Så förbättrade Ausolan verksamheten i stor skala med Dropbox

Utmaning: Föra samman team och betjäna kunderna bättre

Ausolan är ett stort företag med många olika projekt. Företaget har 17 kontor och 16 centralkök i Spanien samt närvaro i Frankrike och Chile. Trots att de verkar i en traditionell sektor har Ausolan alltid stuckit ut med sin tekniska anda som förbättrar processer för en bättre service till kunder, personal och medlemmar. Ausolan har introducerat ny teknik de senaste åren, till exempel ett betalningshanteringssystem för skolbarn och 3D-utskrift av livsmedel – alltså tillverkning av livsmedelsprodukter med hjälp av olika additiva tillverkningstekniker (en teknik som fortfarande är i sin linda).

Företagets tillväxtstrategi bygger på att tillgodose kundernas behov och förse dem med säkra, hälsosamma, hållbara och välsmakande produkter och samtidig ta sig in på nya affärsområden och marknader. Efterhand som Ausolan expanderade insåg företaget att det behövde ett tekniskt verktyg för att optimera hanteringsarbetsflöden, förbättra den interna kommunikationen, kunna ha tillgång till affärs- och produktinformation från vilken plats som helst på vilken enhet som helst, och på så vis förbättra erbjudandet till partner och kunder.

Lösning: Att hitta en heltäckande projektledningslösning

Många i personalen kände redan till Dropbox, och detta gjorde lösningen till ett attraktivt alternativ redan från början. Efter att ha testat andra leverantörer på marknaden insåg företaget att Dropbox stack ut för sin användarvänlighet, interoperabilitet, smidiga åtkomst och snabba synkronisering. Dropbox blev lösningen de valde.

Fyra år senare används lösningen av nästan alla anställda för att organisera, planera och dela arbetet med kollegerna. Vare sig det handlar om att köpa mat och skapa menyer åt utbildningsinstitutioner, hantera lager på sjukhus, organisera evenemang vid kundernas produktlanseringar eller hantera logistik för cateringleveranser är alla som deltar i ett projekt en aktiv Dropbox-användare som drar nytta av lösningens breda utbud av funktioner.

Dropbox har också varit viktigt för att utveckla andra produkter som för närvarande befinner sig på FoU-stadiet på Ausolan:

• Den cirkulära ekonomin: verktyget underlättar hållbara arbetssätt, minimerar pappersanvändningen och låter team slippa resa till möten.
• Industri 4.0: Ausolan kan samordna arbetet mellan olika teknikcentra.
• Nya produkter och livsmedel: större interaktion mellan olika projektteam som arbetar med utveckling och nya recept med Dropbox som samarbetsplattform.

CIO och teamledarna tillhandahåller interna utbildningar till anställda kring hur man använder och testar Dropbox. De har regelbundna workshops för att introducera verktyget och gå igenom eventuella förbättringar som är relevanta för personalen.

Dropbox har varit avgörande för Ausolans ledningsgrupp när de snabbt behövde aktivera distansarbete så att personalen kunde fortsätta arbeta smidigt oavsett var de befann sig. Ausolan arbetade mycket hårt för att kunna fortsätta betjäna skolor, företag, sjukhus och andra sektorer under pandemin. Och Dropbox var avgörande för denna framgång.

Här är några exempel på hur Ausolan och Dropbox samarbetade för att ta klara uppgiften att fortsätta betjäna kunder under en pandemi:

• Programmeringsavdelning: för den här avdelningen skulle arbete hemifrån ha varit otänkbart för bara några år sedan på grund av de enorma mängder information de hanterar dagligen. Trots det nuvarande klimatet har emellertid en del av teamet kunnat arbeta på distans med mycket tillfredsställande resultat tack vare Dropbox och Ausolans nya Enterprise Resource Planning-lösning.
• Operatörer: tack vare Dropbox har de kunnat komma åt all information de behöver direkt i molnet. Data kategoriseras och organiseras i mappar, och – viktigast av allt – delas med rätt kollegor. Detta har säkerställt en pålitlig och effektiv affärskontinuitet, särskilt i den kundriktade verksamheten.
• Förebyggande åtgärder: Dropbox har gjort det mycket enklare att kommunicera nya vårdriktlinjer till alla anställda genom att tillhandahålla en gemensam mapp som alla på företaget kan komma åt när och var som helst. Anställda får snabb och uppdaterad information om de beslut som fattas för att skydda deras hälsa under pandemin.