Обмен файлами без шифрования подобен отправке личного письма на почтовой открытке: любой, кто перехватит его, сможет прочитать содержимое, что подвергает риску ваши финансовые записи, данные клиентов и юридические документы.
И угроза только растет. Кибератаки становятся все более частыми и разорительными — McKinsey прогнозирует увеличение ущерба от кибератак на 300% к 2025 году по сравнению с 2015 годом. Между тем, количество конфиденциальных файлов постоянно растет, поэтому их защита стала необходимостью, а не опцией.
Вот почему шифрование — это не опция, а необходимость. Благодаря встроенному сквозному шифрованию (E2EE), безопасному обмену файлами и строгому контролю доступа, Dropbox дает вам полную уверенность при отправке конфиденциальных файлов, предотвращая атаки, несанкционированный доступ и утечки данных.
Заинтересовались? Читайте дальше, чтобы узнать, как Dropbox упрощает обмен зашифрованными файлами.
Как шифрование защищает ваши файлы
Шифрование гарантирует, что доступ к вашим файлам смогут получить только уполномоченные лица, что исключает проблемы, связанные с хакерами, неавторизованными пользователями и утечками данных, которые могут поставить под угрозу финансовые документы, юридические контракты или другие конфиденциальные данные.
Прежде чем мы рассмотрим, как безопасно отправлять зашифрованные файлы в Dropbox, вот краткий обзор того, как это работает и почему это необходимо для компаний, обрабатывающих конфиденциальную информацию.
Что такое шифрование?
Шифрование — это способ защиты файлов путем их превращения в код. Разблокировать и прочитать файлы смогут только те, у кого есть правильный ключ. Без ключа файлы остаются заблокированными и не могут быть прочитаны.
Для тех, кому поручена защита бизнес-данных, шифрование — это не просто приятное дополнение, это жизненно важная часть безопасности, позволяющая защитить данные.
Таким образом, шифрование имеет решающее значение для управления репутационными рисками, предотвращения финансовых потерь и избежания нормативных санкций в вашей отрасли.
Насколько безопасна передача файлов через облачные сервисы?
Безопасная передача файлов через облачные сервисы обеспечивается использованием надежного шифрования, защищенных соединений и контроля доступа. Такие сервисы, как Dropbox, шифруют файлы как при передаче, так и в состоянии покоя, что означает, что данные защищены во время отправки и хранения, значительно снижая риск перехвата или несанкционированного доступа.
В чём разница между зашифрованным и безопасным обменом файлами?
Зашифрованный обмен файлами защищает файлы путем кодирования данных, так что прочитать их могут только авторизованные пользователи, имеющие соответствующие ключи. Безопасный обмен файлами — это более широкое понятие, включающее шифрование, а также такие меры защиты, как защита паролем, сроки действия, права доступа и мониторинг активности для контроля доступа к файлам и их использования.
Как работает шифрование?
Существует два основных метода шифрования, один из которых используется при обмене файлами, а другой — при хранении:
- Сквозное шифрование (E2EE): при обмене файлами, хранящимися в папках E2EE, они шифруются перед тем, как покинуть устройство. В случае перехвата никто, включая Dropbox, не сможет прочитать данные. Это отличный вариант для предприятий, работающих с конфиденциальными документами, например для финансовых учреждений, юридических фирм и организаций здравоохранения.
- Шифрование при хранении и передаче: в облачных файловых хранилищах данные хранятся зашифрованными, что делает их нечитаемыми для несанкционированных пользователей. Шифрование при передаче защищает файлы во время передачи между устройствами и серверами, делая бесполезным их перехват. Это обеспечивает безопасность файлов в обычных рабочих процессах.
Шифрование данных при хранении и передаче — стандартный метод защиты облачного хранилища, но E2EE обеспечивает дополнительный уровень безопасности для компаний, которым требуется полная конфиденциальность. Такое шифрование укрепляет защиту и дает другие преимущества для бизнеса.
В Dropbox файлы шифруются как при передаче, так и в состоянии покоя — поэтому данные защищены во время передачи между устройствами и серверами, а также во время хранения в облаке.
Почему шифрование важно для бизнеса
Шифрование используется не только для безопасности. Вот несколько основных причин использовать его в вашем бизнесе:
- Болеепростое соответствие требованиям — легко соблюдайте GDPR, HIPAA и другие правила безопасности благодаря встроенному шифрованию.
- Лучшая защита данных— предотвращение утечек, взломов и кибератак, обеспечение безопасности конфиденциальной деловой информации.
- Эффективное сотрудничество— сделайте удаленную работу безопасной, защитив данные, которыми обмениваются команды и внешние партнеры.
Dropbox объединяет шифрование, безопасный обмен файлами и легкую совместную работу в одном удобном инструменте.
6 способов более безопасного обмена зашифрованными файлами
Проблемы безопасности данных становятся более сложными по мере роста вашей компании: все больше сотрудников обмениваются файлами с внешними организациями, ужесточаются нормативные требования и растет число киберугроз.
Для шифрования совместно используемых файлов перед отправкой Dropbox позволяет помещать конфиденциальный контент в папку с сквозным шифрованием (E2EE), где файлы шифруются на вашем устройстве перед отправкой. Это гарантирует, что доступ к файлам смогут получить только авторизованные получатели, имеющие правильный ключ.
Передача больших файлов шифруется аналогичным образом. Независимо от того, отправляете ли вы стандартные документы или большие файлы на сторонние ресурсы, шифрование встроено в систему — оно защищает данные до отправки, во время передачи и при доступе к ним авторизованных пользователей.
С Dropbox шифрование становится простым, масштабируемым и встраивается в ваш рабочий процесс — даже при отправке файлов за пределы вашей организации. Вот как это сделать всего в один клик:
- Поместите конфиденциальные файлы в папку E2EE или создайте новую и нажмите «Зашифровать эту папку сквозным шифрованием».
- Предоставьте получателям безопасный ключ для доступа к папке.
- Поделитесь с ними папкой, зная, что только авторизованные пользователи могут расшифровать данные.
На странице функции E2EE вы найдете дополнительную информацию о шифровании файлов в Dropbox перед их отправкой, а также о других возможностях укрепить безопасность, доступных при регистрации корпоративного аккаунта Dropbox.
Вот шесть способов сделать обмен зашифрованными файлами в Dropbox еще более безопасным:
1. Используйте ссылку общего доступа для управления доступом.
Загрузите файл и создайте зашифрованную ссылку общего доступа, которой смогут воспользоваться только выбранные вами получатели. Это полезно во многих случаях, например когда финансовому отделу необходимо предоставить безопасный доступ к финансовым отчетам кому-то за пределами организации, сохраняя конфиденциальность информации и упрощая командную работу.
2. Установите срок действия ссылок.
Dropbox также позволяет добавлять дату истечения срока действия к общим ссылкам, поэтому доступ автоматически отменяется по истечении заданного времени. Это означает, что маркетинговая команда может отправить клиенту документ кампании, который больше не будет доступен после завершения проекта. Это также просто хорошая практика безопасности, позволяющая гарантировать, что срок действия ссылок, на которые распространяются ссылки, в конечном итоге истечет.
3. Добавить пароль
Это проверенный, надежный метод аутентификации. Добавить пароль к общим файлам в Dropbox очень просто, и тогда открыть их смогут только те, для кого они предназначены. Это очень удобно для юридических отделов, отправляющих конфиденциальные контракты. Они могут безопасно делиться файлами с клиентами, не опасаясь перехвата конфиденциальной информации.
4. Добавьте цифровой водяной знак
Эта полезная функция безопасности в Dropbox позволяет добавлять водяные знаки к файлам. Эти водяные знаки могут отображать IP-адрес получателя, его адрес электронной почты или время, когда получатель открыл файл. Например, представим себе ситуацию, когда фотограф показывает клиенту фотографии. Фотограф может добавить водяной знак, чтобы никто не мог использовать или распространять фотографии без разрешения.
5. Ограничьте или разрешите доступ с разрешениями пользователя.
Dropbox позволяет вам устанавливать детальные разрешения, чтобы контролировать, кто может просматривать, редактировать или загружать файлы. Это означает, что отделы кадров могут ограничить доступ к записям о сотрудниках, гарантируя, что только утвержденные менеджеры смогут просматривать личные документы. Это также позволяет системным администраторам легко устанавливать разрешения и гарантировать, что никто не получит ненужный им доступ.
6. Мониторинг активности файлов
Администраторы также могут отслеживать момент открытия, просмотра или загрузки файла из консоли администратора Dropbox. Например, группа разработчиков, обменивающаяся файлами интеллектуальной собственности, может захотеть контролировать доступ и гарантировать защиту конфиденциальных активов — это добавляет дополнительный уровень безопасности для предотвращения несанкционированного доступа ко всем вашим файлам.
Отправляйте зашифрованные файлы с помощью Dropbox
Обеспечение безопасности бизнес-данных не должно быть сложным. Независимо от того, работаете ли вы с финансовыми записями, данными клиентов или юридическими документами, вам необходимо защитить конфиденциальную информацию, не нарушая рабочий процесс.
Вот тут-то и пригодится Dropbox. Благодаря встроенному сквозному шифрованию (E2EE), безопасному обмену файлами и настраиваемым средствам контроля доступа вы можете обеспечить безопасность работы вашей команды, сохраняя при этом высокую производительность. Никаких дополнительных шагов, никаких компромиссов — просто надежная система безопасности, разработанная для роста вместе с вашим бизнесом.
Попробуйте зашифрованный обмен файлами в Dropbox и убедитесь, что безопасность и простота идут рука об руку.
Часто задаваемые вопросы
Вы можете безопасно обмениваться файлами внутри команды, используя зашифрованный обмен файлами в сочетании с управлением доступом на основе ролей. В Dropbox файлы шифруются как при передаче, так и в состоянии покоя, а администраторы команды могут управлять тем, кто может просматривать, редактировать или загружать файлы, обеспечивая безопасную работу всех пользователей с нужной версией без раскрытия конфиденциальных данных.
Да. Вы можете безопасно обмениваться файлами с внешними подрядчиками, используя зашифрованный обмен файлами и устанавливая детальные параметры контроля доступа. С помощью Dropbox вы можете шифровать файлы перед отправкой, ограничивать доступ с помощью разрешений, паролей и сроков действия, а также отзывать доступ в любое время — таким образом, подрядчики смогут просматривать или загружать только необходимые им файлы в течение необходимого им времени.
Используйте безопасный сервис обмена файлами, например Dropbox, который предлагает сквозное шифрование папок и файлов, а также другие функции безопасности.
Самый безопасный способ обмена конфиденциальными файлами в интернете (в том числе большими) — это использование функции передачи файлов в специальных защищенных сервисах, таких как Dropbox. Они позволяют вам зашифровать файлы перед отправкой и затем контролировать доступ к ним с помощью разрешений, паролей, сроков действия доступа и отслеживания действий, чтобы просматривать или загружать конфиденциальные данные могли только авторизованные лица.
Да. Доступ к зашифрованным файлам возможен с любого авторизованного устройства без установки отдельного программного обеспечения для расшифровки. В таких сервисах, как Dropbox, шифрование и расшифровка происходят автоматически в фоновом режиме, поэтому авторизованные пользователи могут безопасно получать доступ к файлам со своего компьютера, телефона или планшета после входа в систему, при этом данные остаются защищенными.
Нет, к зашифрованным файлам можно получить доступ и использовать их так же, как и обычные файлы.
Зашифрованный обмен файлами используется в различных отраслях для защиты конфиденциальной информации при передаче файлов внутри компании или внешним партнерам. Шифрование файлов перед отправкой и применение строгих мер контроля доступа позволяют организациям соответствовать нормативным требованиям, снизить риск утечки данных и безопасно сотрудничать при работе с конфиденциальной информацией.
К типичным примерам использования в отрасли относятся:
- Профессиональные услуги: Консалтинговые, маркетинговые и агентские команды используют зашифрованный обмен файлами для безопасной доставки конфиденциальных материалов клиентам, таких как стратегические документы, отчеты и интеллектуальная собственность, контролируя при этом, кто может просматривать, загружать или редактировать файлы.
- Здравоохранение: Зашифрованный обмен файлами поддерживает рабочие процессы, соответствующие требованиям HIPAA, защищая медицинские записи пациентов, отчеты о состоянии здоровья и страховые документы с помощью шифрования, прав доступа и журналов аудита.
- Финансы: Финансовые отделы обмениваются конфиденциальными файлами, такими как налоговые декларации, финансовые отчеты и инвестиционные документы, используя шифрование и надежные средства контроля доступа для предотвращения несанкционированного доступа и утечки данных.
- Юридические услуги: Юридические фирмы и юридические отделы безопасно обмениваются контрактами, материалами дел и документами, полученными в ходе предварительного расследования, в режиме онлайн, шифруя файлы и ограничивая доступ только для утвержденных клиентов и заинтересованных сторон.
