Являются ли асинхронные совещания будущим работы?

У нас с вами появляется все больше гибких способов организации труда, включая гибридные рабочие группы и рабочие группы Virtual First. По данным исследования PwC, после пандемии 83 % сотрудников захотели хотя бы один день в неделю работать удаленно.

Поскольку все больше предприятий переходят на удаленную работу, технологии для связи и совместной работы становятся все более востребованными. Видеосовещания — традиционный метод поддержания связи и взаимодействия удаленных команд.

Однако они могут проходит хаотично, не говоря уже о том, что слишком частое проведение совещаний чересчур утомительно. Медленное интернет-соединение, повторяющиеся разговоры и общая неэффективность — вот лишь некоторые проблемы, с которыми сталкиваются удаленные работники при проведении видеовстреч.

В действительности исследование от Atlassian показало, что встречи неэффективны в 72 % случаев. 80 % респондентов опроса Atlassian даже заявили, что могли бы работать более продуктивно, если бы тратили меньше времени на встречи —особенно если они не дают результата или заканчиваются предложением провести еще одну. Никто не хочет встречаться только для того, чтобы назначать новые встречи.

Как же можно воспользоваться преимуществами виртуальных встреч, не жертвуя производительностью, вовлеченностью команды и связью? Введение: асинхронные («асинхронные») встречи.

Давайте начнем с основ... что означает слово «асинхронный»?

Асинхронная коммуникация подразумевает, что один сотрудник (или группа) предоставляет информацию, а получатели дают ответ с задержкой во времени.

Классическим примером асинхронной коммуникации является электронная почта: сообщения не требуют немедленного ответа, и в переписке бывают пробелы или задержки.

Проще говоря, асинхронное совещание не проходит в режиме реального времени. В какой-то степени оно организовано и запланировано, но не требует четкого расписания. Коммуникация может быть односторонней (предварительно записанное учебное видео, например) или интерактивной, как в видеосообщениях по требованию.

Асинхронные видеосовещания не транслируются в прямом эфире. Вместо этого они записываются, чтобы их можно было посмотреть в будущем. 

В чем разница между асинхронными и синхронными совещаниями?

Вероятно, вам интересно, что отличает асинхронные встречи. Если вы уже какое-то время работаете удаленно, то, скорее всего, большинство ваших встреч были синхронными. Такие совещания проводятся в режиме реального времени и требуют от всех участников активности.

Как и асинхронные совещания, синхронные совещания позволяют взаимодействовать с коллегами и клиентами из любого уголка мира. Тем не менее, синхронные совещания планируют заранее, а запись встречи не всегда просматривают в будущем.

Подведем итоги:

• Синхронные встречи проходят в реальном времени — видеоконференции в реальном времени видео Zoom и на аналогичных платформах требуют двустороннего общения между участниками. Сотрудники совместно просматривают представленные в ходе заседания материалы и сразу же комментируют их.
• Асинхронные встречи — это полная противоположность: они не транслируются в прямом эфире, и общение не происходит в режиме реального времени. Асинхронные видеоконференции записываются и публикуются, чтобы можно было поделиться контентом и просмотреть его позднее.

В чем преимущества асинхронных встреч?

Асинхронные встречи открывают новые возможности для предприятий в плане внедрения инноваций и более гибкой организации труда. Давайте рассмотрим несколько причин, по которым асинхронные совещания могут принести пользу вашему бизнесу.

Повышение гибкости

Асинхронные совещания — это неотъемлемый процесс в работе гибридных, распределенных и виртуальных удаленных рабочих групп. Избегая неудобств, связанных с личными встречами, компании могут расширить свой кадровый резерв и возможности подбора персонала за пределами офиса.

Такой подход также позволяет работать в разных часовых поясах и на разных платформах. Если ваши клиенты находятся в других странах, вам не придется беспокоиться о том, что встреча запланирована на слишком раннее время для одной рабочей группы и слишком позднее для другой!

Если нет необходимости в немедленном реагировании, члены команды менее склонны к выгоранию при наличии конкурирующих стрессов и требований к их графику работы.

На личном уровне асинхронный подход демонстрирует, что вы доверяете участникам своей рабочей группы. Он показывает вашу уверенность в том, что они могут выполнять задачи без постоянного контакта с начальством или менеджерами.

Вы сможете восстановить контроль над своим расписанием и освободить время, которое вы тратили бы на обязательные встречи (которые могут пройти продуктивно, а могут и нет!). А участники рабочей группы могут просматривать видеосовещание в удобном для них темпе.

Рост производительности

В сравнении с синхронным общением и его, казалось бы, бесконечным потоком уведомлений, в асинхронной работе меньше прерываний.

Поскольку вы можете просматривать асинхронный контент в удобное для вас время, у вас есть возможность наверстать упущенное на видеовстрече, когда вы чувствуете себя наиболее продуктивно или когда вы в подходящем состоянии, чтобы сфокусироваться на чем-то важном.

В то же время асинхронные встречи позволяют вам внедрить проактивный подход вместо простого реагирования на ситуацию в работе и при взаимодействии с коллегами. Вам не придется в спешке смотреть видео или под давлением коллег придумывать быстрые ответы в ходе обсуждения проблемы.

Без усталости после встречи, которую вы можете испытывать после видеозвонков в прямом эфире, вы будете более свежими и подготовленными. Когда вам дадут возможность смотреть асинхронную встречу с полным вниманием — и у вас будет возможность приостановить или перемотать видео — любая обратная связь, которую от вас ожидают, будет более четкой и целенаправленной.

Кроме того, асинхронные совещания позволяют принять участие в обсуждениях большему количеству сотрудников. Во время синхронных видеозвонков множество голосов или доминантные личности могут заглушить более спокойных участников рабочей группы. Асинхронный формат способствует более активному вовлечению всех коллег в обсуждение и более продуктивному сотрудничеству.

Ну так что, правда, что будущее за асинхронными собраниями?

Исследование компании Buffer, проведенное в 2020 г., показало, что 20 % удаленных работников сталкиваются с трудностями при взаимодействии и общении со своими коллегами. С тех пор специалисты Buffer ежегодно повторяли свое исследование и выяснили, что проблемы с взаимодействием и коммуникацией у удаленных работников с каждым годом снижаются, упав до значения 15 % в 2023 г. Тем не менее, для того, чтобы работать удаленно в составе коллектива стало еще удобнее, нужно приложить определенные усилия.

Решением проблемы могут стать асинхронные совещания (если вы о них что-нибудь слышали). Они отменяют многие ограничения, свойственные синхронным мероприятиям, и предоставляют коллективу больше гибкости. Асинхронные совещания помогут вам внедрять инновации и адаптировать свой бизнес в эпоху, когда культура трудовых отношений существенно меняется, а повышение продуктивности работы оказывается непростой задачей.

Важен баланс между синхронными и асинхронными встречами.

Синхронные встречи не обязательно полностью заменять, но они также не должны быть вашим приоритетом. Некоторые члены команды и клиенты могут предпочесть личное общение записанным видео. Кроме того, вам следует учитывать задержку во времени реагирования, связанную с асинхронными совещаниями для проектов со сжатыми сроками.

В идеале вам следует найти баланс в использовании различных инструментов, которые позволят вашему бизнесу развиваться в соответствии с вашими долгосрочными целями. Начните с поиска способов сокращения ненужных встреч и отталкивайтесь от этого.

Позвольте Dropbox помочь вам избавиться от ощущения синхронизации во время совещаний

Поскольку удаленная и гибридная работа является неотъемлемой частью рабочего пространства, видеоконференции стали нормой для многих компаний. Но это не значит, что на каждой видеоконференции всем нужно отказываться от инструментов, чтобы не упустить важную информацию.

Dropbox можно без труда интегрировать с распространенными решениями для видеоконференций, такими как Zoom и Microsoft Teams, что упрощает автоматическую загрузку любых записей встреч в облачное хранилище. Просто создайте в Dropbox специальную папку для таких записей и отправьте ее своим коллегам, чтобы они могли смотреть видео из нее когда угодно и где угодно.

Ваши команды, как близкие, так и удаленные, будут вам благодарны за то, что вы позволили им контролировать свои графики и сосредоточиться на выполнении работы, а не на посещении совещаний, не требующих их немедленного внимания.