Что такое поток работ для подтверждения маркетинга? Практическое руководство для современных рабочих групп

На первый взгляд процесс согласования маркетинговых материалов кажется простым. В конце концов, материал просто нужно утвердить — насколько это может быть сложно? Вот типичный путь, показывающий, как всё усложняется в тот момент, когда файл покидает ваши руки:

• Общий доступ к черновику
• Начинают поступать отзывы
• Комментарии поступают из электронной почты, чатов, встреч и скриншотов
• Кто-то проверяет не ту версию
• Кто-то другой считает, что ресурс утвержден, хотя он проверен лишь частично

При таком разрозненном процессе всё быстро начинает разваливаться, что излишне усложняет работу человека, ведущего кампанию.

Хорошо организованный процесс утверждения маркетинговых материалов дает вашей рабочей группе четкий путь от первого черновика до финального согласования. Он определяет, кто и что проверяет, где оставлять отзывы, какая версия является актуальной и что считается утвержденным, избегая при этом лишних сложностей.

Структура рабочего процесса имеет ещё большее значение при работе с творческими файлами. Видео, визуальные материалы кампании, аудио, PDF-файлы и материалы для соцсетей сложнее рецензировать, когда комментарии находятся вне самого файла. 

Решить эту задачу помогает Dropbox Replay: вы можете поделиться ссылкой для проверки, собирать отзывы прямо в браузере, добавлять пометки в видео, изображения и аудиофайлы, а также управлять версиями в одном месте — с функциями, доступными в облачном хранилище Dropbox, способном работать со множеством других типов маркетинговых файлов.

Что такое поток работ для подтверждения маркетинговых материалов?

Процесс утверждения маркетинговых материалов — это повторяемая последовательность действий, которую проходит ресурс перед публикацией. Он может включать такие этапы, как:

1. Создание черновика.
2. Разбор.
3. редакция.
4. Утверждение.
5. Передача для публикации или запуска.

В маркетинге ресурсом может быть практически что угодно — платная реклама, электронное письмо, целевая страница, презентация кампании, одностраничник о продукте и так далее. Детали могут различаться, но цель состоит в том, чтобы нужные люди просматривали нужный файл в нужное время без лишней путаницы.

На практике лучшие рабочие процессы хорошо справляются с тремя задачами, а именно:

• Четко определите права владения
• Держите отзывы связанными с ресурсом
• Покажите рабочей группе, какая версия готова к утверждению

Звучит достаточно просто, но существует множество факторов, из-за которых могут возникнуть сложности или задержки.

Почему согласование маркетинговых материалов затягивается

Задержки согласования вызваны административными задачами вокруг творческой работы, а не самой работой.

Один рецензент оставляет заметки в документе, другой отправляет скриншоты в чате, а старший заинтересованный участник отвечает на старую ветку писем с новыми правками. К тому времени, когда создатель собирает всё воедино, ресурс уже изменился.

Именно из-за этих отдельных проблем с эффективностью в рабочей группе возникают настоящие узкие места, которые часто выглядят так:

• Отзывы, разбросанные по слишком многим местам
• Проверяющие, работающие с разными версиями
• Неясные статусы утверждения
• Правки в последнюю минуту, которые запускают новый цикл редакций

Когда рабочий процесс решает эти проблемы на раннем этапе, согласования начинают проходить быстрее. Когда этого не происходит, каждый новый файл превращается в отдельную задачу. К счастью, для создания надежного рабочего процесса не нужно быть гением.

Как создать процесс согласования маркетингового содержимого за 6 шагов

Вы можете преобразить взаимодействие рабочей группы по маркетингу в процессе утверждения, выполнив следующие действия:

1. Сначала назначьте владельца, утверждающих и крайний срок

Прежде чем просить кого-либо о проверке, убедитесь, что можете ответить на следующие вопросы:

• Кому принадлежит ресурс?
• Кто может запрашивать изменения?
• Кто дает окончательное утверждение?

Этот простой шаг помогает избежать распространенной проблемы, когда все комментарии кажутся одинаково важными, даже если за подтверждение отвечает только один человек.

2. Храните рабочие файлы в одном общем расположении

Процесс согласования маркетинговых материалов работает лучше, когда все начинают с единого источника. Храните брифы, рабочие файлы, экспортированные версии и итоговые ресурсы в одной общей облачной папке вместо того, чтобы пересылать вложения туда и обратно. 

Общие папки Dropbox позволяют легко выбрать, могут ли пользователи просматривать или редактировать содержимое, а настраиваемые разрешения для файлов дают возможность контролировать, кто имеет доступ к файлу и что с ним можно делать.

3. Делитесь одной ссылкой на проверку, а не множеством экспортированных файлов

Когда файл будет готов к проверке, отправьте одну общую ссылку, которая направит пользователей к текущему файлу. Это снижает вероятность того, что кто-то оставит комментарий к устаревшему экспорту или скачает копию, отличающуюся от последней версии.

Если в процесс проверки входят видео, изображения или аудиофайлы, для этого этапа создан инструмент для совместной работы с видео, такой как Dropbox Replay. Он позволяет отправить ссылку для проверки, собирать отзывы прямо в браузере и вести обсуждение непосредственно у материала, а не в отдельной ветке.

4. Прикрепляйте отзывы к файлу

Именно здесь процессы работы с отзывами либо остаются упорядоченными, либо разваливаются. Если рецензенты вводят заметки в электронном письме или добавляют разрозненные скриншоты в чат, создателю приходится переносить все это назад в объект.

Более удобный рабочий процесс позволяет хранить комментарии в самом файле. Для видеоматериалов Replay поддерживает покадровые комментарии и пометки для рич-медиа. Если вы работаете с другими файлами, такие функции, как комментарии и примечания, упрощают совместную работу над файлами, документами, изображениями и PDF-файлами — прямо из вашего облачного хранилища Dropbox.

5. Внесите правки в соответствии с последней версией

После добавления комментариев вносите изменения в текущий файл, а не в его доступную в автономном режиме копию. Это кажется очевидным, но именно так рабочие группы чаще всего теряют контроль над утверждениями.

Для видео Replay также помогает в этом, отслеживая версии внутри рабочего процесса проверки, благодаря чему отзывы остаются связанными по мере изменения ваших материалов. Если вы работаете с поддерживаемыми файлами в Dropbox, предварительный просмотр файлов также позволяет проверяющим просматривать файлы, оставлять комментарии и делиться ими, не скачивая их.

6. Разделяйте проверку и утверждение

Не каждому рецензенту нужны права на утверждение. Одни участники помогают улучшить работу, а другие решают, готова ли она к публикации. Разделяйте эти два этапа.

Это единственное изменение упрощает управление рабочим процессом, поскольку ваша рабочая группа знает, когда продолжать доработку, а когда прекратить редактирование.

Как рабочие группы управляют отзывами после предоставления доступа к файлам?

Лучшие команды используют простое правило: как только файл открыт для доступа, все отзывы должны быть связаны именно с этим файлом.

Это означает один исходный файл, одну ссылку для проверки и один общий журнал изменений комментариев. Отзывы должны быть понятными и удобными для восприятия — не нужно создавать новое сообщение только для того, чтобы поделиться своими мыслями. А сбор мнений из разных источников не должен замедлять творческий процесс.

Благодаря Dropbox вы без труда можете упорядочить файлы Проектов и всегда иметь их под рукой:

• Используйте общие папки, чтобы собрать все ключевые документы в одном месте
• Просматривайте файлы, оставляйте отзывы и добавляйте примечания прямо в Dropbox — без необходимости скачивания
• Попробуйте Replay, чтобы просматривать и собирать комментарии с точностью до нужного момента или кадра в работе над видео

Какие инструменты помогают командам сохранять привязку отзывов к файлам?

Не всегда нужен один инструмент, который делает всё. Только правильное сочетание для того типа ресурса, который вы просматриваете. Вот несколько способов решить, какие функции наиболее полезны:

• Для повседневного обмена файлами: общие папки собирают всю работу и отзывы вашей рабочей группы в одном упорядоченном месте, а с помощью разрешений для файлов вы выбираете, кто может просматривать, редактировать или открывать каждый файл. Это означает меньше сообщений и потерянных комментариев.
• Для статических файлов: примечаний и комментариев зачастую достаточно для статических файлов. Dropbox позволяет добавлять примечания к фотографиям, вносить пометки в PDF-файлы и комментировать файлы, документы и изображения без дополнительных программ.
• Для творческого рецензирования: при работе с видео- или аудиоматериалами обычно требуется более высокая точность. Такой инструмент, как Replay, предназначен для рецензирования и утверждения видео, изображений и аудиофайлов и позволяет добавлять комментарии, вносить пометки, рецензировать в браузере и управление версиями — всё в одном месте.

Наконец, если отзыв должен превратиться в назначенную задачу, Dropbox Paper позволяет управлять списками дел, назначать сроки сдачи и продолжать работу над последующими задачами в той же экосистеме.

Как маркетологам оптимизировать процессы проверки креативов с помощью общих папок в облаке?

Секрет в том, чтобы относиться к общей папке как к источнику достоверной информации, а не просто как к месту для хранения файлов. 

Сохраняйте связь между всем: от брифа к рабочим файлам, экспортированным материалам для проверки и утвержденным ресурсам. Так рецензенты всегда будут знать, что актуально и к чему относятся отзывы.

Вот простой повторяемый рабочий процесс:

• Установите одну папку проекта—включите в неё техническое задание, исходные файлы, экспортированные файлы для проверки и итоговые материалы
• Используйте правила именования, не требующие догадок— пусть всегда будет понятно, что находится в статусе «В работе», «На проверке» и «Финальная версия»
• Делитесь осознанно (особенно за пределами организации)— предоставляйте внешним рецензентам доступ только для просмотра, если им действительно не нужны права на редактирование
• Обновите файл на месте— заменяйте черновик в той же папке, вместо того чтобы каждый раз при изменениях начинать новую цепочку вложений

Затем добавьте подходящий уровень проверки:

• Используйте общие папки, чтобы всё было организовано и доступно
• Доверьте Replay проверку и утверждение рич-медиа
• Добавляйте комментарии и примечания к брифам, PDF-файлам и дизайн-ресурсам

Когда файл, отзывы и статус связаны между собой, утверждение перестает ощущаться хаосом и начинает восприниматься как движение вперед.

Создайте процесс согласования маркетинговых материалов, которому сможет следовать ваша рабочая группа

Эффективный процесс согласования маркетинговых материалов позволяет проектам двигаться вперед. Когда все работают в одном месте, легко поддерживать порядок в заданиях и ясность в общении. Команды могут обмениваться файлами, собирать отзывы, дорабатывать черновики и управлять согласованиями — все в рамках оптимизированного рабочего процесса.

Таким образом, больше сил уходит на доработку проекта и меньше — на поиск отзывов. Если ваш процесс утверждения включает творческие ресурсы, попробуйте Dropbox Replay, чтобы отзывы, версии и утверждения оставались связанными на протяжении всего процесса.