Table of contents
- Что такое офбординг фрилансеров?
- Почему списки дел для увольнения сотрудников не полностью охватывают работу фрилансеров
- Список дел по завершению работы с фрилансером — 8 шагов для защиты файлов проекта
- Как управлять доступом к конфиденциальным общим данным?
- Можно ли устанавливать уровни доступа к файлам в общем доступе?
- Могу ли я проверить, кто получал доступ к общим документам?
- Что делать, если файлы проекта были изменены, удалены или перезаписаны?
- Как Dropbox помогает вам безопасно завершить сотрудничество с фрилансерами
- Закройте проект, не теряя контроль над работой
Фрилансеры помогают маркетинговым рабочим группам работать быстрее и с большей гибкостью. Они могут разработать кампанию, отредактировать видео, подготовить коммерческое предложение, написать план запуска или помочь с работой для клиентов, когда вашей рабочей группе нужны дополнительные руки.
Но когда работа заканчивается, проект не считается по-настоящему завершенным, пока файлы не вернутся на свои места, а доступ не будет очищен. Фрилансер может иметь доступ к такой информации, как:
- Папки
- Сводки
- Черновики
- Финальный экспорт
- Общие ссылки
- Счета
- Файлы клиента Dropbox
- Конфиденциальное содержимое проекта
Если доступ останется открытым после завершения контракта, вы можете потерять контроль над тем, что было предоставлено, кто по-прежнему может это редактировать и где находится финальная версия.
Наш список дел по завершению сотрудничества поможет вам закрывать работу с фрилансерами и подрядчиками, оставляя меньше места для догадок. С Dropbox вы можете собирать итоговые файлы, удалять доступ, проверять общие ссылки и сохранять проект так, чтобы его было легко найти позже. Выберите тарифный план и упростите процесс отключения сотрудников.
Что такое офбординг фрилансеров?
Отключение фрилансера — это процесс завершения работы по контракту, включающий получение итоговых результатов, сохранение контекста проекта, урегулирование административных задач и удаление доступа к файлам, папкам, инструментам или общим ссылкам. Эта задача становится всё более распространённой: по данным опроса McKinsey за 2022 год, до 36 % работающих американцев считают себя фрилансерами или независимыми работниками.
Отключение фрилансеров похоже на процесс отключения сотрудников, но чаще всего оно ориентировано на конкретный проект. Вместо расчета зарплаты, льгот и внутренних процедур отдела кадров отключение фрилансера обычно сводится к нескольким практическим вопросам:
- У вас есть все финальные файлы, за которые вы заплатили?
- Знает ли ваша рабочая группа, где находятся рабочие файлы?
- Может ли фрилансер по-прежнему просматривать, редактировать или скачивать конфиденциальное содержимое проекта?
Хороший список дел по завершению работы с фрилансером дает вам повторяемый способ ответить на эти вопросы, прежде чем проект исчезнет в папке с непонятным названием.
Почему списки дел для увольнения сотрудников не полностью охватывают работу фрилансеров
Не следует отправлять на рассмотрение процедуру увольнения сотрудников для фрилансеров. Стандартный контрольный список для оформления увольнения сотрудника обычно включает вопросы, касающиеся корпоративного имущества, доступа к внутренним учетным записям, проведения выходного интервью, окончательного расчета и передачи знаний.
Эти шаги могут быть полезны, но фрилансеры создают иной вид риска. Фрилансеры часто работают с:
- Папки компании
- Рабочие пространства Personal
- Вложения в сообщения электронной почты
- Ссылки для пересылки файлов
- Инструменты для творчества
Пока проект активен, у них может быть доступ на редактирование, однако после итоговой передачи результатов такой доступ им может уже не понадобиться. А если общая ссылка остается активной, содержимое проекта может оставаться доступным даже после того, как вы удалите кого-либо из папки.
Именно поэтому при завершении работы с фрилансером важно замкнуть цикл работы с содержимым — собрать выполненную работу, сохранить доступ для нужных людей и удалить доступ у тех, кому он больше не нужен.
Список дел по завершению работы с фрилансером — 8 шагов для защиты файлов проекта
Используйте этот список дел для завершения сотрудничества всякий раз, когда заканчивается работа с фрилансерами, подрядчиками или агентствами. Вы можете адаптировать его для дизайн-проектов, маркетинговых кампаний, результатов работы для клиентов Dropbox, редактирования видео, консалтинговых услуг и любых проектов, в которых внешние специалисты работают с Business содержимым. Вот как сделать это правильно:
1. Подтвердите, что проект Готово
Прежде чем удалить доступ, убедитесь, что вся работа действительно выполнена. Подтвердите окончательный объем работ, дату сдачи, оставшиеся редакции, итоговый счет, а также любые детали использования или лицензирования, указанные в договоре.
Это также подходящий момент, чтобы задать простой вопрос при передаче дел: «Может, позже нам понадобится что-то, чего пока нет в итоговой папке?»
Это могут быть рабочие файлы, необработанный видеоматериал, шрифты, заметки об исследованиях, редактируемые шаблоны, исходные файлы, настройки экспорта или документация. Изучите договор и примите решение.
2. Создайте одну итоговую папку с результатами работы
Собирайте данные проекта в одном месте в облачном хранилище, которым управляет ваша рабочая группа. Итоговая папка может содержать следующее:
- Утвержденные конечные файлы
- Исходные файлы и рабочие файлы
- Контракты, счета и краткие описания
- Заметки со встреч и журналы решений
- Отзывы клиентов Dropbox или заинтересованных сторон
- Экспортированные версии для сдачи
С помощью общих папок вы можете хранить файлы проекта вместе и управлять тем, кто может просматривать или редактировать их. Dropbox также позволяет настраивать разрешения для общих файлов и папок, включая доступ на просмотр и редактирование.
3. Подтвердите владение нужными вам файлами
Убедитесь, что итоговые файлы хранятся в месте, контролируемом компанией, а не только в рабочем пространстве самого фрилансера. Это особенно важно для редактируемых файлов, которые вашей рабочей группе может потребоваться использовать повторно.
Например, не останавливайтесь на готовом PDF-файле, если в следующем квартале вам понадобится редактируемый файл дизайна. Не довольствуйтесь итоговым экспортом видео, если для будущего редактирования потребуются файл проекта, подписи, аудиодорожки или необработанные клипы.
Цель — обеспечить, чтобы работа оставалась ценной и удобной в использовании после завершения части фрилансера.
4. Сохраните контекст проекта, пока он не исчез
Одни только файлы не всегда рассказывают всю историю. Попросите фрилансера предоставить короткую сопроводительную заметку, в которой поясняется следующее:
- Где хранятся итоговые файлы
- Какой файл является утвержденной финальной версией
- Какие инструменты, шаблоны или плагины использовались
- Что изменилось за последнюю редакцию
- Любые известные проблемы, открытые вопросы или дальнейшие шаги
Большинство фрилансеров привыкли делать это, и такой подход помогает избежать множества дополнительных вопросов в дальнейшем, особенно когда участнику команды нужно возобновить работу над проектом спустя месяцы после окончания контракта.
5. Проверьте разрешения для папок и файлов
Затем проверьте, кто может получить доступ к папке и что можно с ней делать. Во время активного проекта фрилансеру может потребоваться доступ на редактирование. После доставки им может понадобиться доступ только для просмотра на короткий период проверки или доступ не понадобится вовсе.
Общие файлы и папки Dropbox позволяют назначать роли, такие как владелец, редактор и читатель. Роль «Может редактировать» позволяет пользователю добавлять, редактировать, удалять, публиковать или скачивать файлы в папке, а роль «Может просматривать» позволяет пользователю просматривать, скачивать, публиковать файлы и оставлять комментарии, но не добавлять, редактировать или удалять их.
6. Удаление доступа фрилансера к общим файлам и папкам
После закрытия проекта удалите доступ к общим файлам и папкам, которые больше не нужны фрилансеру. В Dropbox удаление участника из общей папки означает, что этот участник теряет доступ к папке и к файлам, которые в ней содержатся. Вы также можете выбрать, сохранит ли он копию папки, но эта копия больше не будет синхронизироваться с другими аккаунтами.
Это часть списка дел, которую иногда называют «отзывом доступа», что звучит довольно драматично. Однако в повседневной жизни всё проще — просто удалите доступ, когда работа завершена.
7. Проверьте общие ссылки, пароли, сроки действия и скачивания
Удалить человека из папки не всегда охватывает все способы, которыми был предоставлен доступ к файл. Общие ссылки заслуживают отдельной проверки. Найдите ссылки, отправленные для проверки, утверждения, доставки клиентам или пересылки файлов. Решите, какие ссылки следует оставить, у каких должен истечь срок действия, а какие нужно удалить.
Dropbox поддерживает общие ссылки с такими средствами управления, как защита паролем и срок действия, а администраторы рабочей группы могут задавать срок действия по умолчанию для общих ссылок рабочей группы. После истечения срока действия ссылки пользователь, перешедший по ней, увидит, что срок действия ссылки истек.
Этот этап особенно важен для содержимого под эмбарго, невыпущенных творческих работ, файлов с ценами, стратегических документов, списков пользователей и всего, что подпадает под соглашение о неразглашении.
8. Заархивируйте проект и задокументируйте его закрытие
После очистки доступа заархивируйте проект в месте, где ваша рабочая группа сможет найти его позже. Добавьте короткую заметку, в которой указано:
- Где хранятся финальные файлы
- У кого все еще есть доступ
- Какие общие ссылки остаются активными
- Когда доступ фрилансера был удален
- Все файлы, восстановленные или замененные во время отключения
Это упростит ваш следующий проект. Кроме того, у вашей рабочей группы будет четкая запись на случай, если клиент Dropbox, управляющий или коллега спросит, куда что-то делось.
Что делать, если файлы проекта были изменены, удалены или перезаписаны?
Если во время передачи файлы проекта были изменены, удалены или перезаписаны, проверьте события с файлами и журнал версий, прежде чем закрывать проект.
Это поможет, если что-то пойдет не так на финишной прямой. Возможно, финальную презентацию перезаписали более старой версией, возможно, дизайнер удалил неиспользуемые ресурсы, которые все еще нужны вашей рабочей группе, или, возможно, подрядчик загрузил финальные файлы не в ту папку.
Функции журнала версий и восстановления в Dropbox позволяют просматривать изменения, внесенные в файл или папку, сравнивать версии и восстанавливать предыдущие версии. Доступный период журнала версий зависит от вашего тарифного плана. Прежде чем полностью отозвать доступ, сделайте следующее:
- Проверьте недавние события— обратите внимание на изменения, внесённые во время финальной передачи
- Подтвердите утвержденную версию— убедитесь, что файл, который планирует использовать ваша рабочая группа, является правильным
- Восстановите при необходимости— если файл был изменен по ошибке, используйте журнал версий, чтобы вернуть его
Dropbox также помогает командам восстанавливать и восстановить файлы после случайных редактирования или удаления рабочих данных.
Как Dropbox помогает вам безопасно завершить сотрудничество с фрилансерами
С облачным хранилищем Dropbox вы можете собирать итоговые файлы, организовывать передачу материалов, управлять разрешениями на доступ к общим файлам, проверять общие ссылки и вести учет изменений.
Подумайте о завершении в трех задачах.
- Соберите все материалы работы— используйте общие папки, чтобы хранить итоговые результаты, исходные файлы, брифы, счета и заметки в одном месте, которое контролирует ваша рабочая группа
- Управляйте доступом— предоставляйте фрилансерам нужный уровень доступа, пока идет работа, и удаляйте доступ, изменяйте разрешения для файлов или проверяйте общие ссылки, когда работа завершена
- Держите проект под контролем восстановления— используйте журнал версий и восстановление файлов, данные о просматривавших и сведения об общем доступе, чтобы легче отслеживать события с файлами
Отключение фрилансеров от работы проходит проще, когда содержимое проекта уже находится в одном общем месте. Это значит, что вы потратите меньше времени на поиск финальных файлов и будете уверены в том, что проект действительно завершен.
Закройте проект, не теряя контроль над работой
Список дел для завершения работы с фрилансером должен быть единообразным. Соберите итоговые файлы, сохраните контекст, проверьте разрешения, удалите доступ, проверьте общие ссылки и заархивируйте проект.
С Dropbox вы можете упростить завершение работы с фрилансерами — от первого брифа до финальной передачи — а затем закрыть проект, сохранив нужные права доступа. Выберите тарифный план Dropbox и начните прямо сейчас.
Часто задаваемые вопросы
Да. В Dropbox вы можете отозвать доступ к общим файлам, удалив фрилансера из общего файла или папки— или изменив его разрешения на доступ к файлам, если ему по-прежнему нужен ограниченный доступ. В Dropbox удаление пользователя из общей папки лишает его доступа к этой папке и находящимся в ней файлам.
Да. Dropbox позволяет настраивать разрешения для общих файлов и папок, в том числе определять, может ли пользователь просматривать или редактировать содержимое. Используйте доступ на редактирование для активной совместной работы, доступ только для просмотра — для проверки, и удаляйте доступ по завершении проекта.
Начните с того, чтобы предоставлять доступ к конфиденциальным данным только тем, кому они действительно нужны. Затем используйте подходящий уровень разрешений, добавляйте средства управления общими ссылками, такие как защита паролем или срок действия, когда это доступно, а после закрытия проекта проверяйте настройки внешнего доступа.
В зависимости от вашего тарифного плана и настроек вы можете просматривать данные о просматривавших, отслеживать события с файлами и события обмена в рабочей группе в Dropbox. Некоторые администраторы рабочей группы также могут создавать отчеты о внешнем обмене, чтобы просматривать содержимое, которым поделились за пределами рабочей группы.
