Как усовершенствовать правила этикета при проведении видеоконференций

Что такое видеоконференции?

Видеоконференции — это любой вариант телекоммуникации между двумя или несколькими людьми с использованием видео- или аудиосвязи. Удаленные сотрудники и люди, живущие вдали от семьи и друзей, уже являются экспертами в области видеосвязи. Увеличение количества людей, работающих из дома или удаленно, привело к широкому распространению видеоконференций как способа общения с коллегами.

Зачем нужен этикет видеоконференции?

Учитывая, насколько распространено сегодня программное обеспечение для видеоконференций, можно было бы подумать, что к настоящему времени надлежащий этикет должен быть уже хорошо усвоен. Хотя обычно не возникает никаких проблем с общением по FaceTim с членами семьи или друзьями, не вставая с постели, это не относится к инструментам для общения на рабочем месте, таким как Microsoft Teams, которые требуют большей предусмотрительности как для соблюдения этикета, так и для эффективности. Возможно, вы являетесь экспертом в проведении совещаний в офисе, но для некоторых дополнительный виртуальный барьер видеоконференций может стать проблемой.

При работе из дома человек легко отвлекается и теряет сосредоточенность, и видеоконференции не являются исключением из этого правила. Собака коллеги, которая ходит по квартире, — это мило, но этот симпатичный щеночек может отвлекать от работы. То же самое можно сказать об отстраненных участниках встречи, которые не слушают или не обращают внимание на происходящее.

Основные правила этикета видеоконференции

Первый шаг к продуктивным видеозвонкам — убедиться, что они функциональны как с технической, так и с человеческой точки зрения. Итак, чтобы вы могли извлечь максимальную пользу из видеовстреч с коллегами, мы составили список наиболее важных советов по этикету видеозвонков, которым следует следовать:

Проверьте подключение к Интернету и оборудование заранее

Вы будете выглядеть и чувствовать себя беспомощно и непрофессионально, пытаясь начать встречу с неработающей веб-камерой или микрофоном. Если встреча планировалась заранее, проверьте все настройки видеоконференции заранее, а не за две минуты до ее начала. Проверьте встроенный микрофон или гарнитуру, чтобы убедиться, что ваше программное обеспечение их обнаружило.

Также нужно проверить, позволяет ли ваше подключение к Интернету поддерживать формат видеоконференций. Вы же не хотите отключиться в самый важный момент или посреди разговора.

Если с соединением есть проблемы, существует много приложений, позволяющих ограничить качество получаемого видео или отключить его, чтобы продолжить участие в аудиоформате. Даже если вы не можете поддерживать видеосвязь с другими членами рабочей группы, очень важно иметь возможность все же следить за ходом встречи и принимать в ней участие. Имейте в виду, что некоторые люди могут вообще отказаться от видео по различным причинам, особенно если они находятся в общем пространстве с детьми или домашними животными либо просто не хотят, чтобы их видели в этот момент. Это тоже не проблема.

Оденьтесь

Это случалось с каждым хотя бы раз в жизни: вы бросаетесь к ноутбуку прямо из постели, чтобы успеть на встречу рабочей группы в 9 утра. Однако присутствие на видеовстречах в пижаме повлияет на ваш деловой имидж не лучшим образом. Если вы хотите производить впечатление серьезного человека во время видеоконференции, оденьтесь соответственно. Деловой стиль одежды необязателен, но убедитесь, что вы одеты соответственно, чтобы предстать перед коллегами. Во-первых, так вы продемонстрируете свое неравнодушие, а во-вторых, сменив привычный спортивный костюм, вы сможете настроиться на продуктивное и предметное общение с коллегами.

Найдите тихое место

Не у всех есть личный кабинет для работы из дома, однако важно найти или организовать себе тихое место для видеоконференций. Даже если бродящие по дому члены семьи, соседи по комнате или домашние животные не отвлекают вас от работы, они могут отвлекать ваших собеседников. Поэтому для участия в видеоконференции выберите место, где никто не будет бродить и беспокоить вас. Так вы сможете сосредоточиться на том, что говорят коллеги. Также позаботьтесь о том, чтобы убрать любые фоновые шумы, когда говорите вы.

Организуйте пространство вокруг вас

Теперь, когда вы оделись и находитесь в уединенном месте для видеозвонка, обратите внимание на окружающую обстановку и на то, как она выглядит на камере.

Ваша подготовка не будет иметь значения, если вашим коллегам будет слишком темно или если все, на что они будут смотреть, — это гора грязной посуды в раковине. Уделите немного времени уборке и благоустройству пространства вокруг себя. Откройте шторы или включите свет, а если проблема в визуально неопрятном декоре, используйте зеленый экран или виртуальный фон, чтобы скрыть его. Например, Google Meet позволяет размыть фон или заменить его изображением или видео — зеленый экран не требуется.

Если вы не разговариваете, отключите микрофон

Одним из наиболее важных аспектов этикета видеозвонков после начала совещания является отключение звука вашего микрофона, когда вы не разговариваете. Даже если вы нашли тихое место для совещания, ваш микрофон все равно будет улавливать звуки, когда вы двигаетесь, кашляете или начнете печатать.

Вряд ли вы хотите, чтобы ваш коллега вынужден был повторять сказанное из-за того, что его случайно прервали, или чтобы кто-то заметил, пусть на секунду, что во время встречи вы занимаетесь другими делами. В большинстве программ для видеоконференций есть кнопка отключения звука для вас или для звонка. Вам нужно будет включить звук, когда вы захотите что-то сказать.

Смотрите в камеру

Вам может показаться, что в процессе видеозвонка лучше смотреть на видеоизображения коллег. Однако, если вы хотите, чтобы коллеги сосредоточили свое внимание на вас, когда вы будете говорить, нужно смотреть прямо в камеру.

Даже если вы не видите своих коллег, взгляд в камеру помогает воссоздать ощущение личного общения, что гарантирует, что их внимание обращено на вас и они действительно слушают то, что вы говорите. Если вы хотите видеть коллег, когда вы выступаете, расположите видео на экране непосредственно рядом с камерой, чтобы и камера, и видео были на уровне глаз. С ноутбуком это не проблема, но, возможно, вам придется что-нибудь переместить, если вы работаете на ПК.

Будьте внимательны и сосредоточены

Конечно, когда вы участвуете в видеоконференции, самое важное — это сосредоточиться на встрече. Покинуть встречу во время видеоконференции гораздо проще, чем во время реального совещания в офисе. Это означает, что вам нужно следить за тем, чтобы не выключаться из процесса и вести себя как в офисе, даже если вы сидите с ноутбуком в своей спальне.

Сохранять сосредоточенность дома можно, используя те же способы, что и в офисе: например, делая заметки, вы легче усвоите то, что обсуждается, и будете адекватно реагировать на происходящее. Вам также нужно избегать искушения переключаться на другие вкладки и действия или заглядывать в телефон. Даже если вам кажется, что вы хорошо справляетесь в режиме мультизадачности, отвлекаясь, вы не получите большой пользы от встречи, на которой присутствуете.

Как провести видеоконференцию эффективно

Когда вы освоите основы этикета при проведении видеоконференций, у вас не возникнет проблем с организацией и проведением видеозвонков с коллегами. Но, как и в офисе, чтобы организовать эффективные видеовстречи и провести время с пользой, потребуется немного больше усилий. Если вы планируете встречу с коллегами, убедитесь, что у вас есть все необходимые материалы. Подумайте, как привлечь к работе участников удаленной встречи.

Всегда устанавливайте повестку дня

Первым шагом к организации эффективной встречи как в офисе, так и за его пределами является определение повестки дня. Этот фактор сам по себе имеет большое значение для успеха вашей видеоконференции.

С шаблоном повестки дня, предоставленным Dropbox, вы c легкостью сможете обозначить ключевые пункты вашего совещания и составить повестку дня, которой можно будет поделиться с коллегами. Те, кто был приглашен на встречу, но не смог присутствовать, также смогут просмотреть этот документ впоследствии.

Делитесь файлами и информацией до начала встречи

Если вы ожидаете от вашей рабочей группы участия и сотрудничества во время видеозвонка, важно создать для этого условия. Если в офисе можно просто раздать листы бумаги или добавить заметки на интерактивной доске, то видеоконференции требуют более тщательного планирования.

Подготовьте и поделитесь файлами или документами, которые вам понадобятся, до начала совещания, чтобы вашим коллегам не пришлось гадать. Когда все будут на связи, вы также можете поделиться своим экраном, чтобы все могли ознакомиться с документом вместе, чтобы все были в курсе событий. Более того, вы можете поделиться файлом из Dropbox на видеоконференции, где участники команды смогут вносить в него изменения в режиме реального времени.

Рассылайте приглашения заранее

В офисе, чтобы пригласить людей в конференц-зал, можно просто подойти к их столу и спросить, есть ли у них 10 минут. Однако, работая из дома, привлечь внимание людей может быть гораздо сложнее, даже если вы используете Slack или другие офисные приложения для чата.

Если вы хотите, чтобы люди пришли на вашу видеоконференцию, сообщите им о ней заранее. Если этого не сделать, они могут отсутствовать на рабочем месте в нужный момент, и у них не будет времени прочесть повестку дня. Дайте всем необходимое время на подготовку к видеоконференции, настройтесь сами и настройте всю команду на успех.

Сотрудничество с помощью видеоконференций

Поскольку удаленные рабочие группы набирают популярность, видеозвонки уже не просто заменяют встречи, а становятся нормой для многих компаний. Так как видеоконференции играют важную роль как в личной, так и в деловой жизни, важно освоить правильное использование этой технологии.

В следующий раз, когда будете планировать встречу по видеосвязи на 10 часов утра, вспомните про наши правила этикета при проведении видеоконференций, чтобы встреча прошла успешно. Подготовка к видеоконференции поможет вовлечь вашу рабочую группу в процесс и повысит эффективность совместной работы онлайн в удаленном формате.