Наконец-то! После нескольких месяцев обсуждений, составления запросов на предложения, внесения в них изменений, внесения изменений в изменения, встреч с командой маркетологов, командой руководителей и со всеми, с кем можно, а также видеозвонков и последнего личного рандеву, чтобы обсудить детали и пожать друг другу руки, ваше креативное агентство обзавелось новым клиентом. Это значимый и очень перспективный клиент. Просто отлично, что удалось заполучить его.
Наконец, начинается настоящая работа.
Первый шаг: адаптация клиента к процессам, чтобы можно было легко обмениваться ресурсами и файлами. Хорошо организованный и эффективный механизм адаптации обеспечивает крепкую основу для построения успешного проекта. Простота и продуманность этого механизма произведет впечатление на нового клиента. Ваша рабочая группа будет знать, что у них есть все необходимое для начала, в том числе системы для отправки и получения дополнительных файлов и папок. Ваши коллеги также будут понимать, что смогут найти и получить доступ ко всем необходимым материалам, используя средства обеспечения безопасности для предотвращения утечки данных.
Вот несколько стратегий для максимального упрощения адаптации новых клиентов.
Стандартизация процесса создания и подписания договоров
Что самое волнительное в победе над новой работой? Подписание контракта, который делает его официальным. Что самое худшее? Составление договора.
Однако с шаблонами Dropbox Sign легко подготовить стандартный контракт, а затем использовать его снова и снова. Также разумно разработать шаблоны рабочих графиков, типичных для вашей организации. Это проверенный способ быстро начать работу с клиентами.
(Раз уж мы об этом завели речь, то почему бы не использовать шаблоны Dropbox Paper для разработки творческих концепций, видеопроектов и тому подобного? Рутинная работа такого типа не обязательно должна быть тяжелой.)
Создание начального руководства и формирование ожиданий
Новый клиент — это как новые отношения: обе стороны с нетерпением ждут будущего, но также опасаются, к чему могут привести их дальнейшие действия.
Учитывая это, очень важно заложить правильную основу отношений, создав начальное руководство, чтобы клиент понимал, чего он может ожидать. Сюда можно включить информацию о том, как работает ваша организация, описать общие принципы и, возможно, добавить парочку комментариев, снимающих напряжение.
Отправьте его в защищенном режиме, а затем проведите пользователя через руководство. Не забудьте включить контрольные списки, чтобы клиент понимал дальнейший путь.
Запрос и получение файлов (в нужном месте)
При подключении клиента вам, скорее всего, понадобятся файлы от него. Возможно, это какие-то из их существующих активов, а может быть, это просто набор данных, которые ваша команда должна изучить.
С помощью запросов файлов ваша команда может запрашивать определенные файлы, а клиент может загружать их в ваш аккаунт, даже если у него нет Dropbox. Просто создайте новый запрос, введите несколько данных, выберите папку, в которую будут загружены файлы, установите крайний срок и отправьте запрос. Запросы можно редактировать постфактум, если вам необходимо изменить информацию.
Все, что нужно сделать, это дождаться поступления файлов, а после этого закрыть запрос.
Не забывайте о безопасности данных
По своей сути процесс подключения нового клиента подразумевает передачу определенного уровня конфиденциальных данных сторонам, которые затем хранятся в нескольких местах. Никто не хочет, чтобы эти данные стали достоянием общественности, поэтому важно обеспечить безопасность.
Dropbox защищает информацию многими способами. В нем используется 256-разрядное шифрование по стандарту Advanced Encryption Standard для защиты данных при передаче между приложениями и серверами Dropbox, и идет постоянный поиск уязвимостей в системе безопасности. Благодаря защите паролем доступ к файлу или папке смогут получить только те, у кого есть пароль, а ограничение срока действия ссылок служит еще одной мерой безопасности.
Установление деловых отношений с новыми клиентами может (и должно) быть безболезненным. Если немного подумать и подготовиться, то процесс может осуществляться практически без вашего участия. Выполняя приведенные выше шаги, агентство может быстро осуществить процесс установления деловых отношений с новыми клиентами и приступить непосредственно к выполнению творческой работы. Именно это и есть самое интересное.
