Как безопасно отправлять зашифрованные файлы

Обмен файлами без шифрования подобен отправке личного письма на почтовой открытке: любой, кто перехватит его, сможет прочитать содержимое, что подвергает риску ваши финансовые записи, данные клиентов и юридические документы.

И угроза только растет. Кибератаки становятся все более частыми и разорительными — McKinsey прогнозирует увеличение ущерба от кибератак на 300% к 2025 году по сравнению с 2015 годом. Между тем, количество конфиденциальных файлов постоянно растет, поэтому их защита стала необходимостью, а не опцией.

Вот почему шифрование — это не опция, а необходимость. Благодаря встроенному сквозному шифрованию (E2EE), безопасному обмену файлами и строгому контролю доступа, Dropbox дает вам полную уверенность при отправке конфиденциальных файлов, предотвращая атаки, несанкционированный доступ и утечки данных.

Заинтересовались? Читайте дальше, чтобы узнать, как Dropbox упрощает обмен зашифрованными файлами.

Как шифрование защищает ваши файлы

Шифрование гарантирует, что доступ к вашим файлам смогут получить только уполномоченные лица, что исключает проблемы, связанные с хакерами, неавторизованными пользователями и утечками данных, которые могут поставить под угрозу финансовые документы, юридические контракты или другие конфиденциальные данные.

Прежде чем мы рассмотрим, как безопасно отправлять зашифрованные файлы в Dropbox, вот краткий обзор того, как это работает и почему это необходимо для компаний, обрабатывающих конфиденциальную информацию.

Что такое шифрование?

Шифрование — это способ защиты файлов путем их превращения в код. Разблокировать и прочитать файлы смогут только те, у кого есть правильный ключ. Без ключа файлы остаются заблокированными и не могут быть прочитаны.

Для тех, кому поручена защита бизнес-данных, шифрование — это не просто приятное дополнение, это жизненно важная часть безопасности, позволяющая защитить данные. 

Таким образом, шифрование имеет решающее значение для управления репутационными рисками, предотвращения финансовых потерь и избежания нормативных санкций в вашей отрасли.

Как работает шифрование?

Существует два основных метода шифрования, один из которых используется при обмене файлами, а другой — при хранении:

• Сквозное шифрование (E2EE): при обмене файлами, хранящимися в папках E2EE, они шифруются перед тем, как покинуть устройство. В случае перехвата никто, включая Dropbox, не сможет прочитать данные. Это отличный вариант для предприятий, работающих с конфиденциальными документами, например для финансовых учреждений, юридических фирм и организаций здравоохранения.
• Шифрование при хранении и передаче: в облачных файловых хранилищах данные хранятся зашифрованными, что делает их нечитаемыми для несанкционированных пользователей. Шифрование при передаче защищает файлы во время передачи между устройствами и серверами, делая бесполезным их перехват. Это обеспечивает безопасность файлов в обычных рабочих процессах.

Шифрование данных при хранении и передаче — стандартный метод защиты облачного хранилища, но E2EE обеспечивает дополнительный уровень безопасности для компаний, которым требуется полная конфиденциальность. Такое шифрование укрепляет защиту и дает другие преимущества для бизнеса.

Почему шифрование важно для бизнеса 

Шифрование используется не только для безопасности. Вот несколько основных причин использовать его в вашем бизнесе:

• Болеепростое соответствие требованиям — легко соблюдайте GDPR, HIPAA и другие правила безопасности благодаря встроенному шифрованию.
• Лучшая защита данных— предотвращение утечек, взломов и кибератак, обеспечение безопасности конфиденциальной деловой информации.
• Эффективное сотрудничество— сделайте удаленную работу безопасной, защитив данные, которыми обмениваются команды и внешние партнеры.

Dropbox объединяет шифрование, безопасный обмен файлами и легкую совместную работу в одном удобном инструменте.

6 способов более безопасного обмена зашифрованными файлами

Проблемы безопасности данных становятся более сложными по мере роста вашей компании: все больше сотрудников обмениваются файлами с внешними организациями, ужесточаются нормативные требования и растет число киберугроз.

С Dropbox шифрование становится простым, масштабируемым и встраивается в ваш рабочий процесс — даже при отправке файлов за пределы вашей организации. Вот как это сделать всего в один клик:

• Поместите конфиденциальные файлы в папку E2EE или создайте новую и нажмите «Зашифровать эту папку сквозным шифрованием».
• Предоставьте получателям безопасный ключ для доступа к папке.
• Поделитесь с ними папкой, зная, что только авторизованные пользователи могут расшифровать данные.

На странице функции E2EE вы найдете дополнительную информацию о шифровании файлов в Dropbox перед их отправкой, а также о других возможностях укрепить безопасность, доступных при регистрации корпоративного аккаунта Dropbox.

Вот шесть способов сделать обмен зашифрованными файлами в Dropbox еще более безопасным:

1. Используйте ссылку общего доступа для управления доступом.

Загрузите файл и создайте зашифрованную ссылку общего доступа, которой смогут воспользоваться только выбранные вами получатели. Это полезно во многих случаях, например когда финансовому отделу необходимо предоставить безопасный доступ к финансовым отчетам кому-то за пределами организации, сохраняя конфиденциальность информации и упрощая командную работу.

2. Установите срок действия ссылок.

Dropbox также позволяет добавлять дату истечения срока действия к общим ссылкам, поэтому доступ автоматически отменяется по истечении заданного времени. Это означает, что маркетинговая команда может отправить клиенту документ кампании, который больше не будет доступен после завершения проекта. Это также просто хорошая практика безопасности, позволяющая гарантировать, что срок действия ссылок, на которые распространяются ссылки, в конечном итоге истечет.

3. Добавить пароль

Это проверенный, надежный метод аутентификации. Добавить пароль к общим файлам в Dropbox очень просто, и тогда открыть их смогут только те, для кого они предназначены. Это очень удобно для юридических отделов, отправляющих конфиденциальные контракты. Они могут безопасно делиться файлами с клиентами, не опасаясь перехвата конфиденциальной информации.

4. Добавьте цифровой водяной знак

Эта полезная функция безопасности в Dropbox позволяет добавлять водяные знаки к файлам. Эти водяные знаки могут отображать IP-адрес получателя, его адрес электронной почты или время, когда получатель открыл файл. Например, представим себе ситуацию, когда фотограф показывает клиенту фотографии. Фотограф может добавить водяной знак, чтобы никто не мог использовать или распространять фотографии без разрешения.

5. Ограничьте или разрешите доступ с разрешениями пользователя.

Dropbox позволяет вам устанавливать детальные разрешения, чтобы контролировать, кто может просматривать, редактировать или загружать файлы. Это означает, что отделы кадров могут ограничить доступ к записям о сотрудниках, гарантируя, что только утвержденные менеджеры смогут просматривать личные документы. Это также позволяет системным администраторам легко устанавливать разрешения и гарантировать, что никто не получит ненужный им доступ.

6. Мониторинг активности файлов

Администраторы также могут отслеживать момент открытия, просмотра или загрузки файла из консоли администратора Dropbox. Например, группа разработчиков, обменивающаяся файлами интеллектуальной собственности, может захотеть контролировать доступ и гарантировать защиту конфиденциальных активов — это добавляет дополнительный уровень безопасности для предотвращения несанкционированного доступа ко всем вашим файлам.

Отправляйте зашифрованные файлы с помощью Dropbox

Обеспечение безопасности бизнес-данных не должно быть сложным. Независимо от того, работаете ли вы с финансовыми записями, данными клиентов или юридическими документами, вам необходимо защитить конфиденциальную информацию, не нарушая рабочий процесс.

Вот тут-то и приходит на помощь Dropbox. Благодаря встроенному сквозному шифрованию (E2EE), безопасному обмену файлами и настраиваемым средствам управления доступом вы можете защитить свою команду, сохраняя ее продуктивность. Никаких дополнительных шагов, никаких компромиссов — только комплексная система безопасности, способная расти вместе с вашим бизнесом.

Попробуйте зашифрованный обмен файлами в Dropbox и убедитесь, что безопасность и простота идут рука об руку.