Fällan för digital tillgångshantering – och vad man ska använda istället

De flesta marknadsförings- och kreativa team använder någon form av system för hantering av digitala tillgångar (DAM). Men om du någonsin har förlorat 15 minuter på att gå igenom dåligt namngivna mappar eller av misstag återanvänt en föråldrad logotyp, vet du att ett DAM-system inte alltid betyder att det fungerar för dig eller ditt team. 

Detta väcker frågan, behöver du verkligen en? Förmodligen – men det finns sätt att göra DAM mindre smärtsamma.

I grund och botten handlar hantering av digitala resurser om hur du gör följande med dina kreativa resurser:

• Lagra
• Organisera
• Åtkomst
• Upprätthålla

Tillgångar inkluderar saker som foton, mallar, kampanjvideor, designfiler och många andra resurser – beroende på din bransch. En DAM-konfiguration bör göra det enkelt att samarbeta, återanvända viktigt innehåll och hålla allt inom varumärket. 

De flesta DAM-plattformar för företag är dock uppblåsta, dyra och alltför komplexa för kreativa team – som bara vill agera snabbt och hålla projekten på rätt spår. Om ditt team ständigt byter verktyg, letar efter resurser eller duplicerar arbete, kan ert DAM göra mer skada än nytta.

I den här guiden ska vi diskutera ett dolt problem med DAM-programvara som ingen pratar om: du kanske inte behöver en.

Dropbox är inte ett DAM – och försöker inte ersätta ett. Men om du letar efter ett lättare, mer intuitivt fillagringsalternativ med smarta verktyg som Dropbox Dash, är det ett bra alternativ. På så sätt förenklar du din vardag samtidigt som du håller kreativa resurser organiserade, tillgängliga och delbara (utan omkostnader). 

5 fördelar med att använda DAM-system

Ingen säger att DAM ska gå samma väg som dronten, och det är inte något som bara stora byråer med kreativa team på 20 personer behöver – alla marknadsförings- eller kreativa team som jonglerar resurser kan dra nytta av lite mer ordning. 

Rätt system kan minska kaos, spara tid och se till att alla arbetar utifrån samma handbok. Så här gör du:

1. Varumärkeskonsekvens

Den mest uppenbara fördelen är att DAM-system skyddar mot inkonsekvens. Oavsett om det är den senaste logotypen, ett produktfoto eller dina senaste varumärkesriktlinjer, hjälper allt på ett ställe till att hålla tillgångarna rena och aktuella.

Om du alltid är i linje med varumärket ser alla mer professionella ut och dina kunder får den bästa upplevelsen. Inga fler föråldrade logotyper som smyger in i nya presentationer eller varumärkesfrämmande färger som hamnar i kampanjmaterial.

2. Tidsbesparingar

Ett välorganiserat system ger dig tillgång till dina mest använda filer – du slipper leta igenom oändliga mappar eller ladda ner bilagor från Slack. Detta är förmodligen den mest betydande DAM-fördelen ur affärssynpunkt.

Det handlar om att raka bort de där 5-10 minuters förseningarna som hopar sig under dagen. Kombinera dessa besparingar över en vecka, en månad eller ett år – och du har fått timmar eller till och med dagar av extra produktivitet från ditt team.

3. Samarbete

En central källa till sanning innebär att designers, marknadsförare, innehållsskapare och alla andra typer av intressenter arbetar från samma fil – inte flera olika versioner som cirkulerar i e-posttrådar.

Inget mer funderande på vilken fil som är rätt version, vilket innebär en smidigare överlämning mellan team. Oavsett om det är ett kreativt team som lämnar över till ett medieteam, eller någon annan permutation, kan avdelningar enklare samarbeta.

4. Enkel återanvändning av befintliga tillgångar

DAM-system kan innebära att du inte låter bra arbete samla digitalt damm. Med rätt system är det enkelt att hitta och återanvända högpresterande innehåll – oavsett om det är en visuell bild från en tidigare kampanj eller en beprövad mall.

Tillgängligheten av resurser i ett DAM, kanske med specifika samlingar för specifika personer i ditt team, minskar behovet av omarbetning – eftersom bra arbete lagras och är klart för att folk ska kunna återanvända, utöka eller bara titta på för inspiration.

5. Revisionslogg/versionshistorik

När du jonglerar feedback och godkännanden är versionshistorik din bästa vän. Med DAM kan du se vad som ändrats, vem som gjorde redigeringen och återställa ändringen om det behövs. Det gör samarbetet smidigare och det lättare att nå kampanjmilstolpar.

Det viktigaste med revisionsspår och versionshistorik är ansvarsskyldighet. Det är enkelt att se vem som laddade upp vad, när och andra detaljer direkt i systemet. Detta ger dig en skyddsräcke mot eventuella misstag.

Verkligheten är att dessa fördelar är betydande, men de kräver inte ett dyrt DAM på företagsnivå med komplexa behörigheter och en brant inlärningskurva. Ett lätt och intuitivt verktyg som Dropbox kan ge samma effekt – utan att sakta ner ditt team.

5 utmaningar med traditionella DAM-verktyg

Digital tillgångshantering borde göra livet enklare, särskilt för kreativa team och marknadsföringsteam. Ändå kan det med många traditionella DAM-system kännas som att man kämpar mot verktyget istället för att arbeta igenom sin att-göra-lista. 

Ibland drar DAM-system för företag ner en. Här är några av de största smärtpunkterna som lag stöter på:

1. Komplexitet och branta inlärningskurvor

Vissa DAM-plattformar är så överfulla av funktioner att du behöver en utbildning bara för att ladda upp en fil. De är utformade för styrning på företagsnivå, men inte för de dagliga behoven hos snabbrörliga marknadsföringsteam.

De flesta kreativa team behöver inte funktionerna hos företags-DAM-system, vilket innebär att om ert system har dessa funktioner är de helt enkelt underutnyttjade (eller inte alls) så ni kommer aldrig att få ut det fulla värdet av det ändå.

2. Dåligt användargränssnitt eller inkonsekvent struktur

När ditt system ser ut som ett kalkylblad från 2005 känns det som att lösa ett pussel att hitta det du behöver. Att navigera i förvirrande menyer eller klumpiga gränssnitt kan också stoppa ett kreativt arbetsflöde. Detta är kreativitetskryptonit.

Kreativa team reagerar annorlunda än tekniska team, som kanske gillar ett matrisliknande datafält. För chefer av team inom dessa områden är det viktigt att ha en visuellt baserad och mycket intuitiv plattform för att få ut det mesta av dem.

3. Underhållskostnader

Många traditionella DAM-verktyg behöver en heltidsadministratör eller IT-specialist för att hantera användare, åtgärda metadataproblem och hålla allt igång. Det är okej för globala varumärken – men en utmaning för mindre team som jonglerar flera projekt samtidigt.

Med ett förenklat DAM-system kan kreativa team hantera det själva. Dropbox kan hjälpa dig att märka eller sortera filer som du laddar upp till din molnlagring, vilket gör det enklare att upprätthålla ett enhetligt och välorganiserat system.

4. Brist på flexibilitet

Oflexibla mappstrukturer, begränsade sorteringsalternativ och inget sätt att snabbt förhandsgranska visuella filer? Det är en avgörande faktor för design- och innehållsteam som behöver arbeta snabbt och visuellt – inte lägga tid på att avkoda filnamn.

De flesta DAM-plattformar för företag fungerar mer som en databas – inte ett bibliotek som presenterar innehåll visuellt. Det är nästan som att titta på en lista med filer istället för att faktiskt se vad varje fil är, vilket gör en stor skillnad i effektivitet.

5. Kostnad

DAM:er är inte billiga. Mellan installation, utbildning och kontinuerlig support kan ett fullfjädrat företags-DAM sluka en budget som skulle kunna användas till kampanjresurser, teamtillväxt eller något annat.

Om du inte använder alla funktioner i ett DAM-system konsekvent och verkligen tänjer på gränserna för dess möjligheter, förlorar du verkligen värde. Ofta erbjuder billigare alternativ mer värde för kreativa team.

Dropbox erbjuder molnbaserad lagring med samarbetsfunktioner utformade för riktiga mänskliga team – inte bara IT-avdelningar. Med ett intuitivt gränssnitt, flexibel struktur och kreativt anpassade förhandsvisningar hjälper vår lösning team att hantera resurser utan omkostnader.

CMS vs DAM – vad är skillnaden?

Det är lätt att förväxla ett CMS (innehållshanteringssystem) med ett DAM-verktyg (digital asset management) – särskilt när man jonglerar med båda. Men de tjänar väldigt olika syften i ett kreativt arbetsflöde:

• Ett CMS hjälper dig att hantera och publicera liveinnehåll– tänk blogginlägg, landningssidor, webbtexter och media som redan är godkänt och ute i världen.
• Ett DAM är där ditt team lagrar, organiserar och får åtkomst till råa kreativa filer– logotyper, mallar, kampanjresurser, videor, designfiler och allt du använder för att få magin att hända.

Tänk på det så här: CMS = dit innehållet hamnar när det är klart. DAM = där innehåll finns medan det fortfarande är under utveckling (och även efter). De flesta marknadsföringsteam behöver båda, men om du inte är ett stort företag kanske du inte behöver ett tungt DAM-system. 

Om ditt team bara behöver hålla sig organiserade, se till att filerna är konsekventa och hitta rätt version av en design, är en lättorganiserad plattform som Dropbox den perfekta kandidaten – med mycket mindre komplexitet, kostnad och ineffektivitet.

Enkla sätt att hantera digitala tillgångar med Dropbox

Om du inte visste det redan, kan traditionella DAM-system vara överdrivna för snabbrörliga kreativa team och marknadsföringsteam. Det är där lättviktiga DAM-alternativ kommer in i bilden, vilket förenklar processen.

Här är några sätt som Dropbox levererar allt det väsentliga inom hantering av digitala resurser utan komplexitet, inlärningskurva eller hög prislapp:

• Versionshistorik och inbyggda smarta behörigheter: Med Dropbox ser du exakt vad som har ändrats, när det ändrades och vem som gjorde uppdateringen. Du kan också enkelt konfigurera och justera fil- och mappbehörigheter med några få klick.
• Ingen brant inlärningskurva: Kreativa team kan hoppa in direkt utan att behöva specialutbildning eller ett IT-team för att sätta upp saker. Det är tillräckligt intuitivt för en frilansare eller soloentreprenör, men tillräckligt skalbart för en fullfjädrad byrå också.
• Budgetvänligt: Oavsett om ni är ett smalt internt team eller en komplett kreativ avdelning är Dropbox prisplaner flexibla – med många alternativ för enskilda användare, team och företagsanvändare.
• Universell sökning och AI-verktyg: Kommer du inte ihåg filnamnet? Inga problem. AI-driven universell sökning i Dropbox Dash letar i filinnehållet, inte bara i titlarna – så att du kan hitta rätt resurs direkt.
• Flexibla och smidiga innehållssamlingar: Dash staplar grupper av relaterade filer, länkar och innehåll i ett centralt delbart utrymme – utan att ändra källplatsen för några filer. Det är utmärkt för kreativa chefer som till exempel vill samla en samling godkända produktbilder som designers kan välja mellan för en given uppdragsbeskrivning.

Om ditt team behöver ett enklare sätt att hålla sig organiserat, arbeta snabbare och samarbeta utan kaos, ger Dropbox er alla fördelar med en DAM – utan krångel.

Använd Dropbox för att hantera kreativa resurser problemfritt

Inte alla kreativa team behöver (eller vill ha) ett tungt DAM-system som tar veckor att installera och en armé att underhålla. Du behöver bara ett enkelt sätt att hitta det du behöver, dela det och hålla projekten igång – utan kaoset.

Dropbox ger dig just det, ett säkert, sökbart och enkelt sätt att hantera dina digitala tillgångar – ingen extra programvara eller branta inlärningskurvor, bara smartare samarbete, snabbare leveranstider och ett smidigare arbetsflöde.

Använd ett verktyg som faktiskt fungerar för kreativa själar och se till att ditt team är i fas utan administrativt merarbete. Om du är beredd på att slippa extrajobb och hantera dina resurser som ett proffs, kan du välja en plan eller prova Dropbox gratis idag.