Många av oss spenderar vår tid med att ”jobba för jobbet” – enligt McKinsey spenderar kunskapsarbetare nästan 20 % av sin tid med att leta efter intern information eller hitta kollegor som kan hjälpa till med specifika uppgifter.
Med ett effektiviserat arbetsflöde kan du minska tidsslöseriet och förbättra dina operativa processer avsevärt. Genom att identifiera och eliminera de repetitiva uppgifter eller problem som saktar ner dig kan du förbättra effektiviteten och produktiviteten.
I den här guiden presenterar vi fem enkla strategier för att effektivisera ditt arbetsflöde – så att du kan sluta lägga tid på onödig komplexitet och istället använda en enklare process som hjälper teamet att få mer gjort.
Vilka är fördelarna med att effektivisera arbetsflöden?
Med hjälp av effektiviseringsprocesser kan du eliminera onödiga steg i din vardag och därmed slippa tidskrävande uppgifter och minska antalet fel. Några andra fördelar:
- Ökad produktivitet
- Ökad effektivitet
- Förbättrad kommunikation
- Färre fördröjningar och missade deadlines
- Konkurrensfördelar
- Förbättrad laganda hos medarbetarna
- Förenklad personalutbildning
- Tydligare ansvarsfördelning
Fem vägar till smidigare arbetsflöden
Här är fem sätt att effektivisera dina arbetsflöden:
1. Identifiera de aktuella processer som bromsar upp arbetet
Exempel på tecken som tyder på att ditt arbetsflöde behöver effektiviseras kan vara fördröjningar och flaskhalsar som hindrar att projekt levereras i tid, mängder av omarbetningar eller onödiga upprepningar av uppgifter samt redundant teknik som skapar nya problem istället för att lösa de befintliga.
När du utvärderar aktuella arbetsflöden bör du tänka på följande:
- Vilka personer, system och verktyg som omfattas
- Uppgifter, steg eller åtgärder som behövs för att uppnå önskat resultat med arbetsflödet
- Den tid det vanligtvis tar att slutföra varje uppgift eller åtgärd
- Vilken information som krävs för att hålla igång arbetsflödet
- Vilken utlösningsmekanism, åtgärd, tidpunkt eller vilket villkor som sätter igång arbetsflödet
- Vilket resultat arbetsflödet är avsett att leda till
När du gör detta till ett samarbetsprojekt kan ni arbeta tillsammans för att identifiera eventuella överflödiga eller ineffektiva element i arbetsflödet.
Med Dropbox fildelnings- och samarbetsverktyg kan du enklare samla in synpunkter från teammedlemmar.
Med Dropbox är det till exempel möjligt att låta flera användare arbeta på samma fil i realtid, vilket möjliggör ett smidigare samarbete. Denna transparens kan bidra till att identifiera eventuella flaskhalsar – om en teammedlem konsekvent tar längre tid på sig för att slutföra en uppgift kan det indikera ett problem med hens del av arbetsflödet.
För att ta reda på vilka steg i arbetsflödet som tar mest tid och var processen kan förbättras, kan du med Dropbox även visa en detaljerad aktivitetslogg över alla åtgärder som vidtagits på en fil, däribland visningar, nerladdningar och redigeringar.
2. Definiera mål
När du har identifierat vilka arbetsflöden som behöver effektiviseras kan du börja definiera vad du vill uppnå med denna omstrukturering och hur du planerar att göra det.
Även om planerna till en början är mer generaliserade kan du genom att fundera på vilka specifika förbättringar du vill genomföra och varför, snart börja fokusera på just de resultat du vill åstadkomma.
Om ditt team till exempel tenderar att arbeta i sprintar med rullande månatliga deadlines kanske du vill effektivisera feedbackprocessen så att dina projekt inte blockeras mot slutet av månaden. Med projektledningsverktyg som Dropbox Paper kan du skapa en att-göra-lista, tilldela uppgifter till teammedlemmar och ställa in deadlines på några sekunder. När deadlines närmar sig, skickar Paper automatiska aviseringar så att du kan hålla dig uppdaterad om projektuppgifterna.
3. Använd mallar och arbetsflödesautomatisering när det är möjligt
Med processautomatisering kan du minska tiden du spenderar på manuella eller repetitiva uppgifter som stjäl mycket av den uppmärksamhet du skulle kunna ägna åt mer produktiva aktiviteter.
Med Dropbox-automatisering kan du konfigurera regler och utlösare som automatiskt organiserar filer i specifika mappar. På så sätt sparar du tid och arbete som annars skulle krävas för manuell sortering och flyttning av filer, och dessutom säkerställer du att dokumenten alltid finns på rätt plats.
Verktyg som Dropbox Dash kan hjälpa dig att gruppera innehåll från dina filer, appar, webbläsarlänkar med mera till en organiserad "bunt" som du kan dela med ditt team. Dash använder AI för att föreslå nya buntar och organisera filer i projektbaserade samlingar baserat på din senaste aktivitet.
Dokumentmallar påskyndar också innehållsskapandet – du kan använda mallar till allt från produktspecifikationer till innehållskalendrar. De är ett utmärkt sätt att säkerställa att kvaliteten på ditt arbete inte påverkas även när du tar bort vissa steg från ditt arbetsflöde.
För att göra det enklare att komma åt och dela processdokumentation erbjuder Dropbox en säker och centraliserad plats för dig och dina teammedlemmar. Dropbox integreras även med appar du redan använder och älskar– som Zapier, Gmail och Outlook – så att du kan ha allt på ett ställe.
4. Dela kunskap och insikter
Dokumentera dina processförändringar och efterforskningar så att de enkelt kan kommuniceras till nya och befintliga teammedlemmar. Dokumentationen fungerar som en referenspunkt för alla inblandade och säkerställer att alla är uppdaterade och förstår de nya procedurerna.
Genom att dokumentera arbetsflödet hjälper du också till att påskynda processen för inblandade att vänja sig vid arbetsflödet. När teammedlemmar har åtkomst till klar och koncis dokumentation kan de snabbt anpassa sig till de nya processerna och införliva dem i sitt dagliga arbete. Det leder i slutändan till att göra teamet mer effektivt, eftersom alla arbetar mot samma mål.
Dessutom gör det att nya teammedlemmar lättare kan introduceras genom att hålla koll på sina arbetsflöden i Dropbox Paper. Genom att ha en omfattande journal kan nya medarbetare snabbt komma igång och förstå hur saker och ting görs inom teamet. Detta förkortar inlärningskurvan för nyanställda och säkerställer att de kan bidra till teamet så snabbt som möjligt.
5. Samla in feedback
Andra medarbetare kan se på dina processer med andra ögon och komma med tips på förbättringar som du själv kanske har missat. Genom att be en teammedlem, en handledare eller en kollega i en liknande position i ett annat team om feedback, kan du få värdefulla insikter och perspektiv som du på egen hand kanske inte har tänkt på.
När du dokumenterar din process i Dropbox Paper och delar dokumentet med dina kollegor innebär det att de kan samarbeta i realtid – på valfri enhet och var de än befinner sig. De kan ge sina synpunkter på ditt förslag till nytt arbetsflöde, med fokus på dess styrkor och potentiella fördelar. Vid behov kan de även peka på områden där arbetsflödet skulle kunna förbättras eller optimeras, och ge förslag på utökningar eller förändringar som kan leda till bättre resultat.
Samarbete med andra i organisationen kan också bidra till att det nya arbetsflödet snabbare accepteras och får det stöd som krävs. Genom att involvera viktiga intressenter i beslutsprocessen och be om deras synpunkter kan du öka sannolikheten för en framgångsrik implementering och att det nya arbetsflödet accepteras.
Tips för smidigare arbetsflöden
Här följer ytterligare några tips för hur du kan göra de befintliga processerna smidigare och därmed uppnå en förbättrad operativ effektivitet:
- Tänk långsiktigt – kommer de förändringar du gör nu fortfarande att vara effektiva när företaget växer och utvecklas?
- Ge utrymme för flexibilitet – saker kan förändras snabbt i affärsvärlden, så det är av högsta vikt att snabbt kunna anpassa sig och genomföra förändringar när behovet uppstår
- Optimera baserat på prioritering – identifiera vilka uppgifter som är väsentliga och vad du kan förenkla eller automatisera
- Dokumentera ändringar och nya processer – för att förhindra missförstånd och säkerställa att alla följer arbetsflödet korrekt
- Genomför tester för att säkerställa att det nya smidigare arbetsflödet fungerar innan det rullas ut helt – så att du kan lösa eventuella problem i ett tidigt skede och se till att processen är så effektiv som möjligt
Smidiga, förenklade arbetsflöden med Dropbox
Dropbox hjälper dig att effektivisera försäljning, marknadsföring och andra arbetsflöden genom att automatisera processer, förhindra att du behöver växla mellan appar och frigöra tid som spenderas under innehållsfeedbackprocessen. Praktiska verktyg som Dropbox Paper gör att du kan dela idéer och innehåll enklare och samla in mer direkt feedback.
Dropbox integreras med de appar du redan använder för att ge dig alla viktiga komponenter i ett effektiviserat arbetsflöde: effektivitet och hastighet, tydlighet och konsekvens samt struktur och standardisering.
