Mer flexibla arbetsmöjligheter – inklusive hybrid- och Virtual First-team – är här för att stanna. Enligt en studie av PwC vill 83 % av de anställda arbeta på distans i minst en dag i veckan sedan pandemin.
Efterhand som fler företag går mot distansarbete blir kommunikations- och samarbetstekniken avgörande. Videomöten är numera en vanlig metod som håller distansteam anslutna och engagerade.
Videomöten kan emellertid vara kaotiska och utmattande om de används för mycket. Långsamma internetuppkopplingar, människor som talar i munnen på varandra och allmän produktivitetsbrist är bara några av de problem som distansarbetare stöter på under videomöten.
Faktum är att en Atlassian-studie visade att möten är ineffektiva 72% av tiden. 80 % av de tillfrågade i Atlassians undersökning uttryckte till och med att de skulle vara mer produktiva om de spenderade mindre tid på möten. Speciellt när de är improduktiva eller leder till att någon föreslår ett uppföljningsmöte. Ingen vill ha ett möte om att sätta upp fler möten.
Så hur kan du dra nytta av fördelarna med virtuella möten, utan att offra produktivitet, teamengagemang och anslutning? Ange: Asynkrona (”asynkrona”) möten.
Låt oss börja med grunderna: Vad menar vi med ”async”?
Asynkron kommunikation uppstår när en person (eller grupp) tillhandahåller information, och det finns en tidsfördröjning innan mottagarna ger sitt svar.
Ett klassiskt exempel på asynkron kommunikation är e-post – meddelandet kräver inget omedelbart svar och utbytet har tidsluckor eller fördröjningar.
Enkelt uttryckt sker ett asynkront möte inte i realtid. Det organiseras och planeras i någon mån, men kommer inte att kräva ett schema. Kommunikationen kan vara enkelriktad, till exempel en förinspelad utbildningsvideo eller videomeddelanden på begäran med mer interaktion.
Asynkrona videomöten livestreamas inte – i stället spelas de in så att de kan ses och granskas i ett senare skede.
Vilken är skillnaden mellan asynkrona och synkrona möten?
Du kanske undrar vad det är som gör asynkrona möten annorlunda. Om du har arbetat på distans ett tag nu är det troligt att de flesta av dina möten har varit synkrona. Detta innebär att de sker i realtid och kräver att deltagarna är aktiva samtidigt.
I likhet med asynkrona möten kan du med synkrona möten interagera med kollegor och kunder även om den fysiska platsen är ett problem. Synkrona möten måste emellertid schemaläggas och ett protokoll över mötet måste kanske föras för framtida referens.
Sammanfattningsvis:
- Synkrona möten sker i realtid – livevideomöten på plattformar som Zoom kräver en tvåvägskonversation mellan deltagarna. Deltagarna granskar mötesmaterialet tillsammans och feedback är omedelbar.
- Asynkrona möten är motsatsen – de livestreamas inte och kommunikationen sker inte i realtid. Asynkrona videomöten spelas in och delas så att innehållet kan delas och ses vid ett senare tillfälle.
Vilka är fördelarna med asynkrona möten?
Asynkrona möten ger nya möjligheter för företag att förnya sig och bli mer flexibla. Låt oss titta på några anledningar till varför asynkrona möten skulle gynna ditt företag.
Större flexibilitet
Asynkrona möten är ett måste för hybridbaserade, distansbaserade och virtuella distansteam. Genom att slippa krånglet med personliga möten kan företag utöka sin talangpool och rekryteringsmöjligheterna utanför kontorets gränser.
Den här strategin gör det också möjligt att arbeta över olika tidszoner och plattformar. Om du har klienter i andra länder behöver du inte oroa dig över att råka boka ett möte som är för tidigt för ena teamet och för sent för det andra!
Genom att ta bort pressen på omedelbara svar blir teammedlemmar mindre benägna att brännas ut när tiden inte räcker till och påfrestningarna i deras arbete växer.
På en personlig nivå visar ett asynkront tillvägagångssätt att du litar på dina teammedlemmar. Det visar att du har tillit till deras förmåga att fullgöra sina roller utan ständig kontakt med handledare eller chefer.
Du kan återfå kontrollen över ditt schema och frigöra den tid du skulle lagt på möten med obligatorisk närvaro (som kanske inte är så produktiva!) Teammedlemmar kan titta på ett videomöte i sin egen takt, på en tid och plats som passar.
Bättre produktivitet
Jämfört med synkron kommunikation – och dess till synes oändliga ström av aviseringar – ger asynkront arbete färre avbrott.
Eftersom du kan konsumera asynkront innehåll när det passar dig har du möjlighet att komma ikapp med ett videomöte när du känner dig som mest produktiv under arbetsdagen, eller när du har rätt fokus för att verkligen koncentrera dig.
Asynkrona möten gör att du kan vara mer proaktiv än reaktiv när du arbetar och samarbetar med kollegor. Du behöver inte rusa dig för att titta på en video eller känna pressen att svara på ett möte så snabbt som möjligt.
Utan någon trötthet efter mötet, som du kan uppleva efter livevideosamtal, blir du fräschare och mer förberedd. När du får utrymme att titta på ett asynkront möte med din fulla uppmärksamhet – och har möjligheten att pausa eller spola tillbaka videon – blir all feedback som förväntas av dig skarpare och mer fokuserad.
Dessutom möjliggör asynkrona möten fler kollegor att bidra till diskussioner. Flera röster eller dominerande personligheter i synkrona videosamtal kan överrösta tystare teammedlemmar. Asynkronalternativet uppmuntrar bättre deltagande och samarbete.
Så är asynkrona möten framtidens arbete?
I en studie från 2020 av Buffer fann 20 % av distansarbetarna att det var en kamp att samarbeta och kommunicera med sitt team. Buffer har upprepat studien varje år sedan, och sett distansarbetarnas utmaningar med samarbete och kommunikation minska varje år, till 15 % 2023. Men det återstår fortfarande en del arbete för att få distansteam att fungera bättre tillsammans.
Om detta låter bekant kan asynkrona möten erbjuda en lösning – de tar bort många av begränsningarna för synkrona möten och ger teamen mer flexibilitet. Asynkrona möten hjälper dig att förnya och anpassa din verksamhet i en tid av förändrade arbetskulturer och aldrig tidigare skådade utmaningar för produktiviteten.
En balans mellan synkroniserade och asynkrona möten är viktig
Synkronisera möten behöver inte bytas ut helt – men de borde inte heller vara din prioritet. Vissa teammedlemmar och kunder kanske föredrar konversationer ansikte mot ansikte snarare än inspelade videor. Dessutom måste du komma ihåg fördröjningen i svarstiden som är förknippad med asynkroniserade möten för projekt som har snäva deadlines.
Helst bör du hitta en balans med verktyg som gör att ditt företag kan växa i linje med dina långsiktiga mål. Börja med att titta på sätt att minska onödiga möten och gå därifrån.
Låt Dropbox hjälpa till att ta bort den synkroniseringskänslan från möten
Eftersom fjärr- och hybridarbete är en viktig del av arbetsplatsen har videomöten blivit normen för många företag. Men det betyder inte att varje videomöte innebär att alla behöver ner verktyg för att undvika att gå miste om viktig information.
Dropbox integreras sömlöst med vanliga videomötesverktyg som Zoom och Microsoft Teams, vilket gör det enkelt att automatiskt ladda upp alla mötesinspelningar till molnlagring. Skapa helt enkelt en dedikerad Dropbox-mapp för mötesinspelningar, dela mappen med ditt team så att de kan komma åt inspelningar var som helst, när som helst.
Dina team, både nära och fjärran, kommer att tacka dig för att de får ta kontroll över sina scheman och fokusera på att få arbete gjort framför att delta i möten som inte kräver deras omedelbara uppmärksamhet.
