Hantera utmaningarna med distanspersonal
Effektiv teamledning är avgörande för att teammedlemmar, både på distans och på kontoret, ska kunna samarbeta smidigt som en enhet när de arbetar på distans. Naturligtvis är det lättare sagt än gjort att leda ett distansteam. Möten och tidsplanering över olika tidszoner och arbetstider kan vara riktigt rörig. Dessutom kan det vara svårare att bygga en miljö av tillit i ett distansteam när man inte har lyxen av ständigt umgänge ansikte mot ansikte. Enkelt uttryckt kan det ibland kännas nästan omöjligt att få distansmedarbetarna att känna sig värdefulla. Det är viktigt att skapa en bra företagskultur i den virtuella miljön, men det är självklart också avgörande att implementera effektiva arbetsprocesser.
Bristen på fysisk samvaro kan verkligen påverka teammedlemmar och arbetsflöden. Distanskolleger som inte befinner sig på kontoret kan ibland ha svårt att känna sig som medlemmar i teamet. Och arbetar kollegan i ett helt annat land kan det kännas som om en hel kultur är i vägen. För att hantera dessa utmaningar uppmanas chefer i distansteam att:
- Underlätta virtuell teambuilding
- Genomföra regelbundna och enhetliga personliga Zoom-möten
- Skapa utrymme för frågor och förslag
- Skapa kommunikationsnormer
- Skapa ett teamutrymme för både samarbete och störningsfritt ensamarbete
- Skapa väl avvägda kontaktnät
- Definiera målsättningar så att alla vet att de drar åt samma håll
I avsaknad av interaktion ansikte mot ansikte är risken stor att många viktiga värderingar i er företagskultur går åt sidan. Det är ditt jobb att se till att detta inte händer. Som tur är för dig finns det många bra verktyg som kan hjälpa dig.
Upprätta kontakt med distanspersonalen med hjälp av teknik
Det säger sig självt att tekniken är helt avgörande här, men använder du den på rätt sätt? E-post är ett fantastiskt kommunikationsverktyg, men om det viktigaste i din roll är samarbetet har du inte alltid tiden på din sida. Slösa inte bort viktiga minuter på att vänta på mejlsvar när andra digitala verktyg ger mycket mer värdefulla och lättillgängliga virtuella samarbetsmöjligheter.
Direktmeddelanden
Alla arbetsteam borde ha ett verktyg för snabbmeddelanden. Oavsett om det är Zoom eller Slack kan ert team hålla kontakten dygnet runt, vilket är särskilt bra om ni arbetar i olika tidszoner. Snabbmeddelanden kan vara den perfekta grundlösningen för alla team, vare sig ni jobbar hemma, på kontoret eller på distans från ett kafé. Att vara ständigt uppkopplad i realtid är avgörande för att hantera distansteam såväl som teamledning i allmänhet.
En viktig "regelbrytarregel" inom snabbmeddelanden är, ja, att försöka bryta ner de så kallade reglerna. Även om lättsamma pratstunder utanför jobbet nästan är oundvikliga någon gång, är även denna kamratskap en viktig aspekt av virtuell teambuilding. Så, inom rimliga gränser, är det rimligt att du inte försöker kväva öppenheten i dessa kommunikationskanaler.
Det småprat som kollegor tycker om ansikte mot ansikte kan och bör upprepas virtuellt där det är möjligt och det kan också påverka teammotivationen. Se till att alla är med i en gruppchatt när det är möjligt, så att alla känner sig inkluderade, och se till att nya anställda alltid presenteras virtuellt. Videosamtal är ett bra sätt att göra detta, så att alla kan sätta ett ansikte på ett skärmnamn. Vilket leder oss till:
Videokonferenser
Om du inte är extremt introvert kan avsaknaden av personliga möten påverka negativt. Snabbmeddelanden räcker förvisso ganska långt, men samarbete handlar om att bygga meningsfulla relationer och meddelanden som skrivs i tystnad räcker bara en bit på vägen. Det mesta vi säger kommer trots allt från kroppsspråk. Så se till att genomföra regelbundna videokonferenser med teamet redan från början.
Introduktionsprocessen för alla virtuella medarbetare bör ske via videosamtal eller vanliga telefonsamtal, i stället för genom ett flöde av mejl utan vare sig ansikten eller röster. Håll kontakten med dina teammedlemmar på distans, antingen individuellt eller som teammöte, med regelbundna möten via videosamtal. Zoom är till exempel perfekt för detta. Inte nog med att du får ta del av riktiga, talade samtal som videosamtal, utan du kan även dela din skärm och arbeta tillsammans med dokument direkt från Dropbox.
Dessa tillägg till din vanliga verktygslåda är det som kommer att spara ännu mer tid på sikt och göra teammötena mer effektiva. Se till att teamet ser videomötena som vilka möten som helst, och att de har möjlighet att själva arrangera och delta i dem. Dessutom är det inget som säger att vardagsmöten måste vara på blodigt allvar. Ni kanske ska umgås som ett team i ett Zoom-möte varje fredag, på samma sätt som ni lunchar eller tar en öl efter en väl genomförd arbetsvecka?
Tidsplanering
Det kan vara lätt för distanspersonal att förlora känslan för tids- och ansvarsförhållanden när kontorets struktur inte längre håller dem i schack. Även om du har teamet i närheten är det lätt att tappa den där riktiga närvarokänslan du har på kontoret. Ge teamet tillgång till tidsplaneringsverktyg så att alla kan ta ansvar för de arbetstimmar ni kommit överens om och det arbete som ska utföras. På så vis kan du organisera arbetstider och teammedlemmar efter kompetens över olika tidszoner.
Se till att du utser gruppledare för distanspersonalen så att en tydlig struktur bibehålls. Var tydlig med förväntningarna och se till att alla håller sig till uppgiften. Med fasta tider kan du också se till att det alltid finns någon som distanspersonalen kan få kontakt med. Detta kan till och med vara en annan erfaren distansmedarbetare vars arbetstider gör det möjligt att täcka in de perioder då kontoret är stängt.
Enkel översikt
När tidrapportering är på plats måste du se till att ditt team arbetar effektivt. Det är där verktyg för uppgiftshantering kommer in i bilden. Dropbox är ett oumbärligt verktyg för projektledning och låter dig skapa att-göra-listor som är tydliga och lätta att uppdatera. Du kan ställa in förfallodatum med automatiska påminnelser så att ingen hamnar på efterkälken. Och eftersom allt är tydligt beskrivet på ett ställe vet du att alla hålls uppdaterade och ansvariga. Att hantera distansteam kräver att alla hålls informerade, så en central plats för dina viktiga uppgifter kan verkligen effektivisera dina processer.
Distansarbete
Ingen gillar trängseln på pendeltåget till jobbet eller den stillastående trafiken i morgonrusningen, men faktum är att pendlingen har sin roll i yrkeslivet. Den är sällan trivsam men den förbereder dig mentalt på arbetet och utgör en konkret gräns mellan arbetet och fritiden, vilket kanske är det allra viktigaste. Personer som arbetar hemifrån kan känna att gränserna mellan jobb och fritid suddas ut när deras matbord också är ett kontor. Genom att uppmuntra till en tydligt avgränsad virtuell arbetsdag i distansarbetet kan du också göra det lättare att skapa en bättre balans mellan arbete och fritid.
Dropbox är den perfekta lösningen för distansarbete eftersom teammedlemmarna kan utföra allt sitt arbete från en och samma plats. Så fort teammedlemmarna är redo att gå över till arbetsläge loggar de bara in. Vid dagens slut är det lika lätt att stänga ner och göra det tydligt att arbetsdagen är över. Det är inte bara smidigt – det skapar också en praktisk, virtuell miljö. Så även om du använder samma bärbara dator i jobbet och på fritiden kan frestelser som sociala medier hållas i schack under arbetstid.
Förenkla
Med spridda team överallt är det naturligt att arbetsprocesser också kan bli utspridda. Utan delat kontor är det lätt för virtuella team att sakna enhetliga arbetsflöden. Låt inte detta hända – att arbeta som en enhet är en viktig del av team av alla storlekar och typer.
Med Dropbox Paper kan team redigera och samarbeta i realtid, så att ni slipper ett oändligt antal offlinefiler som skickas runt och lätt försvinner. En brainstormingmall hjälper distansteam att utveckla idéer tillsammans, medan praktiska mallar för mötesprotokoll gör det enkelt för distansarbetare att hålla jämna steg om ett möte sker vid en tidpunkt som inte passar deras tidszon.
Och om distanspersonalen loggar in på mötet i efterhand kan de snabbt få klarhet i vad som redan avhandlats. Appintegration i Dropbox ser också till att saker och ting är tydliga och effektiva, med ett stort utbud av fantastiska arbetsappar som Adobe Acrobat och Zapier. Ni slipper slösa tid på att klicka mellan program eller växla mellan enheter när samarbetsverktyg finns på plats och förenklar arbetet.
Tips för ledning av distansteam
Teknik är bra, men det finns gränser för vad den klarar av. Grunden för framgångsrik distansteamledning är en stark mentalitet och äkta teamkänsla. Skapar du utrymme och möjliggör en virtuell laganda, en enhetlig känsla av gemenskap oavsett tidszon eller arbetsplats?
Här är några viktiga saker att tänka på när du ska se till att ditt företag verkligen omfamnar en virtuell laganda.
Se till att ni faktiskt är ett team
Detta kanske är uppenbart, men man kommer inte långt som ett team om man inte verkligen vill vara ett. Alla meddelanden, uppdateringar och händelser som påverkar det interna teamet ska också delas med distanspersonalen. Detta är viktigt för att skapa en känsla av virtuell laganda: ingen man eller kvinna är en ö, även om hen sitter ensam på ett hemmakontor.
Effektiv kommunikation kommer från vetskapen om att båda sidor är lika investerade. Utforska hur du kommunicerar med ett distansteam och låter dina virtuella medarbetare veta att de har en röst och närvaro på ditt kontor. Det kan vara allt från företagsomfattande födelsedagshälsningar till att se till att de ingår i de veckovisa teammötena. Virtuell teamhantering bör inte ställa till några hinder. Om ert interna team kan få tag på någon, vare sig det är en praktikant eller medgrundare, för ett snabbt en-mot-en-möte, se till att ert virtuella team också kan det. Videosamtal och synkroniseringar behöver inte schemaläggas dagar i förväg eller göras alltför viktiga. Huvudpoängen med dem är att alla vet att deras team är uppkopplat, lättillgängligt och redo att hjälpa till.
Låt inte distanspersonalen bli förbrukningsvaror
Det är lätt att distanspersonalen blir något man använder vid behov, men detta är en attityd som du måste eliminera omedelbart. Se till att alltid arbeta med lagandan. Bygg meningsfulla relationer med alla dina teammedlemmar så att distanspersonalen har lika starka relationer med varandra som dem som arbetar på samma fysiska plats. Samarbetet med distanspersonalen ska aldrig ses som en uppgift som kräver extra ansträngning.
Låt inte distansteamledningen begränsas till en kontaktperson: distansmedarbetarna ska vara lika integrerade i personalstyrkan som alla andra. I slutändan bör du i distansteamledningen inte avvika från dina vanliga värderingar och arbetsmetoder för att skapa en arbetsgemenskap. Distanspersonal ska också bidra till gemenskapen – och om du ger dem möjlighet kommer de också att göra det.
Heja laget!
Så om ditt företag vill arbeta på distans, bör du se till att du verkligen är redo för det. Att vårda en företagskultur är avgörande på alla kontor, och det är extra viktigt om ditt kontor också börjar anamma det virtuella rummet. Se framför allt till att ditt distansteam verkligen är just det – och se till att dina samarbetsverktyg alltid stärker alla medlemmar.
