Простой подход к определению объема проекта: как создать документ о масштабе проекта

Управление проектами — сложный процесс, но один из важнейших его этапов также является одним из самых простых: создание документа об объеме проекта. Этот документ определяет цели, результаты, задачи и сроки выполнения проекта и служит календарным планом для всех его участников.

В этой статье мы расскажем, что такое определение объемов проекта, почему это важно и как составить документ об объеме проекта, который поможет вам успешно управлять проектами.

Что такое оценка объема проекта?

Объем — это общее количество времени и работы, необходимое для завершения конкретного проекта. Для этого необходимо определить бюджет или стоимость проекта, цели, результаты, задания и сроки.

Как только вы узнаете, что входит в проект, определение объема должно стать совместной работой, которая будет согласована между вами и вашей рабочей группой до начала любых работ по проекту.

Чтобы оформить это официально, создайте заявление об объеме проекта, которое можно подписать и сохранить для удобства использования. Это документ, который дополняет ваше техническое задание и помогает процессу управления проектом, а также устанавливает разумные ожидания заинтересованных сторон.

Почему определение объема проекта так важно?

Определение объема проекта важно по нескольким причинам. Оно помогает:

• устанавливать более разумные и достижимые цели проекта;

• повысить эффективность;

• устанавливать разумные бюджеты или более точную смету затрат для вашей рабочей группы;

• объяснить ключевым заинтересованным сторонам, что входит в проект, чтобы им было легче понять и ссылаться на него;

• обеспечить согласованность действий всех участников рабочей группы и их нацеленность на достижение общих целей или результатов проекта;

• не допустить расширения проекта за пределы согласованного объема;

предоставить календарный план действий, который управляющий или владелец проекта может использовать для планирования и делегирования задач рабочей группе.

Как создать документ об объеме проекта

Написание документа об объеме проекта — простой процесс, но важно следовать нескольким ключевым шагам, чтобы ваш документ был полным и эффективным.

1. Определите цели проекта

У каждого успешного проекта есть главная цель, которая отвечает на вопросы «зачем?» и «что дальше?» относительно проводимой вами работы. Она также помогает всем сосредоточиться и направить усилия на достижение общей цели.

Определение того, чего вы хотите достичь на протяжении жизненного цикла проекта, обеспечивает важный контекст для вас, вашей команды и ваших заинтересованных сторон. Это должно быть первым шагом в любом процессе планирования проекта, поскольку оно вносит ясность в последующие этапы определения масштаба проекта.

Без четкой цели проект может легко отклониться от намеченного пути или потерять из виду свое предназначение.

2. Получите мнение своей команды

Ваша рабочая группа — ваш важнейший актив и эффективный источник знаний. Именно она обладает соответствующим опытом и может сказать вам, сколько времени обычно занимают конкретные задачи и как соотносятся между собой различные результаты. Опирайтесь на свою рабочую группу:

• для установки реалистичных сроков и целей;

• для оценки ожиданий от проекта, особенно в отношении отзывов от вашей рабочей группы;

• для определения исключений: запросила ли заинтересованная сторона что-то, что обычно выходит за рамки проектов данного типа?

Благодаря вкладу вашей команды установление контрольных точек проекта и разработка разумной дорожной карты или графика станет намного проще.

Такие инструменты, как Dropbox Paper, облегчают вашей проектной группе совместную работу над предварительными документами. Члены команды могут добавлять комментарии и задавать вопросы непосредственно в документе Paper, что улучшает коммуникацию и групповое понимание рассматриваемого проекта.

А когда ваша команда работает вместе в Dropbox, все материалы, связанные с проектом, хранятся в одном безопасном централизованном месте.

3. Определите основные этапы проекта и дорожную карту.

Этапы придают проекту четкую структуру и являются одним из важнейших элементов объема работ. Они служат контрольными точками, помогающими заинтересованным сторонам отслеживать прогресс и обеспечивать соблюдение графика реализации проекта.

Заинтересованные стороны могут обратиться к документу о содержании проекта, чтобы получить ясную информацию о том, когда будут реализованы основные части проекта, когда будут проводиться встречи и другие важные этапы проекта. Затем вы можете отобразить это на временной шкале или дорожной карте с четкими датами начала и окончания для проекта в целом, а также крайними сроками для конкретных задач или результатов.

Наличие плана основных этапов и сроков также может помочь предотвратить размывание масштабов проекта — когда требования к проекту или результаты его реализации со временем начинают расти и выходить за рамки первоначального масштаба проекта. Благодаря четкому рабочему процессу и процедуре реализации и утверждения проекта заинтересованные стороны проекта могут лучше выявлять потенциальные риски или проблемы на ранних этапах и вносить коррективы в дорожную карту до того, как ситуация обострится.

Чтобы ускорить процесс определения объема проекта, в Dropbox Paper есть ряд бесплатных шаблонов, которые можно использовать для различных типов проектов, начиная с планов запуска и календарных планов продукта до календарей контента и планов съемок.

4. Организуйте соответствующую информацию

После того как вы собрали все сведения и мнения тех, кто будет работать над проектом, пришло время объединить все это в документ по объему проекта. 

• Основные детали, которые следует включить:

• название и описание проекта;

• сроки выполнения проекта;

• управляющий или владелец проекта;

• другие участники рабочей группы, работающие над проектом, их роли и обязанности;

• цель проекта;

• результаты;

• задачи, входящие в сферу ответственности;

• любые задачи, не входящие в сферу ответственности;

• ограничения и замечания;

• существующие ресурсы.

Рекомендации относительно использования документа по определению объема проекта

Помимо составления описания масштаба проекта, вы можете следовать некоторым рекомендациям, чтобы процесс определения масштаба проекта был эффективным. Вот несколько примеров:

• будьте максимально конкретны в деталях объема проекта, включая измеримые действия для отчетности об успехах проекта;

• сначала определите ключевые элементы, такие как цели и результаты, а затем работайте в обратном направлении, чтобы точно настроить графики проекта и управление ресурсами;

• изучите предыдущие проекты, чтобы оптимизировать объем вашего проекта;

• максимально упростите процесс получения согласия от соответствующих заинтересованных сторон, четко определив ограничения, границы или исключения и результаты проекта.

Четкое и эффективное определение масштаба проекта — каждый раз

Dropbox — это идеальная централизованная система для хранения файлов проектов, получения отзывов и управление файлами проекта. Устанавливайте доверительные отношения с заинтересованными сторонами, оперативно сообщая им новости и информацию о ходе проекта и поддерживая их вовлеченность на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Храня все данные в одном месте, вы и ваша команда сможете оптимизировать процесс управления проектом и уделять больше времени разработке и реализации надежной стратегии проекта, а не тратя время на поиск документов или беспокойства о том, где хранятся материалы вашего проекта.