För att skapa en idiotsäker projektplan behöver du först rätt verktyg för jobbet. Just nu betyder det att hitta någonstans att skapa, dela och samarbeta kring ditt projektplandokument.
Dropbox Paper har allt du behöver för att skriva din projektplan och göra massor av annat arbete, prova det gratis och använd vår guide för bästa chans att lyckas.
Allt klart? Öppna en projektplanmall så kan vi börja.
Hoppa till ett avsnitt:
Vad är en projektplan och varför är de viktiga?
En projektplan är en detaljerad färdplan som beskriver ett projekts omfattning, mål, leveranser, tidslinjer, resurser och risker.
Projektplaner är viktiga eftersom de ger en tydlig bild av ett projekts övergripande mål, viktiga milstolpar och enskilda uppgifter. De bästa projektplanerna ger följande fördelar:
- Exakta tidsramar för projektet
- Exakt budget och ekonomiska prognoser
- En balanserad fördelning av resurserna
- Lägre risker, eller mer medvetenhet om och lindring av riskerna
- Ett tydligt sätt att förmedla förväntningar till team och intressenter
Projekt tar tid och innebär att man använder mycket data och olika filer. Vänta inte på att något ska gå fel – använd Dropbox Backup för att snabbt säkra och lagra ditt hårda arbete.
10 steg för att skapa en fantastisk projektplan
De specifika detaljerna i en projektplan varierar en hel del mellan olika projekt. Ni kanske bygger en app eller spelar in en film – det kan röra sig om vad som helst.
Men oavsett vad ni arbetar med finns det som tur är vissa steg som du kan följa för att sätta ihop en projektplan, oavsett projekt.
Steg 1: Definiera projektets omfattning
I detta skede av planeringen behöver du bara komma fram till projektets gränser. Vad ingår i projektet och vad ingår inte? Vilka projektmål betyder framgång?
Några exempel är högre intäkter eller nöjdare kunder, ökad försäljning eller större kundbas, eller kanske lägre kostnader. Målen hjälper dig att fastställa projektets leveranser och uppgifter.
Det här steget är avgörande eftersom det lägger grunden för den fortsatta planeringen, men det ger också teamet i stort mer motivering eftersom det är enklare att se helheten.
Steg 2: Välj resultatmått
De behöver glasklara kriterier för hur ni ska avgöra om ni uppnått framgångsmålen. Några stora milstolpar kan vara att börja betatester eller slutföra en skyltdesign.
Definiera projektets mål och se till att de är specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna (SMART-mål). Mål uppnås inte enbart på känsla, du behöver definiera målen med konkreta data.
Några exempel på konkreta mått kan vara 1 000 nerladdade poddar under första månaden, 500 bokningar före årets slut, 10 000 annonsvisningar före andra kvartalet – och så vidare.
Steg 3: Dela upp projektet i mindre uppgifter
Nu kan du beskriva de viktigaste intressenterna, börja dela upp arbetet och bestämma vem som ansvarar för vad. Här har du chansen att fastställa vilka som kommer att involveras och vad du förväntar dig av dem.
Detta gör du genom att identifiera större uppgifter och dela upp dem i mindre, mer lätthanterliga bitar. Du kan till exempel dela upp projektplanen för en video i manus, inspelning och redigering.
Det viktigaste är att uppskatta hur mycket tid och vilka resurser som krävs för varje deluppgift, vilket tar oss till nästa steg.
Steg 4: Skapa en tidslinje för projektet
Du behöver ett noggrant schema som inkluderar varje uppgift, milstolpe och deadline. Dropbox Paper har fantastiska samarbetsfunktioner som gör planeringen enklare – använd dem för att exakt planera en kurs.
Försök att skapa ett Gantt-schema för att utveckla din tidslinje, som kan vara månader fram i tiden, eftersom det gör det lite lättare att förstå. Visuella element i en tidslinje kan bidra till att ett projekt känns mer genomförbart.
Steg 5: Fördela resurser och budget
Här identifierar du vilka resurser som kommer att behövas – som personal, utrustning eller material – för varje uppgift. Denna del är avgörande för att se till att allt ni behöver finns till hands när ni behöver det.
Du kan till exempel behöva två skådespelare och en kamerafotograf för en annons – eller en designer för att göra en logotyprendering. Oavsett vad ni behöver måste du så exakt som möjligt uppskatta resurserna som krävs för varje uppgift.
Steg 6: Identifiera risker
Planera för förseningar eller oväntade problem, som sjukfrånvaro, och ha reservplaner på plats för att undvika större problem. Några exempel på risker kan vara för många omgångar feedback från en kund, tekniska förseningar eller kanske dåligt väder.
Analysera projektets uppgiftsberoenden (uppgifter som måste vara klara innan andra kan börja) och fokusera på dessa. De flesta risker kan enkelt hanteras om du har planerat hur ni ska ta itu med dem.
Steg 7: Kommunicera och samarbeta
I den här delen av projektplanen beskriver du kommunikationskedjan mellan intressenterna. Bestäm vem som rapporterar till vem, exempelvis nyare teammedlemmar till avdelningschefer.
Ett viktigt exempel på detta är ändringshantering. Det är avgörande för långsiktiga projekt.
Vem fastställer förväntningarna om ett projekt förändras, och vem motiverar teamet? Du måste utse intressenter som ska hålla i möten eller frågestunder för att kommunicera eventuella ändringar och ta itu med eventuella relaterade problem.
Uppmuntra till samarbeten i detta skede av planeringen och under projektledningen. Samarbeten främjar teamarbete och ser till att alla arbetar mot samma mål.
Dropbox har kraftfulla funktioner som låter dig föra anteckningar i PDF-filer, kommentera videoklipp på bildrutenivå, ge feedback på dokument i realtid och mycket mer. Välj din plan och registrera dig idag.
Steg 8: Övervaka och följ förloppet
Goda nyheter! När allt som krävs för en framgångsrik projektplan är på plats kan du luta dig tillbaka och ta det lugnt. Nej, skämtade bara. Du behöver konstant övervaka projektförloppet och göra justeringar – förlåt.
Dropbox Paper har verktyg och funktioner för uppgiftshantering som hjälper dig att hantera datum, spåra arbete och få automatiska påminnelser. Det är bra att följa framstegen mot din budget och ditt schema.
Steg 9: Granska och utvärdera
Under projektets förlopp behöver du göra kontinuerliga utvärderingar för att fastställa vad som fungerar bra och vad som behöver förbättras. Finns det en smärtpunkt i planen som du behöver överväga att ändra på?
Om ditt projekt till exempel är en blöjreklam med föräldrar och barn på inspelningen kan det vara svårt att schemalägga allt. Som en bra projektledare kan du räkna in saker (som tupplurar) i framtida projekt.
Steg 10: Fira framgångar och erkänn misslyckanden
Projektplanering innebär att hylla framgångar när de sker, som att uppnå en milstolpe. Detta främjar teamandan i stora projekt med många rörliga delar och som involverar flera avdelningar.
Planering och effektiv projektledning går hand i hand. Så även om något inte fungerar ska du erkänna teammedlemmarnas ansträngningar och göra utrymme för att reflektera över gruppens prestationer.
För bästa chans att lyckas med din projektplan – använd den kostnadsfria projektplanmallen i Dropbox Paper, som innehåller ett enormt bibliotek med användbara mallar för andra typer av arbete också.
Skapa imponerande projektplaner och mer med Dropbox Paper
Projektplanen är en avgörande färdplan och en risksköld – du behöver ha en projektplan på plats för att se till att projektet håller schemat, hållet budgeten och har bästa möjliga chans till resultat. Men vem som helst kan göra en projektplan!
Dropbox Paper är den perfekta platsen för att skapa en idiotsäker projektplan. Registrera dig för Dropbox för att använda Paper gratis, eller logga bara in och börja arbeta med din nästa framgångsrika projektplan direkt.
