Vad är agil metodik?
Sedan början av 2000-talet har agila metoder blivit en standardförfaranden för projektledning i många teknikorganisationer. De flesta programvaruteam i dag praktiserar i någon form av agila lösningar, och delar av dem har tagit sig in i många arbetsmiljöer. Själva ordet har till och med blivit mer populärt – ledare över hela världen talar i dag om behovet av att vara mer ”agila”. Men vad innebär det egentligen att använda en agil projektledningsstrategi på ditt företag?
Agil metodik är en projektledningsprocess som delar upp projekt i mindre uppgifter och steg. Genom att dela upp arbetet i små delar är det möjligt för agila team att införliva återkoppling från intressenter, omvärdera arbetet och tillämpa ett iterativt tillvägagångssätt vid varje steg i processen. Ett av de vanligaste agila tillvägagångssätten innebär att man delar upp arbetet i korta utvecklingsfaser, så kallade sprinter. På så vis kan teamet arbeta snabbt och sedan utvärdera arbetet med chefer och intressenter regelbundet vid sprintplanering och i dagliga ”scrums”. Efter granskningen kan projektgruppen och intressenterna fortsätta på det nuvarande spåret eller ändra planerna för kommande sprinter. Jämfört med traditionella projektledningsstrategier prioriterar agila metoder snabbhet, flexibilitet, lagarbete och intressenternas behov.
Varifrån kommer agila metoder?
Idén bakom agila metoder föddes i början av 2000-talet hos en grupp programvaruutvecklare som fastställde fyra huvudsakliga agila principer:
Individer och interaktioner är viktigare än processer och verktyg
En fungerande programvara är viktigare än omfattande dokumentation
Kundsamarbete är viktigare än avtalsförhandlingar
Att agera utifrån förändringar är viktigare än att följa en plan
Dessa värden som skrevs ned i Agile Manifesto som lanserades 2001 har format den agila projektledningsstrategin och förvandlat industrin för utveckling programvara.
Fram tills dess hade Waterfall ansetts vara det föredragna tillvägagångssättet i programvaruutvecklingsprojekt. Denna metod var banbrytande när den först dök upp på 1970-talet, men Waterfall hade blivit omständligt på 2000-talet. Det viktigaste problemet var att metoden krävde stora mängder dokumentation och omfattande planering innan ett projekt ens kunde börja. När arbetet väl påbörjades följdes dessa planer strikt av avskilda och avgränsade team, vilket gjorde det svårt att anpassa sig efter problem eller förändrade behov. Som jämförelse kan team som använder agila utvecklingsmetoder börja arbeta snabbare, anpassa sig efter problem när de uppstår och planera direkt med sina kunder och intressenter.
Varför är agil projektledning så populär?
Jämfört med Waterfall var fördelarna med agila metoder uppenbara för teknikföretagen på 2000-talet. Fördelarna med agila processer sträcker sig längre än bara programmeringsvärlden, och många andra branscher införlivar nu agila metoder i sina arbetsflöden. Så vad är det som gjort agila metoder så attraktiva för så många projektledare och företagsledare?
Anpassningsbarhet
I sin kärna handlar agila metoder om att kunna agera utifrån förändringar i mål-, miljö- eller processfrågor. Med ett agilt ramverk är möjligheten att utvärdera det nuvarande arbetet, tidslinjer och projektbehov inbyggt i tillvägagångssättet. Om en intressent vill förändra projektets omfattning eller inriktning ger scrums och sprintplanering teamet möjlighet att ändra kurs. Om en teammedlem upptäcker ett problem med en aktuell uppgift eller projektdel kan schemat anpassas så att problemet snabbt kan hanteras. Istället för att projektteamet levererar något som inte längre tillgodoser kundernas behov, kan man med agila metoder snabbt ändra kurs.
Anpassning efter intressenternas behov
Med denna flexibilitetsnivå kan man med agila metoder också hålla sig anpassad efter de ständigt föränderliga kraven och behoven hos klienter och kunder. I de flesta projekt förändras målen och omfattningen som fastställdes i början mellan projektteamet och intressenterna. Kanske har ytterligare arbetsuppgifter och behov uppstått som klienten inte hade tänkt på, eller så har slutkonsumentens krav förändrats efterhand. Oavsett anledningen till att intressenternas planer har förändrats blir du med agila metoder mer lyhörd inför dessa förändringar så att du kan leverera snabbt och undvika en växande backlog. Detta säkerställer att leveransen infriar klienternas förväntningar, hur mycket projektet än förändrats sedan starten.
Snabbhet
Självklart skulle agila metoder inte ha detta namn om de inte var smidiga till naturen. Genom att dela upp teamets arbete i mindre uppgifter och ge dem kortare, avgränsade arbetsperioder kan du med agila metoder låta teamet fokusera och arbeta snabbare. På en grundläggande nivå betyder detta att produkter kan komma snabbare till marknaden eller kunderna. Men det är också denna snabbhet som i kombination med anpassningsbarhet gör agila metoder till något lockande för företag i alla branscher. När problem uppstår kan ditt team byta fokus och hantera dem snabbt. Ni slösar ingen tid på att leta i ursprungliga planer eller dokument: du tar upp problemet i en scrum, schemalägger det och löser det sedan. På detta sätt kan agila team hålla fokus på individuella uppgifter och slutföra dem i tid.
Vilka är utmaningarna med agila metoder?
En agil strategi är inte utan problem. Precis som med alla andra projektledningsmetoder finns det saker som den är jättebra på och andra saker du måste vara medveten om när du använder den. Precis som med Waterfall finns det nackdelar och utmaningar med agila metoder som kan stå i vägen för arbetet om de inte hanteras på rätt sätt.
Hantera omfattningen
I och med möjligheten att snabbt anpassa sig efter problem och förändringar i processen är det viktigt att hålla översikt över ditt övergripande projekt och dess omfattning. Med agila metoder kan du ändra planer och arbeta snabbt, men förmågan att kvickt hoppa mellan uppgifter kan göra dig blind för hur stora framsteg som gjorts totalt. Även om teamet arbetar effektivt kan du överskrida budget eller missa deadlines om listan över uppgifter som skapats i sprintplaneringen växer okontrollerat. Agila team och projektledare måste hålla koll på projektets omfattning och färdplan för att säkerställa att de inte tappar kontroll över mängden arbete de tar på sig.
Schemaläggning
Det är inte bara räckvidd som kan glida ifrån ett team med hjälp av en agil process. När team använder sprintplanering kan de vara flexibla i sina scheman och prioriteringar baserat på aktuella behov. Men när teammedlemmar börjar röra på sig och ta itu med nya uppgifter eller stödja problem, måste schemat anpassas för att tillgodose det. Om du håller dig till ett strikt schema måste du se till att sprintplaneringen fortfarande håller sig inom den tidsramen.
Även om självorganiserande team kan hoppa mellan olika uppgifter efter behov kommer de också att behöva komma tillbaka till de uppgifter de blivit tilldelade. I detta skede är det projektledarens ansvar att veta var teamet befinner sig i alla sina uppgifter och att se till att ingenting glöms bort. Annars kan arbetsuppgifter man trott är klara i själva verket ha fallit mellan stolarna under några snabba sprinter.
Kommunikation
Med agila metoder innebär prioriteringen av lagarbete och snabb aktion naturligtvis att kommunikationen är av största vikt. Teammedlemmar måste enkelt kunna kommunicera sina nuvarande framsteg, huruvida några problem har uppstått och om de behöver hjälp. Denna kommunikation måste ske regelbundet mellan alla medlemmar i teamet, och den måste ha en direkt koppling till planeringen. Det är viktigt att hålla sig uppdaterad med intressenterna eftersom du bara kan anpassa dina planer om du vet vad intressenterna vill ha.
Så implementeras en agil process
Om du är intresserad av att använda agil projektledningsmetodik för ditt team finns det många beprövade strategier och metoder – sprintar och scrums är några av de vanligaste. Naturligtvis kan användning av rätt projektledningsprogramvara och verktyg också avgöra om en agil planeringsmetod lönar sig eller inte. Här är några av de viktigaste processerna och metoderna för att etablera och följa en agil metod:
Spåra dina uppgifter
För att veta vilket arbete som behöver göras i nästa sprint behöver du veta vad som redan är slutfört. Därför måste ditt team vara mästare på att hålla koll på sina framsteg. Orderhantering, eller backlog-städning, är en teknik som ofta används av agila team. Det handlar om att ge team transparens, prioritera eftersläpande punkter och säkerställa att de punkter som toppar listan är redo för leverans. Scrum-team använder ofta planeringsväggar eller Kanban-paneler för att hålla koll på saker, men många väljer programvara för uppgiftshantering.
Kommunicera regelbundet och effektivt
Korrekt kommunikation är hörnstenen i alla agila projektledningsramverk. Så det är av största vikt att ge ditt team möjligheterna och möjligheterna att kommunicera med jämna mellanrum. Medan sprints vanligtvis körs i intervaller om 2–3 veckor, anordnar många scrummasters dagliga "stand-ups" med sina team för att hålla sig uppdaterade om framstegen dag för dag. Även om din specifika kommunikationskadens är upp till dig och ditt team, kan verktyg hjälpa er att underlätta dessa samtal.
Integrationer med appar för realtidschatt och videokonferenser kan också hjälpa dig att hålla teammöten och planeringssessioner. Du kan dela filer och starta konversationer direkt från Dropbox, vilket minskar tiden du lägger på att växla mellan flikar och kontextväxling.
Stanna upp och utvärdera
I agila projekt kan det vara frestande att bara hoppa rakt från en uppgift till nästa och bocka av dem en efter en. Det är dock viktigt att skapa utrymme för genomgångar och sprintutvärderingar i alla agila processer, för att förhindra att teamet får tunnelseende. Att avsätta tid för granskning vid slutet av varje sprint gör det möjligt för teammedlemmar att utvärdera sitt eget arbete och prioritera.
Post mortem-liknande sprintgranskningar bör också användas för att undersöka hur din planering har påverkat ett projekt under dess livscykel. För dessa är det viktigt att hålla koll på och ha korrekta register över sitt arbete. Dropbox har inbyggda versionshanteringsfunktioner som kan hjälpa dig att granska teamets filer i varje utvecklingsstadium. Det kan också användas under presentationer för att se en enskild teammedlems framsteg eller återställa ändringar som kanske inte har godkänts.
Arbeta med agil metodik
Den agila metodiken har varit transformerande för många företag och chefer när det gäller hur de arbetar och den framgång de ser. Det har varit en drivkraft i mjukvaruutvecklingsprocesser sedan 2000-talet, och delar av det har genomsyrat arbetslivet. Oavsett om du funderar på att genomföra ett Scrum-möte i morgon bitti eller håller fast vid dina mejl, kan vi utgå ifrån att agila metoder är här för att stanna.
