Чтобы создать надежный план проекта, прежде всего необходимы подходящие инструменты. Это значит, что нужно найти платформу для разработки плана, обмена документами и совместной работы над проектом.
В Dropbox Paper есть все необходимое для написания плана проекта и выполнения множества других задач. Попробуйте бесплатно и воспользуйтесь нашим руководством, чтобы добиться наилучших шансов на успех.
Все готово? Откройте шаблон плана проекта, и мы можем начать.
Перейти к разделу:
Что такое план проекта и почему он так важен?
План проекта — это подробный документ, в котором описываются объем, цели и результаты проекта, сроки его выполнения, выделяемые ресурсы и потенциальные риски.
Планы проектов важны, поскольку они дают четкое представление об общих целях проекта, основных этапах и отдельных задачах. Лучшие планы проектов обеспечивают следующие преимущества:
- точные сроки выполнения проекта;
- точные расчеты выделяемых средств и финансовых результатов;
- сбалансированное распределение ресурсов;
- снижение рисков или повышение осведомленности о рисках и их минимизация;
- четкое описание способов взаимодействия между командами и ответственными лицами.
Проекты требуют времени и подразумевают использование большого количества данных и различных файлов. Не ждите, пока что-то пойдет не так — воспользуйтесь функцией резервного копирования Dropbox, чтобы быстро защитить и сохранить ваши трудоемкие данные.
10 шагов для создания потрясающего плана проекта
Детали планирования могут отличаться в зависимости от специфики проекта. Это может быть разработка приложения, а может быть съемка фильма.
К счастью, эти инструкции можно использовать при составлении плана для любого проекта.
Шаг 1. Определение масштабов проекта
На этой стадии плана необходимо просто определить охват проекта: что в него входит, а что нет? Какие цели необходимо достичь, чтобы проект считался успешно выполненным?
Это может быть повышение доходов или удовлетворенности клиентов, рост продаж или клиентской базы или снижение затрат. Цели помогают определить конечные результаты и задачи проекта.
Этот шаг очень важен, поскольку он помогает заложить основы планирования. Кроме того, он обеспечивает дополнительную мотивацию для всей команды, позволяя участникам видеть общую картину.
Шаг 2. Определение параметров успеха
Для определения успешности проекта необходимы кристально четкие критерии. К важным этапам можно отнести такие действия, как переход к бета-тестированию или завершение разработки дизайна рекламного щита.
Определите цели и убедитесь, что они конкретны, измеримы, достижимы, актуальны и ограничены по времени в соответствии с методологией SMART. Достижение целей нельзя определять «на глаз» — оно должно быть подкреплено определенными показателями:
например, 1000 скачиваний подкастов в первый месяц, 500 бронирований до конца года, 10 000 показов рекламы во втором квартале и т. д.
Шаг 3. Разделение проекта на мелкие задачи
На этом этапе нужно выбрать ответственных лиц, поставить задачи и определить обязанности, то есть назначить участников проекта и сформулировать требования к выполнению рабочих обязанностей.
Для этого необходимо выделить крупные блоки задач и разбить их на управляемые сегменты. Например, план проекта по созданию видеоролика можно разделить на написание сценария, съемку и монтаж.
Самое главное — оценить время и ресурсы, необходимые для выполнения каждого из них, что подводит нас к следующему этапу.
Шаг 4. Разработка графика проекта
Вам необходим подробный график, включающий каждую задачу, этап и срок выполнения. Dropbox Paper обладает великолепными функциями совместной работы, которые упрощают планирование: используйте их для точного составления плана действий.
Попробуйте создать диаграмму Ганта, чтобы разработать свою временную шкалу, которая может охватывать месяцы, так как это немного облегчит ее понимание. Визуальные элементы на временной шкале могут помочь сделать проект более осуществимым.
Шаг 5. Распределение ресурсов и бюджета
Теперь следует определить, какие ресурсы необходимы для выполнения каждой задачи. Это могут быть сотрудники, оборудование или материалы. Этот этап очень важен: таким образом в нужный момент у вас будет все необходимое.
Например, вы можете решить, что вам нужны два актера и оператор для съемки рекламного ролика или один дизайнер для создания логотипа. В любом случае необходимо точно оценить ресурсы для выполнения каждой задачи.
Шаг 6. Определение рисков
При составлении плана необходимо учитывать возможные задержки или проблемы, например, болезнь сотрудников, и разработать варианты решений. К рискам можно отнести задержки при получении обратной связи от клиента, сбои в работе техники или даже плохую погоду.
Проанализируйте зависимости, то есть какие задачи следует выполнить, чтобы приступить к выполнению следующей, и сосредоточьтесь на них. Большинство рисков можно с легкостью устранить, если составить продуманный план.
Шаг 7. Взаимодействие и сотрудничество
На этом этапе проекта необходимо определить способы взаимодействия между участниками команды. Установите иерархию: например, младшие члены команды подчиняются руководителям отделов.
В качестве примера можно рассмотреть управление изменениями, которое играет важную роль при работе над долгосрочными проектами.
Кто будет устанавливать требования в этом случае, кто будет мотивировать команду? Необходимо назначить сотрудников, ответственных за проведение совещаний или информационных встреч, которые будут сообщать об изменениях и решать возникающие проблемы.
Поощряйте сотрудничество на этом этапе разработки плана и в ходе дальнейшей работы над проектом. Сотрудничество способствует сплочению команды и обеспечивает достижение поставленной цели.
Dropbox обладает мощными функциями, которые позволяют вам комментировать PDF-файлы, покадрово комментировать видео, оставлять отзывы о документах в режиме реального времени и многое другое. Выберите свой план и зарегистрируйтесь сегодня.
Шаг 8. Контроль и отслеживание прогресса
Итак, вы сделали все, что нужно для успешной реализации проекта, — теперь можно расслабиться и отдохнуть... Шутка! На самом деле вам придется следить за ходом работ и вносить необходимые изменения.
Dropbox Paper предлагает инструменты и функции управления задачами, которые помогут вам управлять датами, отслеживать работу и получать автоматические напоминания. Приятно следить за прогрессом в соответствии с вашим бюджетом и графиком.
Шаг 9. Анализ и оценка
По мере реализации проекта необходимо проводить регулярные проверки, чтобы определить, что работает хорошо, а что нуждается в улучшении. Возможно, в плане найдутся какие-то моменты, которые нужно пересмотреть.
Например, если вы снимаете рекламу подгузников с участием родителей и детей, сложно придерживаться строгого расписания. Хороший руководитель учитывает такие вещи (например, перерывы на сон) в будущих проектах.
Шаг 10: Празднуйте успехи и признайте неудачи
Планирование проекта включает празднование достижений, например, завершение очередного этапа. Это способствует укреплению командного духа в крупных проектах с большим количеством участников из разных подразделений.
Планирование и эффективное управление идут рука об руку. Поэтому, даже если что-то не получается, отмечайте усилия членов команды и находите время для осмысления групповых достижений.
Чтобы повысить шансы на успех вашего плана проекта, воспользуйтесь бесплатным шаблоном «План проекта» в Dropbox Paper, который включает в себя огромную библиотеку полезных шаблонов и для других видов работ.
Создавайте впечатляющие планы проектов и многое другое с помощью Dropbox Paper
План проекта очень важен — это ваша дорожная карта и защита от рисков: он нужен для того, чтобы проект был выполнен в срок, в рамках бюджета и с наибольшими шансами на успешный результат. При этом разработать хороший план может каждый!
Dropbox Paper — идеальное место для создания надежного плана проекта. Зарегистрируйтесь в Dropbox, чтобы бесплатно пользоваться Paper, или просто войдите в систему и начните работу над планом своего следующего успешного проекта прямо сейчас.
Статьи на похожие темы
6 лучших приложений для повышения производительности и улучшения управления задачами и временем
Медленные рабочие дни начинают становиться вашей повседневной жизнью? Ознакомьтесь с нашим специально подобранным списком проверенных мобильных и настольных приложений для повышения эффективности и производительности.
