Это может показаться вам знакомым сценарием: середина напряженной недели, вы сбиваетесь с ног, сдавая проект, а творческая группа уже экспортировала финальный вариант видеомонтажа. Все, что вам осталось, это перетащить файл в электронное письмо клиентам и нажать «Отправить». Только что-то не так — видеофайл слишком большой.
Хотя многие из нас ежедневно пользуются электронной почтой по работе, нам не всегда требуется отправлять большие видеофайлы, поэтому когда вам нужно прикрепить видео, а вы не можете этого сделать, это становится неприятным сюрпризом.
Что же делать, если видеофайл считается «слишком большим» для отправки по электронной почте?
В этом руководстве мы объясним, почему электронные письма имеют ограничения по размеру файла, и рассмотрим три метода, которыми вы можете воспользоваться при отправке большого видео по электронной почте, включая использование инструментов передачи файлов, таких как Dropbox Transfer.
Прежде чем мы углубимся в эту тему, сразу перейдем к актуальному вопросу — а возможно ли это?
Можно ли отправлять большие видеофайлы по электронной почте?
Поделиться через облачное хранилище
Краткий обзор
- Поделитесь ссылкой на видеофайл в вашем облачном хранилище
- Позволяет пользователям транслировать поддерживаемые форматы видео онлайн без загрузки
- Установите разрешения только на просмотр или редактирование для контроля доступа
- Если предоставлен доступ «редактирования», пользователи могут заменить файл обновленной версией, но не могут редактировать его напрямую.
Когда следует использовать этот способ
- При совместной работе с другими пользователями
- Когда вы хотите поделиться незавершенным видеофайлом, в котором еще будут правки
Отправить копию с помощью инструмента для пересылки файлов
Краткий обзор
- Поделиться ссылкой на загружаемую копию файла
- Установить разрешения на доступ и срок действия ссылки для дополнительной безопасности
- Оформить страницы загрузки в вашем фирменном стиле, чтобы произвести сильное первое впечатление
Когда следует использовать этот способ
- Для доставки готового видео и окончательных версий файлов
- При отправке видеофайлов, когда вы не хотите, чтобы получатель просматривал вашу версию в облачном хранилище
Прикрепить сжатый файл
Краткий обзор
- Сжать видео до меньшего размера, снизив при этом качество изображения
Когда следует использовать этот способ
- Если необходимо использовать почтовые вложения
- Инструменты для совместного использования облачного хранилища и передачи файлов обеспечивают больший контроль и позволяют использовать видеофайлы большего размера
Ограничения вложений эл. почты
Прежде чем перейти к решениям, разберемся, почему просто прикрепить файл к письму часто не получается.
Размер файла
Как мы уже говорили, ограничения по размеру файла являются серьезным недостатком при отправке видеофайлов по электронной почте в виде вложений.
В каждой почтовой системе свои ограничения, но обычно это 10-25 МБ. Вот какие ограничения установлены в популярных почтовых системах:
- Gmail — 25 МБ
- Microsoft Outlook — 20 MБ
- iCloud Mail — 20 MБ
- Proton Mail — 25 MБ
- AOL Mail — 25 MБ
- Yahoo! Mail — 25 MБ
- GMX — 50 MБ
Такие ограничения приемлемы для отправки документов, таблиц и других небольших файлов, но они будут быстро превышены в случае отправки изображений и видео высокого разрешения.
Безопасность
Однако дело не только в удобстве обмена большими видео. Процесс отправки видеофайлов в виде вложений по электронной почте также влечет за собой проблемы безопасности.
Чтобы проиллюстрировать это, давайте рассмотрим пример. Представьте, что у вас есть портфель, содержащий все видеофайлы, которые вы хотите отправить. Прикрепить их к электронному письму — это то же самое, что перебросить их через стену получателю, который стоит по ту сторону.
Как только вы выбросили портфель, он выпадает из ваших рук, даже если вы понимаете, что отправили не то видео или не тому человеку.
Теперь представьте тот же сценарий, только вы в этом случае оставляете портфель в удаленной, защищенной кодом ячейке. В этом случае не только получатель может открыть ячейку с помощью предоставленного вами кода, но и вы можете удаленно изменить код доступа или передать код другому получателю.
Это простой пример, но он помогает наглядно проиллюстрировать, почему вложения в электронные письма могут привести к серьезным рискам безопасности, когда ошибки неизбежно происходят. Используя внешние инструменты, вы обеспечиваете дополнительный уровень безопасности и контроля, что дает вам спокойствие при обмене своей работой.
Контроль версий и доступа
Мы все сталкивались с такой ситуацией: вы только что нажали «Отправить» важное электронное письмо и обнаружили, что в прикрепленном видеофайле обнаружена ошибка.
Благодаря облачному обмену файлами вы можете просто обновить общий файл, не отправляя повторное электронное письмо. Аналогичным образом современные решения для обмена файлами обеспечивают гораздо больший контроль над тем, кто может получить доступ к вашим видео и что они могут с ними делать.
Поэтому, если вы публикуете последнюю правку и хотите, чтобы ее могли видеть менеджеры аккаунтов, а вносить коррективы могли только ваши коллеги-редакторы, вам достаточно установить разрешения доступа для каждого получателя.
Если вы ищете передовые инструменты управления версиями и комментирования, вам подойдет специальная платформа для работы с видео, например Dropbox Replay. Для документов и других типов файлов в Dropbox есть инструменты совместной работы с содержимым, с помощью которых можно легко оставлять комментарии и отвечать на них.
Как отправить большие видеофайлы по электронной почте
Отправка большого видеофайла по электронной почте становится простой благодаря множеству доступных вам опций.
В этой части руководства мы рассмотрим следующие три метода, выбор которых зависит от вашей цели.
- Поделитесь им через облачное хранилище— со ссылкой на видеофайлы в вашем облачном хранилище Dropbox или аналогичном.
- Отправьте отдельную загружаемую копию— с помощью инструмента для передачи больших видеофайлов, например Dropbox Transfer.
- Прикрепить сжатый файл — если невозможно поделиться ссылкой, в результате чего пострадает качество.
Отправка копии с помощью инструмента пересылки больших файлов
Если вам не нужны все возможности облачного хранилища, а вы просто хотите отправить готовые материалы, вам подойдут такие инструменты для пересылки больших файлов, как Dropbox Transfer, — это идеальная платформа для отправки длинных видео.
Просто перетащите файлы размером до 250 ГБ в окно загрузки в Dropbox Transfer, выберите нужные параметры и поделитесь ими, отправив электронное письмо со ссылкой непосредственно из Transfer или вручную скопировав ссылку в собственное электронное письмо. После этого получатель сможет скачать копию видеофайлов по полученной ссылке.
С Dropbox Transfer вы полностью контролируете свои видеофайлы. Вы можете:
- Отправляйте копии, чтобы не допустить нежелательных изменений
- Управляйте доступом с помощью паролей
- Устанавливать срок действия ссылки, чтобы получатели не тянули со скачиванием
- Подтверждение доставки с помощью уведомлений о скачивании
Примечание: получатели должны загрузить файл перед просмотром — Dropbox Transfer не предоставляет возможность предварительного просмотра видео в браузере.
Зачем ждать, пока ваш клиент посмотрит видео, чтобы произвести первое впечатление? С помощью Dropbox Transfer вы можете настроить страницу скачивания с фоновым изображением и логотипом по своему выбору.
Прикрепить сжатый файл
По возможности лучшим вариантом для отправки видеофайлов без потери качества будет решение для обмена файлами на основе ссылок, подобное двум рассмотренным выше.
Однако могут возникнуть ситуации, когда вы не сможете воспользоваться ссылкой для публикации своего видео. В таких случаях вы можете рассмотреть возможность сжатия как способа уменьшения размера видеофайла с целью соответствия ограничениям вашего почтового клиента.
Сжатие видео — это, по сути, процесс удаления или уменьшения фрагментов информации с целью уменьшения общего размера файла. Это может включать:
- Уменьшение разрешения изображения или видео, например с 4K до 1080 пикселей.
- Снижение частоты кадров видео, в результате чего изображение выглядит менее плавным.
- Снижение качества аудиофайла за счет уменьшения битрейта или частоты дискретизации.
- Изменение других технических факторов, таких как цвета или кодировка.
Существует также несколько способов сжатия видео.
- Использование встроенных программ, например QuickTime, если вы работаете на Mac.
- Использование сторонних инструментов, таких как VLC Media Player.
- Сжатие файлов или видео в архив .zip, что особенно удобно при отправке нескольких файлов.
Обратите внимание: при использовании сжатия для уменьшения размера файла качество видео снижается.
Если качество видео для вас важно, лучше воспользуйтесь ссылкой на файл в облачном хранилище или инструментом пересылки файлов, например Dropbox Transfer.
Отправляйте большие видеофайлы высокого качества по электронной почте с помощью Dropbox
Независимо от того, отправляете ли вы копию или делитесь ссылкой для совместной работы, Dropbox удовлетворит все ваши потребности при отправке длинных видео по электронной почте.
Для начала либо поделитесь ссылкой из вашего облачного хранилища, либо перейдите в Dropbox Transfer и начните добавлять видеофайлы.
