Устранение сложностей в работе удаленных сотрудников
Эффективное управление командой имеет решающее значение для организации бесперебойной работы и взаимодействия удаленных и офисных сотрудников, которыми вы руководите дистанционно. Разумеется, на словах виртуальными рабочими группами управлять проще, чем в жизни. Регистрация входа в систему и учет времени занятости в разных часовых поясах и разных режимах работы — непростая задача. К этому добавляется проблема формирования доверия в удаленной рабочей группе, участники которой не имеют возможности личного общения. Иными словами, сделать так, чтобы сотрудники чувствовали, что их ценят, может показаться почти невыполнимой задачей. Развитие корпоративной культуры в виртуальной среде не менее важно, чем внедрение эффективных рабочих процессов.
Невозможность личного присутствия, безусловно, влияет как на сотрудников, так и на рабочие процессы. У удаленных сотрудников, которые не присутствуют в офисе, может возникать ощущение, что они не являются полноценными членами команды. Жители других стран, работающие полностью в удаленном режиме, могут также ощущать значительный культурный барьер между собой и коллегами. Чтобы устранить эти сложности, рекомендуем руководителям удаленных рабочих групп следующее:
- Содействовать виртуальному формированию команды
- Регулярно организуйте персональные встречи в Zoom с каждым сотрудником.
- Рассказывайте о причинах просьб и вопросов.
- Устанавливайте правила общения.
- Предоставляйте сотрудникам возможность как полностью автономной, так и коллективной работы.
- Выходите на контакт с четкими целями.
- Делитесь информацией об успехах, чтобы каждый понимал, что работает для достижения общей цели.
При отсутствии личного взаимодействия высока вероятность того, что многие ключевые ценности вашей корпоративной культуры отойдут на второй план. Ваша задача — не допустить этого. К счастью для вас, есть множество отличных инструментов, которые вам помогут.
Связь с удаленными сотрудниками с помощью информационных технологий
Без сомнения, информационные технологии совершенно необходимы для этой цели, но правильно ли вы их используете? Электронная почта — это отличное средство коммуникации, но когда ваша главная роль заключается в обеспечении коллективного взаимодействия, у вас может просто не быть лишнего времени. Не тратьте его впустую на сообщения электронной почты, когда другие электронные инструменты предоставляют столько полезных и удобных возможностей для удаленного сотрудничества.
Системы мгновенного обмена сообщениями
Каждый сотрудник должен иметь возможность использовать систему мгновенного обмена сообщениями. Такие сервисы, Zoom или Slack,, обеспечат вашим сотрудникам возможность быть на связи в режиме 24/7, что особенно удобно при работе в разных часовых поясах. Системы мгновенного обмена сообщениями могут стать идеальным постоянным атрибутом любого рабочего места: дома, в офисе или в кафе. Постоянная связь в режиме реального времени исключительно важна для управления как удаленными рабочими группами, так и коллективом в целом.
Важное «правило нарушителей правил» обмена мгновенными сообщениями — попытаться нарушить так называемые правила. Хотя непринужденное общение на нерабочие темы в какой-то момент почти неизбежно, такое товарищество также является важным аспектом виртуального тимбилдинга. Поэтому, в разумных пределах, имеет смысл не пытаться подавлять открытость этих каналов коммуникации.
Светские беседы, которые коллеги любят проводить лицом к лицу, можно и нужно воспроизводить виртуально, насколько это возможно, и это также может повлиять на мотивацию команды. По возможности убедитесь, что все участники находятся в одном групповом чате, чтобы каждый чувствовал себя вовлеченным, и убедитесь, что новые сотрудники всегда представляются виртуально. Видеозвонки — отличный способ сделать это, так как каждый может сопоставить свое лицо с псевдонимом. Что приводит нас к следующему:
Видеоконференции
Если вы не закоренелый интроверт, отсутствие личных встреч может повлечь негативные последствия. Разумеется, мессенджеры — это прекрасно, но коллективная работа ориентирована на формирование полноценных отношений, которых невозможно достичь через текстовые сообщения. Не стоит забывать, что значительную часть общения составляют невербальные средства коммуникации. Поэтому использование видеоконференцсвязи с участниками рабочей группы должно стать привычкой с самого первого дня.
Процесс адаптации всех удаленных сотрудников должен быть основан на использовании видеосвязи или регулярных телефонных звонков, а не на безликом и беззвучном потоке сообщений электронной почты. Регулярно общайтесь с вашими удаленными сотрудниками по видеосвязи индивидуально или во время встреч рабочей группы. Например, Zoom идеально подходит для этого. Помимо реального живого общения по видеосвязи эта платформа обеспечивает возможность показа информации на экране и совместной работы с документами непосредственно через Dropbox.
Именно такие дополнения к вашим стандартным инструментам помогут вам сэкономить больше времени в долгосрочной перспективе и постоянно оставаться в курсе происходящего. Сделайте так, чтобы ваши сотрудники относились к видеоконференциям, как к любым другим форматам встреч, и имели все необходимое для того, чтобы их организовывать и принимать в них участие. Кстати, никто не утверждает, что все встречи должны проводиться исключительно с серьезной целью. Подумайте о проведении коллективных встреч через Zoom по пятницам по аналогии с совместным обедом или посиделками в баре в конце рабочей недели.
Учет времени
В отсутствие офисной системы контроля удаленные сотрудники легко могут забыть о времени или ответственности. Даже когда участники рабочей группы работают где-то неподалеку, сам факт отсутствия в офисе может вызывать ощущение, что вы находитесь не совсем в центре событий. Обучите участников рабочей группы ведению учета рабочего времени, чтобы каждый знал, что он несет ответственность за учет своего рабочего времени и выполняемую работу. Это позволит вам правильно организовать рабочее время и участников рабочей группы согласно их квалификации по разным часовым поясам.
Обязательно назначьте руководителей групп удаленных сотрудников, чтобы обеспечить четкость структуры. Устанавливайте понятные требования и контролируйте выполнение каждым участником поставленных перед ним задач. Благодаря фиксированному рабочему времени у вас всегда будет возможность организовать кого-то для связи с удаленными сотрудниками. Для этой роли подойдет один из вышестоящих удаленных сотрудников, чей рабочий день начинается по окончании вашего.
Беглый обзор
После организации учета рабочего времени необходимо обеспечить эффективную работу команды. И здесь вам очень пригодятся средства управления задачами. Dropbox — это незаменимый инструмент управления проектами, который позволяет создавать понятные и быстро обновляемые списки заданий. Вы можете устанавливать сроки сдачи с автоматическими напоминаниями, которые никому не позволят отстать от графика. А благодаря четкой централизованной постановке всех задач вы будете знать, что все сотрудники в курсе происходящего и понимают свою ответственность. Управление удаленными командами требует предоставления актуальной информации всем сотрудникам, поэтому централизация важных задач способствует правильной организации рабочих процессов.
Инструменты для удаленной работы
Никто не любит добираться на работу в переполненном поезде или через раздражающие пробки в час пик, но при этом поездка на работу не утрачивает своей важной роли. Хотя зачастую это связано с неприятными эмоциями, ежедневные поездки на работу психологически готовят вас к рабочему процессу и, что самое важное, физически разграничивают личную жизнь и профессиональную деятельность. Для тех, кто работает из дома, границы между работой и домом могут стираться, когда обеденный стол превращается в офис. Но соблюдение рабочего дня также и в формате дистанционной работы помогает сбалансировать работу и личную жизнь.
Dropbox — это идеальное решение для удаленной работы, позволяющее сотрудникам выполнять все свои задачи в единой рабочей среде. Когда сотрудники готовы приступить к работе, они просто регистрируются в системе. В конце для они так же просто выходят из системы, тем самым сообщая, что рабочий день окончен. Это не только удобно, но и создает благоприятную обстановку для удаленной работы. Поэтому, хотя вы пользуетесь одним и тем же ноутбуком для работы и досуга, соблазны типа социальных сетей можно блокировать в рабочее время.
Упрощение рабочего процесса
При распределении команд по всему пространству вполне естественно, что рабочие процессы также могут оказаться разбросанными. При отсутствии общего офиса виртуальным командам легко не хватает единых рабочих процессов. Не позволяйте этому случиться — слаженная работа является важнейшей частью команды любого размера и типа.
Dropbox Paper позволяет сотрудникам редактировать документы и совместно работать в режиме реального времени, благодаря чему у вас не будет бесконечного обмена автономными копиями файлов, которые легко могут потеряться. Шаблон для проведения мозгового штурма помогает удаленным рабочим группам совместно разрабатывать идеи. А удобные шаблоны для протоколов совещаний упрощают их проведение вне зависимости от часовых поясов.
А те удаленные сотрудники, которые подключаются к совещанию после его начала, могут войти в курс дела за считаные секунды. Интеграция с Dropbox структурирует и упрощает работу со множеством таких замечательных рабочих приложений, как Adobe Acrobat и Zapier. Больше не нужно тратить время на переключение между программами или устройствами: с инструментами для совместной работы все стало гораздо проще.
Советы по управлению удаленными рабочими группами
Информационные технологии — это замечательная вещь, но их возможности не безграничны. Основой эффективного управления удаленными рабочими группами является отношение и настоящий командный дух. Вы создаете пространство для виртуального тимбилдинга, развивающее у сотрудников ощущение единства, независимо от часового пояса или места, где они работают?
Вот несколько важных моментов, связанных с правильной организацией удаленной работы в компании.
Будьте настоящей командой
Этот совет может показаться слишком очевидным, но, чтобы быть командой, нужно по-настоящему к этому стремиться. Удаленные сотрудники должны быть в курсе всей переписки, всех обновлений и всех событий, затрагивающих тех, кто работает в офисе. Это жизненно важно для формирования чувства коллектива при удаленной работе: никто не должен быть изолирован, даже если он работает в одиночку из дома.
Эффективная коммуникация достигается благодаря осознанию того, что обе стороны в равной степени заинтересованы. Узнайте,как общаться с удаленной командой и дать своим виртуальным сотрудникам знать, что у них есть голос и присутствие в вашем офисе. Это может быть что угодно: от поздравлений с днем рождения для всей компании до обсуждения этих вопросов на еженедельных собраниях команды. Виртуальное управление командой не должно создавать никаких препятствий на вашем пути. Если ваша внутренняя команда может пригласить кого-то, будь то стажер или соучредитель, для быстрой личной встречи, убедитесь, что ваша виртуальная команда тоже может это сделать. Видеозвонки и синхронизации не обязательно планировать за несколько дней или делать их слишком важными. Их главная цель — дать всем понять, что их команда сплочена, доступна и готова помочь.
Не допускайте превращения удаленных сотрудников в товар
Очень легко может возникнуть ощущение, что удаленных сотрудников можно использовать когда и как угодно, но такое отношение должно пресекаться на корню. Постоянно укрепляйте сплоченность команды. Стройте полноценные отношения между всеми членами коллектива, чтобы обеспечить такие же тесные контакты между удаленными сотрудниками, как между теми, кто физически работает в одном пространстве. К работе с удаленными сотрудниками ни в коем случае нельзя относиться как к задаче, требующей дополнительных усилий.
Не допускайте, чтобы с удаленными сотрудниками взаимодействовал только кто-то один: они должны быть интегрированы в рабочий коллектив наравне со всеми остальными. В конечном итоге управление удаленными сотрудниками не должно влиять на реальные ценности и усилия, которые вы предпринимаете, чтобы взаимодействовать как единая команда. Они должны только усиливать такое единство и сделают это, если вы предоставите им все необходимое.
Команда, вперед!
Поэтому, если ваша компания собирается работать удаленно, убедитесь, что вы действительно готовы к этому. Развитие корпоративной культуры жизненно необходимо в любом офисе, и роль такого развития возрастает вдвойне, когда офис начинает охватывать виртуальное пространство. В первую очередь убедитесь, что удаленная команда действительно является командой и каждому ее участнику постоянно доступны инструменты для совместной работы, которые расширяют его возможности.
