Лучшие практики организации и распределения ресурсов бренда

Быть частью творческой команды крупной организации означает работать с большим количеством активов, ресурсов и партнеров. Это замечательно, поскольку означает, что работа может вестись на нескольких фронтах одновременно. Одно агентство снимает видеоролик для новой кампании. Студия работает над электронной книгой по лидерству мысли и сопроводительной речью руководителя для предстоящей конференции. Компания цифрового маркетинга создает пакет спонсируемого контента, который будет запущен на веб-сайте популярного журнала и в социальных сетях.

Но это также усложняет ситуацию, потому что рабочий процесс состоит из множества подпроцессов. Необходимо обеспечить удобную организацию и хранение документов, чтобы уполномоченные лица могли с легкостью получить доступ к ним. И нужно позаботиться о безопасности, чтобы материалы не попали в руки злоумышленников. Сторонним партнерам необходимо предоставить актуальный вариант логотипа, шрифт и шаблон макета. Если эти простые требования не соблюдены, сложно наладить эффективную работу, особенно когда у вас много внешних партнеров.

Если вы часть творческой группы в крупной компании и работаете с рекламными агентствами над маркетинговыми материалами, необходимо с умом организовать рабочий процесс. К счастью, благодаря Dropbox можно с легкостью систематизировать сбор, объединение и публикацию материалов бренда.

Систематизация материалов

При создании хранилища прежде всего необходимо решить, какие именно материалы будут в нем размещены. Для этого следует составить список. Рекомендуем включить в него логотипы, слоганы, руководства по стилю, документы для обмена сообщениями, шаблоны документов и т. д. Лучше предоставить внешним агентствам больше материалов, чем, по вашему мнению, может понадобиться — тем меньше вероятность, что рабочий процесс встанет из-за одного слогана или SVG-файла.

Затем нужно создать структуру папок. Создайте папки верхнего уровня, в которых будут храниться вложенные папки с конкретными документами. Например, можно создать папку верхнего уровня под названием «Цифровые материалы» и добавить в нее отдельные подпапки для логотипов и баннеров со слоганами. Если пойти еще дальше, то в папке с логотипами могут быть подпапки для логотипов по размеру или типу использования. Главное, не забудьте сообщить сотрудникам, что этот дополнительный товарный знак предназначен для использования в социальных сетях. Но лучше всего создать специально помеченную папку, чтобы не возникало вопросов в самый последний момент.

Организация файлов по проектам

Надежная структура папок для командных проектов предполагает наличие одной папки верхнего уровня на каждый проект, с неизменным набором подпапок. Используйте четкую систему именования и нумерованные префиксы, чтобы папки сохраняли одинаковый порядок для всех пользователей.

Для организации сохраненных файлов по проектам создайте для каждого проекта папку верхнего уровня, а затем используйте ту же структуру подпапок каждый раз (например, Brief, Working files, Reviews и Final). Называйте папки проектов единообразно — например, «Весенняя кампания 2026-01» и так далее — чтобы они были упорядочены и их было легко найти.

Для общих папок создайте папку верхнего уровня «Проекты», затем храните каждую инициативу в отдельной общей папке проекта и приглашайте только тех членов команды или организации, которым необходим доступ к этому проекту. Используйте одни и те же внутренние подпапки (Brief, Working files, Reviews, Final), чтобы соавторы всегда знали, куда поместить или найти то, что им нужно. Когда проект завершается, переместите его папку в подпапку «Архив», чтобы не захламлять активную работу.

Для эффективной организации клиентских файлов используйте структуру, в которой сначала указывается клиент, и которую можно повторять — например, Клиенты > [Название клиента] > [Название проекта] > Внутренняя незавершенная работа, Готовые для клиента файлы и Финальный вариант. Предоставляйте доступ только к папке «Готово к отправке клиенту» (или «Финальная версия»), чтобы клиенты всегда видели самые последние утвержденные файлы, а ваша команда могла аккуратно хранить черновики и отзывы.

Добавление тегов и сбор материалов

Обязательно используйте для папок теги. Вы можете создавать автоматизированные папки, которые будут по умолчанию добавлять тег ко всем помещенным в них файлам. Это облегчит поиск материалов в будущем.

Dropbox позволяет помечать файлы и папки простыми тегами, что позволяет осуществлять поиск по тегам и быстро находить связанные ресурсы. Вы также можете создать папку, чтобы все добавленные в нее файлы автоматически получали один и тот же тег, что позволит поддерживать порядок в вашей библиотеке по мере ее роста.

Например, добавление тега #DigitalAsset в папку «Цифровые активы» означает, что каждый актив в этой папке, а также все, что будет добавлено в любую подпапку в будущем, получит этот тег. Добавление #Logo в папку Logo приведет к тому же результату для всего содержимого этой подпапки. Интеллектуальная система маркировки экономит время в дальнейшем.

Теперь нужно разложить материалы по папкам. Используя запрос файлов, предложите коллегам загрузить документы в облако. Они автоматически попадут в нужное место, даже если у отправителей нет собственного аккаунта Dropbox. (А зачем обходиться без аккаунта?) Создайте запрос, отправьте его, и материалы появятся там, где нужно. Все на своих местах.

Только для ваших глаз

Управление разрешениями, т. е. владением материалами, их редактированием и просмотром, зависит от ваших потребностей в каждом конкретном сценарии. В любом случае это несложно. Изменение уровня доступа, его отмена или предоставление новым пользователям и многие другие действия можно выполнить одним щелчком мыши.

Кроме того, шифрование корпоративного уровня в Dropbox, а также возможности защиты паролем помогают обеспечить безопасность и сохранность материалов — независимо от того, кто имеет к ним доступ.

Для безопасного хранения конфиденциальных проектов и файлов в облаке, размещайте их в папке Dropbox, доступ к которой возможен только по приглашению. Когда вы делитесь файлами, принимайте меры безопасности. Установите защиту паролем и сроки действия ссылок, управляйте загрузками, а также используйте историю просмотров, чтобы контролировать доступ и быстро отзывать разрешения.

История версий и восстановление файлов также могут помочь восстановить предыдущие версии, если файлы были изменены или удалены.

Безопасная отправка содержимого

Итак, хранилище материалов создано. Следующий шаг — их отправка партнерам или предоставление доступа к корпоративному хранилищу Dropbox, чтобы внешние агентства могли пользоваться ресурсами. Для этого есть множество безопасных и надежных способов.

С Dropbox легко поделиться папкой или файлом. Сотрудник, предоставляющий к ним доступ, контролирует, кто может их просматривать и редактировать, например участники рабочей группы, получатели ссылки или приглашенные пользователи. Также можно разрешить им открывать доступ для других.

Кроме того, вы можете защитить паролем папки и файлы, установить срок действия ссылок и отключить загрузку, чтобы никто не мог загрузить размещенные материалы.

Если вы хотите ограничить доступ к файлам клиентов, используйте общие ссылки с такими средствами контроля, как пароли, сроки действия или отключение возможности загрузки. Вы также можете следить за тем, кто и когда просматривал файлы.

Для дополнительной защиты можно добавлять в общие файлы цифровые водяные знаки, например адрес электронной почты и IP-адрес пользователя, для которого эти файлы предназначены. Это поможет предотвратить несанкционированное распространение.

И, конечно, вы в любой момент можете узнать, кто просматривал любые папки или файлы в аккаунте Dropbox.

Надежный контроль версий для удаленных команд

Для обеспечения контроля версий маркетинговых материалов в удаленных командах используйте общую папку Dropbox для всех сотрудников и ограничьте доступ к редактированию только теми, кто имеет право вносить изменения.

История версий и функция восстановления файлов в Dropbox позволяют восстанавливать более ранние версии, если файлы были перезаписаны. А средства защиты общих ссылок, такие как пароли, сроки действия и ограничения на загрузку, помогают безопасно обмениваться рабочими материалами.

Альтернативный способ

Второй вариант — использовать Dropbox Transfer для отправки копии файла или папки внешнему партнеру. 

Просто выберите «Отправить копию» в раскрывающемся списке «Поделиться» и отправьте получателю ссылку или сообщение электронной почты. В Dropbox Transfer также можно защищать отправляемые файлы паролем, устанавливать для них срок действия и получать уведомления о загрузке. Это позволяет обеспечить дополнительный уровень безопасности и контролировать статус документов.

Организация и отправка ресурсов бренда может быть простой и удобной. Продуманные методы, грамотное использование тегов и безопасный обмен данными помогут любой организации и ее маркетинговым партнерам создать качественный и привлекательный продукт.

С Dropbox вы можете не только хранить файлы, но и организовать работу с ними, контролировать доступ и безопасно делиться фирменными материалами, используя весь спектр наших инструментов — от общих папок до Dropbox Transfer. Познакомьтесь со всеми функциями Dropbox и узнайте, как они могут помочь оптимизировать ваши рабочие процессы.