Skanna ett dokument med en mobil enhet som iPhone eller Android-telefon

När ska jag använda en dokumentskanner?

Även i vår alltmer digitala värld finns det fortfarande plats för fysiska dokument. Men ingen vill bära runt alla de där pappersbuntarna överallt.

Oavsett om det är av personliga eller professionella skäl, kan och bör du använda en dokumentskanner av följande skäl:

• Skydda oersättliga föremål som gamla foton, handskrivna brev eller juridiska dokument från skada eller förlust
• Kom åt och dela dokument var som helst med en digital kopia
• Rensa upp ditt fysiska lagringsutrymme genom att digitalisera pappersarbetet
• Skapa en digital säkerhetskopia av viktiga dokument för ökad säkerhet
• Hitta snabbt specifik information i skannade dokument med OCR-sökfunktioner

 

Vanliga föremål att skanna inkluderar följande:

• Personligt: Foton, födelsebevis, pass, försäkringar, skattedeklarationer, sjukvårdsjournaler och testamenten
• Professionellt: Kontrakt, fakturor, kvitton, visitkort och projektdokument
• Akademiskt: Anteckningar, forskningspapper, certifikat och läroböcker

Att skanna din fotosamling är ett populärt sätt att bevara minnen och dela dem digitalt. Med modern skanningsteknik kan du enkelt förvandla dina älskade utskrifter till digitala bilder av hög kvalitet. Det är faktiskt det perfekta sättet att ladda upp, organisera och dela familjefoton på.

Så skannar du dokument till en dator med hjälp av en mobilenhet

Din smarttelefon är mer än bara en kommunikationsenhet – den är ett kraftfullt verktyg för produktivitet. Med rätt appar och tekniker kan du enkelt konvertera fysiska dokument till digitala filer.

I stället för att sortera dina dokument och köra dem genom en kopieringsmaskin, har du nu tre alternativ.

1. Ta kort på ditt dokument

Du kan använda kameran på din telefon och ta en bild av ditt dokument. Detta kan vara en av de enklaste metoderna, men den har sina nackdelar. Först och främst är den inte helt säker. För det andra kan det vara svårt att använda ditt foto på flera enheter om du bara det lagrat på din telefon. Det är också svårare att förvandla dina pappersdokument till bilder av hög kvalitet. I slutändan kanske det till och med tar längre tid om du måste göra om gång på gång.

2. Ta en bild … och använd sedan en skanningsapp

Ett dokumentskanningsprogram är ett bra alternativ för att konvertera en bild till en inskannad fil av hög kvalitet. Du kan sedan spara eller skicka bilden som PDF, PNG, JPG, tiff eller vilken filtyp du än behöver. Detta öppnar upp för en mängd nya möjligheter att använda dokumentskanning i vardagen, som inte kräver en resa till biblioteket eller hemmakontoret. Du kan göra detta med både nya inskannade filer och gamla.

3. Skanna med en skanningsapp

Dropbox-skannerfunktionen ger dig fler möjligheter och bättre säkerhet än om du tar kort, men den är precis lika enkel. 

Appen gör att du kan skanna filer direkt till ditt Dropbox-konto med din enhets kamera. Du kan sedan komma åt dem från din telefon eller dator vare sig du använder iOS eller Windows. 

Du kan också göra om en skanning utan att börja om – ganska praktiskt om du har en hel hög med dokument att gå igenom. Dessutom behöver du aldrig mer oroa dig för att tappa bort eller råka förstöra dokument igen med enkla säkerhetskopieringslösningar i din iPhone.

Så skannar du dokument med en iPhone

 

Använda appen Notes

1. Öppna appen Notes på din iPhone.
2. Skapa en ny anteckning eller öppna en befintlig anteckning.
3. Tryck på kameraikonen och välj Skanna dokument.
4. Placera dokumentet så att kameran ser det. Appen kommer automatiskt att registrera skanningen.
5. Justera hörnen vid behov, och spara sedan skanningen i din anteckning.

Medan Notes-appen kan vara bekväm för snabba skanningar, kan du uppnå så mycket mer när du använder Dropbox för att skanna dina filer.

Använda Dropbox-appen

Dropbox-dokumentskannerfunktion erbjuder mer funktioner och säkerhet än att ta ett foto. Så använder du den:

1. Öppna appen på din iPhone
2. Tryck på "+"-ikonen (plus).
3. Tryck på Skanna dokument.
4. Ta en bild på materialet som du vill skanna.
5. Om du vill kan du göra ändringar eller skanna ytterligare sidor.
6. Tryck på Nästa.
7. Justera de sparade inställningarna om du vill.
8. Tryck på Spara.

Du kan komma åt den från vilken enhet som helst och göra om skanningar utan att börja om. Med Dropbox OCR-funktionen blir dina dokument dessutom sökbara, och säker molnlagring säkerställer att du aldrig förlorar dina viktiga filer.

Så skannar du dokument med en Android

 

Använda Google Drive

1. Öppna Google Drive-appen.
2. Tryck på "+"-ikonen (plus) och välj sedan Skanna .
3. Placera dokumentet så att kameran ser det och registrera skanningen.
4. Justera skanningsområdet om det behövs, och spara det på din Drive.

Även om Google Drive är ett bra alternativ för grundläggande skanningar, erbjuder detta program inte samma nivå av säkerhet och funktionalitet som dedikerade skanningsappar. Det kan till exempel sakna avancerade funktioner som OCR för sökbar text och enkel integration med andra produktivitetsverktyg.

 

Använda Dropbox-appen

Dropbox-skannerfunktionen ger dig fler möjligheter och bättre säkerhet än om du tar kort, men den är precis lika enkel. Processen för att använda den är enkel:

1. Öppna appen på din Android-enhet.
2. Tryck på "+"-ikonen (plus).
3. Tryck på Skanna dokument.
4. Ta antingen en bild av det material du vill skanna eller välj en befintlig bild på din mobila enhet. Tryck på Ta igen för att skanna igen. 
5. Om du vill kan du göra ändringar eller skanna ytterligare sidor. Du kan beskära, rotera eller lägga till filter till bilder samt lägga till, radera eller ändra om ordningen på de skannade sidorna.
6. Tryck på Nästa.
7. Justera de sparade inställningarna om du vill.
8. Tryck på Spara.

Du kan komma åt den från vilken enhet som helst, göra om skanningar utan att börja om, och dra nytta av OCR för sökbara dokument. Dessutom säkerställer säker molnlagring att dina dokument alltid säkerhetskopieras och är tillgängliga.

Varför är OCR bättre när du ska skanna dokument?

OCR står för Optical Character Recognition. Denna teknik konverterar skannad text till textdata som du kan söka i. En av de största fördelarna med OCR är möjligheten att organisera inskannade dokument. Dropbox-skannerappen använder OCR så att du kan hitta alla slags dokument du skannat in med en enda nyckelordssökning i ditt Dropbox-konto.

Om du laddat upp ett kontoutdrag med ett datum tryckt uppe i hörnet kan du alltså bara söka på det datumet, så hittar du ditt dokument på nolltid. Genom att göra fysiska dokument enkla att konvertera till PDF-filer och enkla att söka och hitta, kan du i princip eliminera pappershanteringen. Eller så kan du ersätta Notes-appen med en skanningsapp med OCR och omedelbart digitalisera dokument och anteckningar genom att skanna in med ett knapptryck.

Så garanterar du skanningar av hög kvalitet

Oavsett vilken skanningsmetod du väljer ska du se till att dina dokument är i bästa möjliga skick för att möjliggöra en skarp och tydlig skanning:

• Försök att se till att dina dokument inte är skrynkliga, vikta eller missfärgade
• Se till att detaljerna inte är suddiga
• Se till att bakgrunden inte är plottrig när telefonen skannar
• Om du använder en skanner utan OCR är det också en bra idé att vara noga med upplösningen. Den mäts i DPI eller punkter per tum:
• För foton ska du använda en högre eller till och med förlustfri upplösning på upp till 600 dpi
• För enkla gråskaledokument räcker 300 dpi för att säkerställa att de är läsliga och att filstorleken inte blir för stor
• Upplösningar under 300 dpi kan se okej ut på skärmen, men de kommer att vara suddiga eller pixliga om du väljer att skriva ut en fysisk kopia i framtiden

De flesta bildredigeringsprogram kan lösa eventuella problem med ditt inskannade dokument, men det kan kosta både tid och pengar innan du får till det.

Lagra dina inskannade bilder

Om du lagrar dina inskannade bilder tryggt i molnlagring kan du vara säker på att de inte försvinner på din hårddisk eller raderas av misstag. Detta är också perfekt för personliga dokument, som kontoutdrag, som du kanske också vill skanna och förvara i en digital version. Dropbox har skydd som garanterar att endast du har eller ger åtkomst till den som behöver det. Med Dropbox får ditt arkivskåp plats på telefonen och följer med dig vart du än beger dig.