Что такое «Единый источник истины» (SSOT)?

Что же это за источник?

Единый источник истины (SSOT) — это термин, обозначающий практику объединения всех бизнес-данных в одном месте. Такой подход предполагает, что сотрудники компании принимают ключевые бизнес-решения, основываясь на одних и тех же данных. Это позволяет избежать  бункеров, из-за которых сотрудники могут не знать о важной информации, которая есть в компании. Если ваша компания работает, основываясь на единой версии истины, между сотрудниками не останется никаких тайн, и все будут на одной волне. Хранение данных в централизованном хранилище предотвращает путаницу из-за множества версий истины и одинаковых файлов.

Запрет на ложь

Упомянутое правило хорошо работает только тогда, когда вся команда осознает: никакие данные не получится скрыть намеренно («замести под ковер») и никакие данные не будут потеряны, скажем, из-за недосмотра администратора. Да и вообще это оптимальный способ работы с данными, особенно если эти данные поступают из многих каналов информации. Считайте это состоянием нирваны для всей информации вашей компании.

Знания — это сила, а огромный объем информации, которой можно поделиться с каждым участником рабочей группы, помогает находить лучшие бизнес-решения. «Истина» не обязательно означает, что все данные, которые находятся в едином хранилище, должны быть точными, — речь идет о том, что при совместном рассмотрении эти данные дают более реалистичное представление о вашем бизнесе.

Например, у вашего бренда, судя по показателям социальных сетей, двести тысяч подписчиков. Но когда вы проводите опрос, выясняется, что четверть ваших подписчиков находятся в стране, в которую вы не осуществляете доставку, и что значительная часть из них — боты. Вам понадобятся оба этих источника информации, чтобы получить наилучшее общее представление о вашем бренде и понять, как исправить эту ситуацию. Например, теперь, когда вы знаете, что большинство ваших подписчиков — иностранцы, вы можете либо сосредоточиться на локальных усилиях, либо серьезно рассмотреть возможность расширения направлений доставки. Таким образом, вы встали на путь улучшения бизнеса.

Просвещение через управление данными

SSOT может быть реализован только в том случае, если все ваши данные находятся в одном централизованном месте и если у вас есть подходящие процессы, позволяющие поддерживать их актуальность. Вы все можете договориться о размещении своих документов в одной центральной папке, но что потом? Вы как компания должны быть преданы этой идее, гарантируя, что данные всегда будут актуальными и готовыми к доступу. Рассмотрите возможность добавления следующих рабочих процессов в ваши бизнес-процессы:

Работа из облака

Облачные технологии помогли изменить и разнообразить концепцию рабочего места. Благодаря облаку вы и ваша рабочая группа получаете доступ к документам откуда угодно и, что еще более важно, можете работать с их актуальными, а не устаревшими версиями.

Рассмотрите внутренние руководства

Конечно, ваши сотрудники знают требования к работе в компании и правила корпоративной культуры. Они сталкиваются с ними каждый день, когда приходят на работу или авторизуются в системе. Но подумайте о том, как часто вы отправляете своему коллеге сообщение с вопросом, который вы задавали ранее: «Какой должен быть формат доставки?», «Куда мне отправить этот счет?», «Отвечает ли по-прежнему Боб за счета к оплате?» и так далее. Потратьте день или два на формирование подборки документов, посвященной не вашим клиентам или рынку, а вопросам о том, как помочь вашим сотрудникам лучше выполнять свои задачи.

Проясните ситуацию

Квартальные цели, доход и распределение квот внутри команды важны, но обсуждение этих цифр — явно не лучший способ привлечь внимание сотрудников к этим данным. Найдите более эффективную форму представления достижений вашего бизнеса, в которой информация легко воспринимается и постоянно обновляется, чтобы ваша рабочая группа могла следить за общими успехами. Например, это может быть регулярно обновляемый общий документ с прописанными целями, чтобы команды могли в любое время следить за ходом работы.

Подумайте о более широкой картине

Быстрый доступ к хранилищу данных для всех причастных сотрудников позволяет не только поддерживать корпоративную культуру, но и совершенствовать бизнес-процессы. Открытые каналы коммуникации дают преимущество не только вашей основной рабочей группе. В конце концов, вам нужно, чтобы заинтересованные стороны и лица, принимающие ключевые решения, получали всю информацию из всех ваших источников данных. Сегодня прозрачность играет важную роль не только в области управления отношениями с клиентами или корпоративной социальной ответственности, но и в том, как ваши сотрудники воспринимают бренд и как это влияет на их лояльность. Учитывайте это, когда формируете свой источник истины.

Создание источника истины

У каждой команды свой стиль работы. У вас может существовать единая корпоративная культура и общая концепция рабочих процессов, но управление рабочими потоками в разных группах, например финансовой и маркетинговой, будет отличаться. Это также означает, что одна группа иначе смотрит на бизнес-процессы и бизнес-данные, чем другая. При этом их видение будет отличаться от точки зрения генерального директора, контролирующего все процессы. Следовательно, единый источник истины должен быть беспристрастным. Он также должен предотвращать дублирование одних и тех же файлов, которое приводит к путанице и задержкам в работе.

Dropbox поможет вам создать источник истины и обеспечить актуальность информации, которая будет обновляться в режиме реального времени. Благодаря таким функциям, как журнал версий в Dropbox, вы можете видеть, что было отредактировано и изменено, и, если вам не нравится новая версия, вы просто можете вернуться к предыдущей. При внесении в файл каких-либо изменений все участники рабочей группы, имеющие к нему доступ, получат уведомление. Вы случайно удалили что-то из единого источника истины и переживаете, что не сможете восстановить данные? Не стоит беспокоиться. Dropbox позволяет восстановить любые файлы, удаленные за последние 30 дней. Будьте уверены: даже если при работе с файлами произойдет что-то непредвиденное, предыдущая версия всегда будет наготове.

Вы даже можете настроить автоматизацию для общих папок в Dropbox. Они стандартизируют именование, сортировку и тегирование, что оставляет меньше места для ошибок пользователей и минимизирует работу вашей команды.

Рабочих групп и систем может быть много, а истина — одна

Как бы хорошо вы не были осведомлены о рабочей группе, бизнес-процессах или сфере вашей деятельности, всегда есть вероятность, что вы чего-то не знаете. Возможно, ваше онлайн-присутствие не так органично, как вы думали, или ваша команда работает с версией файла, которую вы считали давно устаревшей. SSOT — это ваша страховка на такой случай. Если люди или данные не дают вам увидеть четкую картину, SSOT прольет свет истины и вернет вам реальное представление о вашем бренде.