tra i vari reparti: consentono di condividere facilmente documenti importanti e assicurano così che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda, senza più compartimenti stagni.
I PDF funzionano su telefono o computer, sia Windows sia macOS, e su altre tecnologie o sistemi operativi: la loro compatibilità, infatti, li rende un formato molto affidabile, indipendentemente dal dispositivo utilizzato.
Anche Dropbox contribuisce alla compatibilità grazie a potenti funzionalità di conversione. Per scoprire come convertire file in PDF, consulta “Come convertire file Dropbox”.
I PDF offrono una sicurezza dei dati eccezionale
Nei PDF, è possibile impostare una funzionalità di sicurezza per impedirne la condivisione, l'esecuzione di copie, la stampa o altro. La sicurezza è forse la funzionalità del formato più promettente per le aziende, in quanto tiene lontani gli occhi indiscreti o semplicemente rende impossibile la visione accidentale.
In un PDF, le tabelle delle retribuzioni, le informazioni lavorative, i dati personali, i dati sensibili dei clienti e molto altro sono al sicuro da occhi indiscreti. La sicurezza dei PDF può aiutare la tua azienda nei modi descritti di seguito.
6. Proteggi i dati come un vero agente segreto
I PDF dispongono di una funzionalità micidiale: la crittografia. È sufficiente applicare le impostazioni e i dati sono sotto chiave.
Le persone fidate a cui è stato fornito il codice possono accedere e visualizzare file segretissimi, ma sei tu ad avere il controllo su chi ottiene il lasciapassare. È il meglio delle funzioni e della tecnologia, con in più l’efficienza high-tech.
7. Salvaguarda l’integrità dei documenti
Quando si tratta di proteggere i file da modifiche indesiderate, i PDF hanno una marcia in più.
Grazie alla presenza di un’ampia gamma di impostazioni di sicurezza, puoi proteggere i documenti importanti, come i contratti, rendendoli inaccessibili alle persone non autorizzate.
8. Conquista maggiore fiducia come professionista
Gli ID digitali e i certificati sicuri danno ai file un'aurea di veridicità.
Aggiungendo firme digitali ai PDF, ti presenti come consulente affidabile, con un marchio di autenticità ufficiale. Addio scetticismo! I destinatari, infatti, sapranno che i tuoi PDF sono validi.
9. Attribuisci grande importanza alla discrezione
I PDF rappresentano un valido aiuto a favore della proprietà intellettuale, del copyright o di notizie interessanti soggette a restrizione.
Le funzionalità di sicurezza consentono di proteggere i contenuti preziosi o sensibili. Non devi più preoccuparti di accessi non autorizzati o fughe di dati accidentali: tutto è al sicuro fino al momento della grande rivelazione.
10. Coltiva il tuo guru del GDPR interiore
I PDF consentono di trattare dati sensibili, proteggere la privacy ed essere conformi a quanto richiesto dalle autorità di regolamentazione.
Contribuiscono alla conformità alle importanti norme sulla protezione dei dati, garantendo il rispetto della legge ed evitando fastidiose sanzioni, un rischio a cui le aziende sono ampiamente esposte.
Per maggiore sicurezza, puoi archiviare i PDF e molti altri tipi di file sul tuo account Dropbox.
Scegli un piano Dropbox e conserva tutti i tuoi file con una crittografia sicura.
I file PDF hanno dimensioni molto ridotte e sono facilmente comprimibili
I PDF sono di dimensione ridotta, per cui, in questo formato, un intero romanzo intacca a malapena il tuo spazio di archiviazione cloud. Quindi, sono estremamente compatti! Nel Progetto Gutenberg, il famosissimo romanzo Guerra e pace occupa meno di 5 MB. È per questo che i PDF sono il formato che va per la maggiore.
La dimensione ridotta dei PDF li rende un formato pratico per la vasta documentazione delle transazioni dei clienti, i loro profili o, semplicemente, per la cronologia dei dati. La dimensione ridotta dei file può aiutare le aziende come segue.
11. Ottimizza per una distribuzione rapida
I PDF sono i velocisti del mondo digitale e sfrecciano nel Web grazie al loro formato agile.
Sconfiggi la lentezza di Internet o i problemi di compatibilità dei file. Con i PDF, i destinatari ricevono documenti, immagini o altri contenuti senza alcuna difficoltà. Metti il turbo agli allegati!
12. Gestisci lo spazio di archiviazione cloud
Grazie ai PDF, non devi attendere il caricamento di file pesanti o tollerare che occupino il tuo prezioso spazio di archiviazione.
Durante il trasferimento, il caricamento o il download dei fidati PDF, questi file si comporteranno come agili acrobati che si librano senza alcuno sforzo nel tuo Dropbox.
13. Gestisci i team come macchine ben oliate
I PDF fanno sì che i team siano ben coordinati, grazie alla rapida sincronizzazione degli aggiornamenti nell'account Dropbox.
Supponiamo che qualcuno aggiorni un PDF a una versione nuova e importante o apporti altre modifiche stilistiche. Indovina un po’? La condivisione e la sincronizzazione dei PDF sono un gioco da ragazzi. Non occorre più premere un pulsante per aggiornare.
14. Lavora da qualsiasi luogo
Grazie alla ridotta dimensione dei file, è possibile lavorare sul proprio documento senza difficoltà.
I PDF sono la salvezza degli imprenditori individuali e dei nomadi digitali, soprattutto in caso di connessioni Internet meno affidabili o con larghezza di banda inferiore. Niente più disagi.
15. Condividi i tuoi contenuti con il mondo
I PDF sono uno degli strumenti migliori per raggiungere il numero maggiore di persone e ottenere la massima visibilità.
Che si tratti di un’inserzione di lavoro, un video interessante o materiale che desideri condividere attraverso una mailing list, i PDF sono il formato ideale. Puoi diffonderli ovunque con la certezza che praticamente tutti possano scaricarli e visualizzarli.
In generale, la dimensione ridotta dei PDF li rende gestibili. I file di piccole dimensioni possono contribuire ad aumentare la produttività, risparmiare spazio e semplificare l’interazione con i file. I PDF possono contenere molto in un pacchetto minuscolo.
Esistono svantaggi nell'uso dei PDF?
L'uso dei PDF non presenta molti inconvenienti per le aziende, ma è possibile che le funzionalità vantaggiose di questi file comportino talvolta delle criticità. Alcuni dei possibili svantaggi dell'uso di PDF nelle aziende sono i seguenti:
- I PDF possono essere difficili da modificare, anche se ciò non rappresenta un problema con le funzionalità integrate di Dropbox per la modifica dei PDF, disponibili in tutti i piani
- Una presentazione effettuata su un PDF può risultare meno coinvolgente rispetto a una su slide
- L'aspetto epistolare di un PDF può renderlo difficile da leggere, in quanto spesso occorre scorrerlo molto.
Pertanto, esistono un paio di possibili problemi nell’uso dei PDF, ma sono di facile gestione. Dato che i vantaggi superano gli svantaggi, difficilmente i PDF cadranno in disuso in breve tempo.
Per lavorare più proficuamente con il formato PDF nella tua azienda, leggi “Lunga vita ai PDF”, un documento che dimostra come le funzionalità di Dropbox possono aiutarti a ottenere il massimo dai tuoi file.
Sfrutta al meglio i tuoi file con Dropbox
La dimensione, la sicurezza e la compatibilità rendono i PDF eccellenti per il lavoro. Se si utilizzano PDF o qualsiasi altro tipo di file, Dropbox consente di sfruttarli al meglio. È lo strumento perfetto per un'ottima azienda.
Offre uno spazio di archiviazione intuitivo per i dati e funzionalità di collaborazione adatte a ogni organizzazione. Scegli un piano e incrementa la produttività con Dropbox per ottenere il massimo dai tuoi file PDF.
