Середина напряженной недели, вы в спешке доводите проект до конца, а креативная команда экспортирует окончательный вариант видео — знакомая ситуация? Все, что вам остается, это вложить файл в письмо клиентам и нажать «Отправить». Но что-то пошло не так — файл слишком большой.
Хотя многие из нас ежедневно используют электронную почту для работы, мы не всегда отправляем большие файлы. И когда вам нужно прикрепить к письму объемный материал, вы можете с огорчением обнаружить, что этого сделать нельзя.
Что же делать, если файл «слишком большой» для электронной почты?
В этом руководстве мы объясним, почему почтовые системы ограничивают размер вложений, и рассмотрим три способа отправки больших файлов или видео по электронной почте, в том числе рассмотрим такие инструменты пересылки, как Dropbox Transfer.
Прежде чем мы углубимся в эту тему, сразу перейдем к актуальному вопросу — а возможно ли это?
Реально ли отправить большой файл или видео по эл. почте?

Поделиться через облачное хранилище
Перейти к решению
Краткий обзор
- Поделиться ссылкой на файл в облачном хранилище
- Позволяет пользователям просматривать последнюю версию файла, включая правки, внесенные с момента публикации ссылки.
- Если предоставить доступ к редактированию, пользователи даже могут вместе с вами работать над файлом
Когда следует использовать этот способ
- При совместной работе с другими пользователями
- Когда вы хотите поделиться незавершенным видеофайлом, в котором еще будут правки
Отправить копию с помощью инструмента для пересылки файлов
Перейти к решению
Краткий обзор
- Поделиться ссылкой на загружаемую копию файла
- Установить разрешения на доступ и срок действия ссылки для дополнительной безопасности
- Оформить страницы загрузки в вашем фирменном стиле, чтобы произвести сильное первое впечатление
Когда следует использовать этот способ
- Для доставки готового видео и окончательных версий файлов
- Если вы хотите отправить файлы и не желаете, чтобы получатель видел вашу версию в облачном хранилище
Прикрепить сжатый файл
Перейти к решению
Краткий обзор
- Сжать видео или файл до меньшего размера, снизив при этом качество изображения
Когда следует использовать этот способ
- Если необходимо использовать почтовые вложения
- Инструменты совместного доступа к облачным хранилищам и пересылки файлов дают больше контроля и позволяют работать с большими файлами
Ограничения вложений эл. почты
Прежде чем перейти к решениям, разберемся, почему просто прикрепить файл к письму часто не получается.
Размер файла
Как мы уже говорили, основной недостаток отправки файлов в виде вложений эл. почты связан с ограничением их размера.
В каждой почтовой системе свои ограничения, но обычно это 10-25 МБ. Вот какие ограничения установлены в популярных почтовых системах:
- Gmail — 25 МБ
- Microsoft Outlook — 20 MБ
- iCloud Mail — 20 MБ
- Proton Mail — 25 MБ
- AOL Mail — 25 MБ
- Yahoo! Mail — 25 MБ
- GMX — 50 MБ
Такие ограничения приемлемы для отправки документов, таблиц и других небольших файлов, но они будут быстро превышены в случае отправки изображений и видео высокого разрешения.
Безопасность
Однако дело не только в удобстве отправки файлов большего размера. Отправка файлов в виде вложений электронной почты также связана с безопасностью.
Рассмотрим это на примере. Представьте, что у вас есть портфель со всеми документами, которые вам нужно отправить. Прикрепить файлы к письму — все равно что перебросить портфель через стену получателю, который стоит по другую сторону.
Как только вы перебросили портфель, он уже не в ваших руках — даже если вы вдруг поймете, что отправили не те документы или не тому человеку.
Теперь представьте тот же сценарий, только вы в этом случае оставляете портфель в удаленной, защищенной кодом ячейке. В этом случае не только получатель может открыть ячейку с помощью предоставленного вами кода, но и вы можете удаленно изменить код доступа или передать код другому получателю.
Это простой пример, но он показывает, почему вложения в письма могут нести риски для безопасности, ведь ошибки неизбежны. С помощью внешних инструментов вы обеспечиваете дополнительную защиту и обретаете уверенность, предоставляя общий доступ к результатам вашей работы.
Контроль версий и доступа
Такое случалось со всеми: вы только что нажали Отправить в важном письме и поняли, что во вложенном файле или видео есть ошибка.
С общим доступ к файлам в облаке вам не нужно повторно отправлять файлы почтой, когда вы исправляете ошибки. Также современные облачные платформы предлагают гораздо больше функций контроля: вы решаете, у кого будет доступ к файлам и что пользователи могут с ними делать.
Поэтому, если вы публикуете последнюю правку и хотите, чтобы ее могли видеть менеджеры аккаунтов, а вносить коррективы могли только ваши коллеги-редакторы, вам достаточно установить разрешения доступа для каждого получателя.
Если вы ищете передовые инструменты управления версиями и комментирования, вам подойдет специальная платформа для работы с видео, например Dropbox Replay. Для документов и других типов файлов в Dropbox есть инструменты совместной работы с содержимым, с помощью которых можно легко оставлять комментарии и отвечать на них.
Как отправить большие файлы и длинное видео по электронной почте
Благодаря множеству доступных вариантов отправить большой файл или видео очень просто.
В этой части руководства мы рассмотрим следующие три метода, выбор которых зависит от вашей цели.
- Поделиться при помощи ссылки на файл в вашем облачном хранилище Dropbox или аналогичном.
- Отправить отдельную ссылку на скачивание с помощью инструмента для пересылки больших файлов, например Dropbox Transfer.
- Прикрепить сжатый файл, если невозможно поделиться ссылкой, в результате чего пострадает качество.
Отправка копии с помощью инструмента пересылки больших файлов
Если вам не нужны все возможности облачного хранилища, а вы просто хотите отправить готовые материалы, вам подойдут такие инструменты для пересылки больших файлов, как Dropbox Transfer, — это идеальная платформа для отправки длинных видео.
Просто перетащите файлы объемом до 250 Гб в окно загрузки в Dropbox Transfer, выберите параметры и поделитесь файлами; либо отправьте письмо со ссылкой прямо из Transfer или вручную скопируйте ссылку в собственное письмо. Получатель сможет скачать копию файлов по ссылке.

Пользуясь Dropbox Transfer, вы сами контролируете свои файлы и всегда точно знаете их статус. Вы можете:
- Отправляйте копии, чтобы не допустить нежелательных изменений
- Управляйте доступом с помощью паролей
- Устанавливать срок действия ссылки, чтобы получатели не тянули со скачиванием
- Подтверждение доставки с помощью уведомлений о скачивании
Зачем ждать, пока ваш клиент посмотрит видео, чтобы произвести первое впечатление? С помощью Dropbox Transfer вы можете настроить страницу скачивания с фоновым изображением и логотипом по своему выбору.
Прикрепить сжатый файл
Для отправки видео и других материалов большого размера лучше всего использовать решение для предоставления доступа к файлам по ссылке, подобное двум решениям, рассмотренным выше.
Но иногда невозможно поделиться файлом или видео с помощью ссылки. В этих случаях можно попробовать сжать файл, чтобы уменьшить его размер в соответствии с ограничениями почтового клиента.
При сжатии файлов и видео удаляются или уменьшаются некоторые элементы, чтобы получить файл меньшего размера. Для этого применяются следующие способы.
- Уменьшение разрешения изображения или видео, например с 4K до 1080 пикселей.
- Снижение частоты кадров видео, в результате чего изображение выглядит менее плавным.
- Снижение качества аудиофайла за счет уменьшения битрейта или частоты дискретизации.
- Изменение других технических факторов, таких как цвета или кодировка.
Существует также несколько способов сжатия видео.
- Использование встроенных программ, например QuickTime, если вы работаете на Mac.
- Использование сторонних инструментов, таких как VLC Media Player.
- Сжатие файлов или видео в архив .zip, что особенно удобно при отправке нескольких файлов.
Обратите внимание! При использовании сжатия для уменьшения размера качество файла или видео снижается.
Если качество видео для вас важно, лучше воспользуйтесь ссылкой на файл в облачном хранилище или инструментом пересылки файлов, например Dropbox Transfer.
Отправка больших файлов и видео по эл. почте без потери качества с помощью Dropbox
Если вы хотите отправить копию файла или поделиться ссылкой с коллегами, Dropbox поможет вам решить эти задачи и поделиться большими файлам или отправить длинные видео по эл. почте.
Чтобы начать, поделитесь ссылкой из своего облачного хранилища Dropbox или просто перейдите в Dropbox Transfer и начните добавлять файлы.