Bästa praxis för att organisera och distribuera varumärkesresurser

Att vara en del av ett kreativt team på en stor organisation innebär att arbeta med många resurser, många tillgångar och många partners. Detta är bra eftersom det innebär att arbete kan ske på flera fronter samtidigt. En byrå gör en video till en ny kampanj. En studio arbetar på en e-bok om tankeledarskap och ett medföljande tal från en chef inför en kommande konferens. Ett digitalt marknadsföringsföretag skapar ett sponsrat innehållspaket som kommer att lanseras på en populär tidskrifts webbplats och sociala plattformar.

Men det gör också saker mer komplexa eftersom det finns så många rörliga delar. Tillgångarna måste vara noggrant organiserade och lätt att hitta. Rätt personer måste kunna komma åt dem, och illasinnade aktörer måste förhindras från att se något de inte borde. Externa partner måste veta att de har rätt logotyp, font och presentationsbilder. Om dessa enkla delar och tillgångar inte finns på plats – och skyddas – blir det svårare att skapa förstklassigt arbete, särskilt när antalet externa partner växer.

Om du är en del av ett kreativt team på ett stort företag och arbetar med ett antal byråer med marknadsföringsmaterial, vill du skapa en smart process. Som tur är kan Dropbox hjälpa till att systematisera insamling, sammanställning och distribution av varumärkesresurser.

Systematisera tillgångar

Det första du bör fundera på när du ska skapa ett tillgångsarkiv är exakt vad som ska ingå. Gör en lista. Tänk på saker som logotyper, taglines, stilriktlinjer, kommunikationsdokument, dokumentmallar med mera. Det är bättre att du ger dina externa byråer mer än vad du tror att de kan behöva – då kommer det inte uppstå flaskhalsar under produktionen när de måste vänta på en godkänd tagline eller SVG-fil.

Därifrån handlar det om att skapa en mappstruktur. Börja med mappar på toppnivå och sedan undermappar där specifika tillgångar kommer att bo. En toppnivåmapp kanske heter Digitala tillgångar med en undermapp för logotyper och en annan för grafiska taglines. Om du går ett steg längre kan logotypmappen ha undermappar för logotyper efter storlek eller användning – ja, du har berättat för dem att det här sekundära ordmärket är vad teamet använder på sociala medier, men det är bäst att också märka upp och systematisera detta så att det inte finns några tvivel i elfte timmen.

Organisera filer efter projekt

En pålitlig mappstruktur för teamprojekt är en mapp på toppnivå per projekt, med en konsekvent uppsättning undermappar varje gång. Använd en tydlig namngivningskonvention och numrerade prefix så att mappar förblir i samma ordning för alla.

För att organisera lagrade filer efter projekt, skapa en mapp på toppnivå för varje projekt och återanvänd sedan samma undermappstruktur varje gång (till exempel Brief, Working files, Reviews och Final). Namnge projektmappar konsekvent – ​​som vårkampanjen 2026-01 och så vidare – så att de sorteras tydligt och är lätta att hitta.

För delade mappar – skapa en Projekt-mapp på översta nivån, behåll sedan varje initiativ i en egen delad projektmapp och bjud bara in de teammedlemmar eller myndigheter som behöver åtkomst till det projektet. Använd samma interna undermappar (Sammanfattning, Arbetsfiler, Recensioner, Slutgiltig) så att samarbetspartners alltid vet var de ska lägga – eller hitta – det de behöver. När ett projekt avslutas, flytta dess mapp till en undermapp i arkivet för att hålla aktivt arbete rensat.

För att organisera klientfiler effektivt, använd en klientorienterad struktur som du kan upprepa – till exempel Klienter > [Klientnamn] > [Projektnamn] > Intern WiP, Klientklar och Slutgiltig. Dela endast mappen Klientklar (eller Slutgiltig) så att klienter alltid ser de senast godkända filerna, medan ditt team håller utkast och feedback prydligt arkiverade.

Märka och samla in tillgångar

Se till att använda taggar för mappar också. Det är enkelt att skapa en automatiserad mapp som automatiskt lägger till taggen till allt som placeras i den mappen, vilket gör det enkelt att hitta resurser i framtiden.

Med Dropbox kan du tagga filer och mappar med enkla etiketter, så att du kan söka efter tagg och snabbt hitta relaterade resurser. Du kan också skapa en mapp så att allt som läggs till i den automatiskt får samma tagg, vilket håller ditt bibliotek organiserat allt eftersom det växer.

Om du till exempel lägger till en #DigitalAsset-tagg i mappen Digital asset innebär det att varje tillgång i mappen får den taggen, liksom allt som läggs till i en undermapp i framtiden. En #Logo till Logo-mappen gör detsamma för allt som finns i den undermappen. Ett intelligent märkningssystem sparar tid senare.

Nu handlar det om att få tillgångarna på rätt plats. Genom att använda en filförfrågan är det möjligt att be kollegor att ladda upp specifika filer – som automatiskt hamnar på rätt plats – även om de inte har en egen Dropbox. (Även om de borde!) Gör bara filförfrågan, skicka iväg den och se hur resurserna hamnar där de ska vara. Allt på sin rätta plats.

Endast för dina ögon

Hantering av behörigheter– dvs. att avgöra vem som är ägare, vem som kan redigera och vem som kan visa – sker från fall till fall, men oavsett beslut är det enkelt att implementera. Att ändra åtkomstnivå, sluta dela, låta andra dela med nya personer och ytterligare funktioner är bara ett klick bort.

Dessutom hjälper Dropbox kryptering i företagsklass samt lösenordsskyddsalternativ till att hålla tillgångar säkra – oavsett vem som har åtkomst.

För att säkert lagra egenutvecklade designer och källfiler i molnet, bör dessa förvaras i en Dropbox-mapp endast för inbjudna. När du delar, lägger du till säkerhetsåtgärder som lösenordsskydd, utgångsdatum och nedladdningskontroller, och använder visningshistorik för att spåra åtkomst och snabbt återkalla den.

Versionshistorik och filåterställning kan också hjälpa dig att återställa tidigare versioner om filer ändras eller tas bort.

Skicka tillgångar på ett säkert sätt

Tillgångsdatabas skapad. OK, OK, OK. Nästa steg är att distribuera tillgångarna till partner som behöver använda dem eller ge åtkomst till en organisations interna Dropbox så att externa byråer kan använda resurserna. Det finns flera sätt att göra detta på, alltid tryggt och säkert.

Med Dropbox är det enkelt att dela en mapp eller fil. Dessutom kan personen som delar kontrollera vem som kan visa och redigera mappen eller filen – de med länken, teammedlemmar eller bara de med en inbjudan – samt vem som kan ge ytterligare åtkomst. 

Det är också möjligt att lösenordsskydda mappar eller filer, ange utgångsdatum för länkar och inaktivera nedladdningar så att ingen kan ladda ner det delade materialet.

Om du behöver begränsad åtkomst till klientfiler kan du dela från Dropbox med hjälp av delade länkar med kontroller som lösenord, utgångsdatum eller inaktiverade nedladdningar efter behov – och spåra tittarnas aktivitet för ökad överblick.

För extra skydd kan du även lägga till digitala vattenstämplar så att delat innehåll inkluderar information som mottagarens e-postadress och IP-adress för att avskräcka obehörig delning.

Och självklart är det alltid möjligt att se vem som har tittat på mappar eller filer i ett Dropbox-konto.

Säker versionshantering över distansteam

För att säkra versionshanteringen för marknadsföringsmaterial i distansteam, se till att alla arbetar från en delad Dropbox-mapp och begränsa redigeringsåtkomsten till de personer som ska göra ändringar.

Dropbox versionshistorik och filåterställning låter dig återställa tidigare versioner om filer skrivs över, och delade länkkontroller som lösenord, utgångsdatum och nedladdningsbegränsningar hjälper dig att dela utkast på ett säkert sätt.

Ett annat sätt

Ett andra alternativ är att använda Dropbox Transfer för att skicka en kopia av en fil eller mapp till en extern partner. 

Klicka bara på ”Skicka en kopia” i delningsrullgardinsmenyn och skicka sedan via länk eller e-post. Med Transfer finns det också möjlighet att göra allt lösenordsskyddat, ställa in ett utgångsdatum och få nedladdningsaviseringar, vilket ger ytterligare säkerhet och översikt över tillgångarnas status.

Att organisera och distribuera varumärkesresurser behöver inte vara svårt eller läskigt. En genomtänkt metod, smart taggning och säker delning hjälper alla organisationer och dess marknadsföringspartner skapa vackert arbete med hög effekt tillsammans.

Gör mer än att bara lagra med Dropbox – organisera säkert, kontrollera åtkomst och leverera varumärkesfiler tryggt, från delade mappar till Dropbox Transfer. Utforska hela utbudet av Dropbox-funktioner och se hur det kan hjälpa dig att optimera hela ditt arbetsflöde.