Многие из нас тратят свое время на «работу ради работы» — по данным McKinsey, работники сферы интеллектуального труда тратят почти 20% своего времени на поиск внутренней информации или поиск коллег, которые могут помочь с определенными задачами.
Благодаря оптимизированному рабочему процессу вы сможете сократить потери времени и значительно улучшить свои операционные процессы. Выявляя и устраняя повторяющиеся задачи или проблемы, которые замедляют вашу работу, вы можете повысить эффективность и производительность.
Это руководство содержит пять простых стратегий оптимизации рабочего процесса, направленных на то, чтобы устранить ненужные сложности и помочь вашей рабочей группе достичь большего.
Преимущества оптимизации рабочих процессов
Оптимизация процессов позволяет исключить ненужные шаги из повседневной работы за счет устранения трудоемких заданий и сокращения количества ошибок. Кроме того, она дает ряд других преимуществ:
- увеличение продуктивности работы;
- повышение эффективности;
- улучшение коммуникации;
- уменьшение количества задержек и пропущенных сроков;
- повышение конкурентоспособности;
- улучшение морального духа сотрудников;
- более простое обучение сотрудников;
- четко обозначенные обязанности и подотчетность.
Пять способов оптимизации рабочих процессов
Ниже описаны пять способов оптимизации рабочих процессов.
1. Определите текущие процессы, которые замедляют вашу работу
Задержки и препятствия, которые мешают вовремя сдавать проекты, большое количество переделок или ненужных итераций заданий, а также избыточные технологии, которые создают дополнительные проблемы, а не решают их, — это признаки того, что ваш рабочий процесс нуждается в оптимизации.
При оценке текущих рабочих процессов примите во внимание следующие моменты:
- какие люди, системы и инструменты в них задействованы;
- какие задания, шаги и действия необходимы для достижения желаемого результата;
- сколько времени обычно требуется для завершения каждого задания или действия;
- какие сведения необходимы для продолжения рабочего процесса;
- какое действие, время или условие запускает рабочий процесс;
- каким должен быть результат рабочего процесса.
В сотрудничестве с коллегами вы сможете выявить избыточные и неэффективные элементы рабочего процесса.
Инструменты обмена файлами и совместной работы Dropbox позволяют вам с большей легкостью собирать мнения членов вашей команды.
Например, с помощью Dropbox несколько пользователей могут редактировать один файл одновременно, что позволяет работать вместе эффективнее. Такая прозрачность помогает выявить возможные препятствия: если кому-то из сотрудников постоянно нужно больше времени для выполнения задания, это может указывать на проблему с соответствующей частью рабочего процесса.
Чтобы вы могли выяснить, какие этапы рабочего процесса занимают больше всего времени и какие улучшения можно внести, в Dropbox есть подробный журнал всех выполненных с файлом действий, таких как просмотры, загрузки и редактирование.
2. Определите цели и задачи
Как только вы определили, какие рабочие процессы необходимо оптимизировать, вы можете начать определять, чего вы хотите добиться с помощью этих преобразований и как вы планируете это сделать.
Даже если изначально у вас будет только общий план, обдумайте конкретные улучшения и их причины, чтобы сосредоточиться на желаемых результатах.
Например, если ваша команда склонна работать спринтами с ежемесячно меняющимися сроками, вы можете захотеть оптимизировать процесс обратной связи, чтобы ваши проекты не блокировались к концу месяца. С помощью инструментов управления проектами, таких как Dropbox Paper, вы можете создать список дел, назначить задачи членам команды и установить сроки выполнения за считанные секунды. По мере приближения сроков сдачи проекта Paper будет отправлять вам автоматические уведомления, чтобы вы могли оставаться в курсе задач проекта.
3. По возможности используйте шаблоны и автоматизацию рабочих процессов
Автоматизация процессов помогает сократить время, которое расходуется на выполняемые вручную или повторяющиеся задания и которое вы могли бы уделять более важным вопросам.
С помощью автоматизации Dropbox вы можете устанавливать правила и триггеры для автоматического распределения файлов по назначенным папкам. Тогда вам не придется тратить время и усилия на сортировку и перемещение файлов вручную, а документы всегда будут находиться в нужном месте.
Такие инструменты, как Dropbox Dash, помогут вам сгруппировать содержимое ваших файлов, приложений, ссылок браузера и т. д. в одну организованную«пачку», которой вы сможете поделиться со своей командой. Dash использует ИИ для предложения новых стеков и организации файлов в проектные коллекции на основе вашей недавней активности.
Шаблоны документов также ускоряют процесс создания контента — вы можете использовать шаблоны для чего угодно: от спецификаций продуктов до календарей контента. Это отличный способ гарантировать, что даже исключение определенных этапов из рабочего процесса не повлияет на качество вашей работы.
Чтобы упростить доступ к документации о процессах и обмен ею, Dropbox предоставляет безопасное и централизованное пространство для вас и членов вашей команды. Dropbox также интегрируется с приложениями, которые вы уже используете и любите,такими как Zapier, Gmail и Outlook, поэтому вы можете хранить все данные в одном месте.
4. Делитесь знаниями и идеями
Документируйте изменения в процессах и результаты исследований, чтобы информацию можно было легко передать участникам рабочей группы, в том числе новым. Они смогут использовать документацию для справки, чтобы правильно понимать все процедуры.
Кроме того, это поможет ускорить внедрение рабочего процесса. Если у участников рабочей группы будет доступ к краткой и понятной документации, они смогут быстро адаптироваться. В конечном итоге это повысит эффективность и результативность, поскольку все будут работать над достижением одних и тех же целей.
Кроме того, ведение записей о рабочем процессе в Dropbox Paper упрощает процесс адаптации новых членов команды. Имея полную информацию, новые сотрудники могут быстро освоиться и понять, как все устроено в команде. Это сокращает время обучения новых сотрудников и гарантирует, что они смогут как можно быстрее внести свой вклад в команду.
5. Собирайте отзывы
Мнения других людей позволят по-новому взглянуть на ваш процесс и найти идеи по улучшению, которые вы могли упустить из виду. Попросите коллегу, руководителя или участника другой рабочей группы с аналогичной должностью изложить свои соображения, чтобы получить ценные советы.
Опишите рабочий процесс в Dropbox Paper и поделитесь этим файлом с коллегами, чтобы они могли работать над ним в реальном времени на любом устройстве и в любом месте. Это даст им возможность выделить преимущества предложенного рабочего процесса и аспекты, которые можно улучшить или оптимизировать.
Взаимодействие с другими сотрудниками организации также поможет обеспечить поддержку нового рабочего процесса. Подключите к процессу принятия решений основных заинтересованных лиц и узнайте их мнение, чтобы повысить вероятность успешного внедрения и принятия нового рабочего процесса.
Советы по оптимизации рабочих процессов
Вот еще несколько советов по оптимизации существующих процессов для повышения эффективности работы:
- Думайте на перспективу. Будут ли изменения, которые вы вносите сейчас, эффективными в случае расширения и развития вашего бизнеса?
- Оставьте пространство для маневра. В бизнесе все быстро меняется, поэтому важно иметь возможность адаптировать процессы и вносить изменения по мере необходимости.
- Оптимизируйте на основе приоритетов. Определите, какие задания являются наиболее важными, а какие можно упростить или автоматизировать.
- Документируйте изменения и новые процедуры, чтобы избежать путаницы и убедиться, что все правильно следуют рабочему процессу.
- Протестируйте новый оптимизированный процесс, прежде чем внедрять его. Это позволит своевременно устранить проблемы и убедиться, что процесс максимально эффективен.
Оптимизированные и упрощенные рабочие процессы с Dropbox
Dropbox помогает оптимизировать продажи, маркетинг и другие рабочие процессы, автоматизируя их, избавляя от необходимости переключаться между приложениями и освобождая время, затрачиваемое на процесс обратной связи по контенту. Удобные инструменты, такие как Dropbox Paper, позволяют вам легче обмениваться идеями и контентом, а также получать больше прямых отзывов.
Dropbox интегрируется с приложениями, которые вы уже используете, чтобы предоставить вам все основные компоненты оптимизированного рабочего процесса: эффективность и скорость, ясность и последовательность, а также структуру и стандартизацию.
