В любом отделе и на любой должности мы создаем огромное количество файлов и документов. Из-за этого документы могут легко затеряться в обширной экосистеме компании. Так как же облегчить их поиск?
Система управления документами поможет вам оптимизировать рабочие процессы, повысить эффективность и производительность, а также сэкономить драгоценное время вашей команды.
В этой статье мы рассмотрим, что такое система управления документами и каковы преимущества ее использования, а также дадим несколько полезных советов по поиску подходящего решения для управления документами.
Что такое управление документами?
Управление документами — это процесс записи, хранения, архивирования, отслеживания и извлечения электронных документов компании. К числу таких документов, помимо прочих, относятся PDF-файлы, текстовые файлы, видеозаписи и сканированные копии бумажных документов, например квитанций.
Благодаря системе цифрового управления документами вы можете избавиться от бумажной работы и упростить редактирование контента, например PDF-файлов, обмен файлами для электронных подписей и другие важные бизнес-процессы.
Система управления документами (или «СУД») позволяет собирать различные типы документов из разных источников, таких как электронные письма, онлайн-формы и общие цифровые файлы, и хранить их в безопасном и легкодоступном месте.
Зачем вам нужна система цифрового управления документами
Вам нужна понятная, но комплексная система, гарантирующая безопасность документов и обеспечивающая эффективное управление ими.
Сегодня в процессе работы мы все создаем огромный объем данных, взаимодействуя с клиентами, коллегами и другими заинтересованными сторонами. Система цифрового управления документами помогает сохранять доступ к нашим файлам и папкам, но в то же время обеспечивать их безопасность, пока мы продолжаем создавать, получать и обмениваться ими в рамках наших рабочих процессов и проектов.
Преимущества системы управления документами
Внедрение системы управления документами предоставляет ряд существенных преимуществ для вашего бизнеса.
1. Продуктивная работа в команде
Когда участники рабочей группы знают точное расположение нужных файлов и папок, это значительно упрощает совместную работу в режиме реального времени. Им больше не нужно отправлять друг другу документы по электронной почте и с помощью других средств связи.
Это также упрощает обмен содержимым с клиентами и другими заинтересованными лицами за пределами компании, а также обеспечивает дополнительный уровень защиты, поскольку документы хранятся в безопасном месте и доступны только определенным пользователям.
2. Простота доступа
Получить доступ к цифровой системе управления документами гораздо проще, чем к локальной системе бумажного документооборота, которая размещена в определенном месте. При использовании цифровой системы, особенно на основе облака, вы с коллегами можете получить доступ к документу с любого устройства и из любого места.
Независимо от того, работаете ли вы из дома или выполняете какие-то задачи, находясь в дороге, вы можете избежать потери документов, получив безопасный доступ к файлам, которые надежно хранятся в облачном хранилище.
Централизованное пространство для ваших документов также значительно облегчает поиск файлов — больше никаких документов, разбросанных по разным папкам и подпапкам с неизбежными проблемами доступа.
3. Более высокий уровень безопасности
Встроенные функции безопасности Dropbox, например Отправка и отслеживание, позволяют установить разрешения на доступ и отслеживать, когда, где и как пользователи просматривали и редактировали документ, а также делились им.
Администраторы могут предоставлять доступ к документам только тем людям, которым это необходимо, защищая конфиденциальную информацию и поддерживая соблюдение нормативных требований.
Надлежащее управление записями также становится юридическим требованием во многих отраслях, а это означает, что надежная система управления документами может помочь продемонстрировать аудиторам, что вы соблюдаете соответствующие законы и нормативные акты.
4. Повышение эффективности и производительности
Благодаря комплексной системе управления документами вам не придется тратить время на поиск файлов на разных устройствах, в приложениях или на вкладках браузера.
А если вы дополните это интеллектуальными инструментами искусственного интеллекта, такими как Dropbox Dash, вы сможете найти все, что вам нужно, всего за несколько щелчков мыши, независимо от метаданных или формата файла, что сэкономит ваше драгоценное время и усилия.
Как выбрать систему управления документами
При выборе ПО для управления документами нужно обратить внимание на ряд ключевых функций, в том числе следующие:
Управление версиями и журнал аудита — возможность узнать, как появился текущий документ и чем он отличается от предыдущих версий.
Безопасность и контроль доступа — шифрование файлов и возможность защитить важные документы с помощью пароля.
Автоматизация рабочих процессов — более быстрое выполнение трудоемких задач, например создания папок и управления ими.
Совместная работа—храните документы в централизованном месте, чтобы ваши коллеги могли легко работать с файлами одновременно.
Удобный поиск файлов — выбор инструмента с простым пользовательским интерфейсом, с помощью которого можно легко найти нужный документ.
Выбранная вами система также должна легко вписываться в ваш процесс управления документами, чтобы вы и ваша команда могли без проблем продолжать создавать, обмениваться и управлять документами.
Единая централизованная система электронного документооборота
Dropbox — это идеальная централизованная система для хранения файлов проектов, управления ими, совместной работы и получения отзывов. С помощью Dropbox можно легко создавать документы, редактировать их и делиться ими с участниками рабочей группы, а также получать к ним доступ когда угодно и откуда угодно.
