Как делать более качественные заметки во время совещания — с помощью шаблона заметок для совещания

Делать заметки во время демонстрации экрана, проведения совещания или когда люди разговаривают, может быть непросто. Подведение итогов совещания также может оказаться сложной задачей. Это руководство покажет вам, как лучше составлять протоколы совещаний и фиксировать ключевую информацию.

Dropbox значительно упрощает создание эффективных заметок к совещаниям, предоставляя бесплатный шаблон протокола совещания со следующими возможностями:

• Функции автоматического сохранения и резервного копирования для синхронизации заметок о встречах в режиме реального времени, чтобы вы могли сосредоточиться на встрече.
• Общие документы, благодаря которым члены команды могут просматривать и вносить свой вклад в повестку дня встречи до или во время встречи — нет необходимости заниматься несколькими делами одновременно.
• Функции, помогающие автоматически расшифровывать записи и упрощающие просмотр обсуждаемых вопросов, контроль выполнения согласованных задач и составление повестки дня следующего совещания.
• Обновления документов в режиме реального времени, которые пользователи могут просматривать в любое время и в любом месте, чтобы все были в курсе событий.

Шаблон заметок для собраний

Получите бесплатный шаблон заметок к совещанию в Dropbox Paper и изучите подробные советы и приемы в этом руководстве. 

Это один из целого ряда доступных шаблонов —ознакомьтесь с полной библиотекой шаблонов Dropbox Paper, где вы найдете списки заданий, шаблоны планирования проектов и многое другое.

Зачем вообще создавать заметки к встречам?

Как часто вы просматриваете записи своих совещаний? Если заметки о совещаниях кажутся вам рутиной и вы больше никогда в них не заглядываете, возможно, вы задаетесь вопросом, зачем вы вообще их создаете.

Реальность такова, что если никто, включая вас, не использует ваши заметки о встречах, это, вероятно, признак того, что они бесполезны в своем текущем формате.

Так какова же истинная цель протоколов совещаний? Что же им на самом деле следует делать?

По сути, заметки о совещаниях должны быть инструментом, помогающим всем оставаться на одной волне — в буквальном смысле. Ваши заметки о встрече должны содержать следующую информацию:

• Четкое и краткое изложение того, что обсуждалось
• Основные выводы из этих обсуждений
• План согласованных действий и последующих шагов

В конечном счете, заметки о совещании — это ваша дорожная карта того, что должно произойти после его окончания и возвращения участников к работе.

Думайте о своих заметках как о едином источнике истины. Позже, когда кто-то задастся вопросом, о чем было достигнуто соглашение или какова его следующая задача, он может легко обратиться к протоколу предыдущего заседания. 

Кроме того, если кто-то пропустил встречу, ваши заметки должны быть достаточно подробными, чтобы ввести отсутствующих в курс дела, — без необходимости полного повторения обсуждаемых вопросов.

Создавайте заметки к совещаниям правильно, используя подходящий шаблон, и вы сэкономите время, повысите производительность и будете держать всех в курсе событий. 

Полезные заметки для встречи: пример сценария

Давайте рассмотрим, как оптимизированные заметки о встречах работают в реальных условиях.

Представьте себе, что вы проводите совещание по поводу запуска рекламной акции на веб-сайте компании. В ходе этого обсуждения будет затронуто множество тем, но основные заметки посвящены тому, что действительно важно — изложению основных моментов без перегрузки деталями.

Для этого можно начать с фиксирования повестки дня по ключевым пунктам:

• Почему проводится акция —например, для увеличения продаж или трафика на сайте.
• Цель акции —возможно, увеличение продаж на 10%
• Кто несет ответственность —например, маркетинг за коммуникации, юридический отдел за согласования и т. д.
• Как долго продлится акция —2 недели, месяц или сколько-нибудь долго?

Во время встречи сосредоточьтесь на обобщении ключевых выводов по каждому пункту. Не записывайте то, что человек А говорит человеку Б, и все, что при этом может происходить.

Это позволяет сохранять официальные заметки о встречах понятными и упорядоченными, позволяя всем обращаться к ним позже, не просматривая абзацы беседы.

В этом сценарии наиболее важной частью протоколов совещания являются пункты повестки дня. Это пункты в конце протокола эффективного совещания с указанием конкретных действий, ответственного лица и любых сроков. Например:

• Юридическое одобрение: Лицо А, срок подачи до пятницы
• Обновления на сайте: Человек Б должен завершить работу к следующему вторнику
• Маркетинговая коммуникация: сотрудник C должен отправить проект команде к четвергу.

Структура в этом сценарии позволяет организовать сложную задачу и облегчить ее выполнение, так что вместо того, чтобы пытаться запомнить, кто что делает, можно просто проверить записи.

Где еще могут быть полезны качественные заметки о встречах?

Заметки о совещаниях могут стать спасением во многих ситуациях, особенно когда что-то идет не по плану. Хорошие заметки служат нескольким целям, например:

• Разрешениеконфликтов — где заметки обеспечивают надежную запись обязательств
• Смягчение последствий отсутствия —когда ключевые заинтересованные стороны пропускают встречу
• Подотчетность —всегда документируйте, кто за что отвечает
• Соблюдениетребований — предоставление записей для юридических и нормативных целей
• Обучение —облегчает ознакомление новых сотрудников с тем, как все работает

Заметки о совещаниях помогают всем оставаться организованными, но они также являются защитой для вашей команды и полезным документом для дальнейшего использования. Независимо от того, решаете ли вы проблему или принимаете нового члена команды, заметки имеют решающее значение!

Что следует включать в заметки о встрече

Знать, что включить, — это уже половина дела. Детали могут различаться в зависимости от характера вашей встречи, но вот начальный контрольный список, который поможет вам разобраться с основными моментами.

Вы можете загрузить их вместе с бесплатным шаблоном заметок к совещанию, а затем адаптировать к своим потребностям при создании документа.

• Дата встречи —чтобы ваши заметки можно было легко найти
• Время встречи —на случай, если у вас запланировано несколько подобных встреч в один и тот же день
• Широкая тема встречи —например, название проекта
• Участники —участники встречи, кто там был
• Повестка дня —согласованный список ключевых моментов и тем для обсуждения
• Обсуждение —выводы из обсуждаемых тем
• Действия —назначенные задачи из обсуждаемых тем

Этот список полезен для любого типа встреч, включая неформальные встречи, совещания сотрудников, встречи новых деловых партнеров, заседания совета директоров и т. д.

Шаблон заметок к совещанию, доступный в библиотеке шаблонов Dropbox Paper, содержит все необходимые настройки и легко адаптируется под конкретные требования.

Как делать полезные заметки и делать встречи более продуктивными

Ведение протоколов совещаний — стратегический способ сделать совещания более эффективными и гарантировать, что каждый знает свои обязанности. Это также удобный способ официально зафиксировать цель встречи, вопросы для обсуждения и основные выводы из прошлых встреч.

Вот как планировать работу до, во время и после совещаний, чтобы создавать эффективные протоколы совещаний, позволяющие всем заинтересованным сторонам придерживаться графика и быть в курсе согласованных действий.

1. Заранее подготовьте шаблон заметок к встрече.

Приходите на встречу с готовым шаблоном заметок к совещанию. Заранее подготовленный и структурированный шаблон можно заполнять во время совещания, чтобы не пропустить важные моменты и все упорядочить.

2. Заранее заполните шаблон заметок к встрече тем, что вам известно.

Заполните шаблон заметок о встрече как можно подробнее, указав такие сведения, как дата встречи, время, участники и темы повестки дня. Постарайтесь предоставить обновленную информацию о статусе каждого пункта повестки дня. Если у вас есть время собрать обновленную информацию от заинтересованных сторон и членов команды до совещания, большую часть сессии можно посвятить обсуждению, что является отличной идеей для повышения продуктивности.

3. Сделайте это совместным

Dropbox включает в себя множество функций для совместной работы, которые помогают распределить нагрузку и максимально эффективно использовать заметки к совещаниям. Попросите участников подытожить выводы и дальнейшие действия, чтобы все понимали, что происходит, а в заметках была указана точная информация. Вы даже можете вывести шаблон заметок к совещанию на экран, чтобы все их видели и могли открыто вносить свой вклад.

Используя Dropbox, каждый может получать доступ к заметкам и редактировать их, даже если у него нет учетной записи. После встречи участники могут продолжать оставлять комментарии, задавать вопросы или уточнять положения. Таким образом, ваши заметки о встрече станут рабочим документом, а не просто статичным списком.

4. Назначайте задачи и действия людям

Одна из наиболее важных частей заметок к совещанию — список запланированных действий. Благодаря функциям управления задачами в Dropbox вы можете добавить поля с галочками для каждого действия, чтобы потом отслеживать их выполнения.

Используйте @упоминания, чтобы назначать задачи непосредственно членам команды, гарантируя им уведомления о своих обязанностях. По мере выполнения задач люди могут вычеркивать их из списка. Это простой способ отслеживать прогресс и привлекать людей к ответственности. Это можно сделать в Dropbox Paper, Microsoft Office или Google Docs — так все будет понятно.

5. Организуйте свои заметки

Dropbox упрощает организацию документов. Вы можете создать новый шаблон заметок о встрече для каждого сеанса или, для повторяющихся встреч, вести единый документ, который вы будете регулярно обновлять. 

Сохраняйте их в специальных папках проектов, используя функции безопасного хранения документов в вашем аккаунте, для быстрого доступа. Вы даже можете хранить их в общих пространствах, в открытом доступе, чтобы не приходилось рассылать задания каждому участнику рабочей группы.

6. Создайте стенограмму и используйте инструменты ИИ для автоматизации своих заметок.

Тратите больше времени на написание заметок, чем на участие в совещании? Записывая свои встречи (с разрешения всех участников), вы можете запечатлеть ход беседы и сосредоточиться на том, что обсуждается. Независимо от того, используете ли вы встроенные инструменты для проведения встреч или программное обеспечение для записи экрана, запись затем можно загрузить в ваш аккаунт Dropbox.

Для расшифровки записанных видеофайлов существует множество инструментов. Вы можете расшифровывать видео с помощью Dropbox, чтобы управлять процессом в одном инструменте. Получив расшифровку, проанализируйте ее содержание с помощью ИИ и составьте сводку по совещанию,  чтобы получить четкое представление о ключевых моментах, не отвлекаясь на заметки. 

Сохраняйте стенограмму и видеозапись вместе с заметками о встрече или даже встраивайте видео в документ для дальнейшего использования.

Вышеуказанные методы повысят продуктивность ваших встреч и обеспечат каждому участникам четкое понимание направления и цели.

Используйте Dropbox для улучшения заметок о встречах

Конспекты совещаний не должны быть рутиной или пустой тратой времени. При правильном подходе протоколы совещаний могут стать мощным центральным документом, позволяющим заинтересованным сторонам проекта сотрудничать и добиваться результатов.

В дополнение к нашему бесплатному шаблону заметок к совещаниям, который можно настраивать в соответствии с вашими потребностями, Dropbox предоставляет необходимые инструменты для совместной работы, организации и повышения эффективности. Попробуйте прямо сейчас, чтобы повысить эффективность протоколов совещаний.