Att anteckna medan man delar skärm, leder ett möte eller pratar kan vara utmanande. Att sammanfatta åtgärdspunkter från mötet kan också vara svårt. Den här guiden visar hur du skriver bättre mötesprotokoll och samlar in viktig information.
Dropbox gör det mycket enklare att föra effektiva mötesanteckningar genom att tillhandahålla en gratis mall för mötesprotokoll och ge dig följande:
- Automatiska spar- och säkerhetskopieringsfunktioner för att synkronisera mötesanteckningar i realtid, så att du kan fokusera på mötet.
- Delade dokument, så att teammedlemmar kan se och bidra till mötesagendan före eller under mötet – inget behov av att multitaska
- Funktioner som hjälper till att transkribera inspelningar automatiskt, vilket gör det enklare att se vad som diskuterades och göra uppföljningar eller sätta upp punkter för nästa mötes dagordning.
- Realtidsuppdateringar för dokument, som man kan se när som helst och var som helst – så att alla är uppdaterade
Mall för mötesanteckningar
Att hämta den kostnadsfria mallen för mötesanteckningar i Dropbox Paper är det första steget mot de djupgående tipsen och teknikerna vi kommer att gå igenom i den här guiden.
Det är en del av ett brett utbud av mallar som finns tillgängliga – så kolla in hela Dropbox Papers mallbibliotek för att-göra-listor, projektplaneringsmallar och mycket mer.
Varför skapa mötesanteckningar från första början?
Hur ofta tittar du egentligen tillbaka på dina mötesanteckningar? Om mötesanteckningar känns som ett besvär och du aldrig tittar på dem igen, kanske du undrar dig själv varför du skapar dem från första början.
Verkligheten är den att om ingen – inklusive du själv – använder dina mötesanteckningar, är det förmodligen ett tecken på att de inte är användbara i sitt nuvarande format.
Så, vad är det verkliga syftet med mötesanteckningar? Vad borde de egentligen göra?
Mötesanteckningar bör i grunden vara ett verktyg som hjälper alla att hålla sig uppdaterade – bokstavligen. Dina mötesanteckningar bör ge alla:
- En tydlig och koncis sammanfattning av vad som diskuterades
- Höjdpunkter bland de viktigaste slutsatserna från dessa diskussioner
- En översikt över de överenskomna åtgärdspunkterna och nästa steg
I slutändan är mötesanteckningarna din färdplan för vad som behöver hända efter att mötet är slut och folk återgår till arbetet.
Tänk på dina anteckningar som en enda källa till sanning. Senare, när någon undrar vad som överenskommits eller vad deras nästa uppgift är, kan de enkelt hänvisa till föregående mötesprotokoll.
Om någon missade mötet bör dina anteckningar också vara tillräckligt omfattande för att hålla de frånvarande uppdaterade – utan att behöva en fullständig sammanfattning av diskussionspunkterna.
Skapa dina mötesanteckningar korrekt med rätt mall så sparar du tid, ökar produktiviteten och håller alla på rätt spår.
Användbara mötesanteckningar: Ett exempelscenario
Låt oss titta på hur effektiva mötesanteckningar fungerar i ett verkligt scenario.
Tänk dig att hålla ett möte om att lansera en kampanj på företagets webbplats. Många ämnen kommer att dyka upp i den här diskussionen, men de bra anteckningarna fokuserar på det som verkligen betyder något – att fånga det väsentliga utan att tyngas ner av detaljer.
För att göra detta kan du börja med att sammanställa agendan med de viktigaste punkterna:
- Varför kampanjen lanseras –till exempel för högre försäljning eller webbplatstrafik
- Vad kampanjen syftar till att uppnå –kanske en försäljningsökning på 10 %
- Vem äransvarig – som marknadsföring för kommunikation, juridik för godkännanden etc.
- Hur länge kampanjen kommer att pågå –2 veckor, en månad eller vad det nu må vara
Under mötet, fokusera på att sammanfatta de viktigaste slutsatserna för varje punkt. Skriv inte ner vad Person A säger till Person B och vad det nu kan innebära fram och tillbaka.
Detta gör att formella mötesanteckningar är tydliga och effektiva, vilket gör det enkelt för alla att hänvisa till dem senare utan att behöva gå igenom stycken av samtal.
Den viktigaste delen av mötesanteckningarna i det här scenariot är åtgärdspunkter. Det här är punkterna i slutet av ett giltigt mötesprotokoll, med specifika åtgärder, ansvarig person och eventuella deadlines. Till exempel:
- Juridiskt godkännande: Person A, ska vara klar senast fredag
- Webbplatsuppdateringar: Person B ska vara klar senast nästa tisdag
- Marknadskommunikation: Person C ska skicka ett utkast till teamet senast torsdag
Strukturen i det här scenariot håller en komplex uppgift organiserad och lätt att gå vidare med, så istället för att försöka komma ihåg vem som gör vad är det enkelt att helt enkelt kontrollera anteckningarna.
Var annars kan bra mötesanteckningar vara till hjälp?
Mötesanteckningar kan vara en livräddare i många situationer, särskilt när saker och ting inte går som planerat. Bra anteckningar tjänar ett syfte inom flera områden, till exempel:
- Konfliktlösning –där anteckningar ger en tillförlitlig registrering av åtaganden
- Minska frånvaro –när viktiga intressenter missar ett möte
- Ansvarsskyldighet –dokumentera alltid vem som är ansvarig för vad
- Regelefterlevnad –tillhandahållande av register för juridiska och regulatoriska ändamål
- Utbildning –gör det lättare att bekanta nyanställda med hur saker fungerar
Mötesanteckningar hjälper alla att hålla ordning – men de är också en säkerhetsåtgärd för ditt team och ett användbart dokument för framtida referens. Oavsett om det gäller att lösa ett problem eller introducera en ny teammedlem, är anteckningar viktiga!
Vad som ska inkluderas i mötesanteckningar
Att veta vad som ska inkluderas är halva arbetet. Detaljerna varierar beroende på mötets art, men här är en checklista som hjälper dig att komma igång med det viktigaste.
Du kan använda alla dessa när du laddar ner den kostnadsfria mallen för mötesanteckningar, så inkludera dem gärna och anpassa dem efter dina behov när du skapar dokumentet.
- Mötesdatum –så att dina anteckningar är lätta att hämta
- Mötestid –om ni har flera liknande möten samma dag
- Bredt mötesämne –till exempel projektnamn
- Deltagare –mötesdeltagare, vilka var där
- Dagordning –den överenskomna listan över huvudpunkter och diskussionsämnen
- Diskussion –slutsatser från diskuterade ämnen
- Åtgärdspunkter –tilldelade uppgifter från de ämnen som diskuterats
Den här listan är användbar för alla typer av möten, inklusive informella möten, personalmöten, möten för nya affärsmöten, styrelsemöten med mera.
Mallen för mötesanteckningar, som finns i Dropbox Papers mallbibliotek, har allt detta konfigurerat – och den är enkel att anpassa efter dina exakta behov.
Hur man tar användbara anteckningar och gör möten mer produktiva
Att föra mötesanteckningar är ett strategiskt sätt att effektivisera möten och säkerställa att alla känner till sina ansvarsområden. Det är också ett bekvämt sätt att skapa en officiell protokoll över mötets syfte, diskussionspunkter och viktiga lärdomar från tidigare möten.
Så här planerar du före, under och efter möten för att skapa effektiva mötesprotokoll som håller alla intressenter uppdaterade och medvetna om de överenskomna åtgärdspunkterna.
1. Förbered din mall för mötesanteckningar i förväg
Kom till mötet med din mall för mötesanteckningar redo. En färdig mall ger dig en tydlig struktur, som du kan fylla i under sessionen. Det säkerställer att du inte missar viktiga punkter och hjälper till att hålla allt organiserat.
2. Fyll i mallen för mötesanteckningar med sådant du vet
Fyll i din mall för mötesanteckningar så mycket som möjligt med detaljer som mötesdatum, tid, deltagare och ämnen på agendan. Försök att ge en statusuppdatering för varje punkt på agendan. Om du har tid att samla in uppdateringar från intressenter och teammedlemmar före mötet kan en större del av sessionen användas som diskussion, så det är en bra idé för produktiviteten.
3. Gör det samarbetsinriktat
Dropbox innehåller många samarbetsfunktioner som kan hjälpa till att fördela arbetsbelastningen och är nyckeln till att få ut mesta möjliga av dina mötesanteckningar. Be deltagarna att sammanfatta sina slutsatser och handlingar. Detta säkerställer medvetenhet men gör också anteckningarna mer exakta. Du kan till och med visa mallen för mötesanteckningar på en skärm så att alla kan se och bidra öppet.
Med Dropbox kan alla komma åt och redigera anteckningarna, även om de inte har ett konto. Efter mötet kan deltagarna fortsätta att lägga till kommentarer, ställa frågor eller förtydliga punkter. På så sätt blir dina mötesanteckningar ett arbetsdokument – inte bara en statisk lista.
4. Tilldela uppgifter och åtgärder till personer
En av de viktigaste delarna av dina mötesanteckningar är listan över åtgärdspunkter. Med funktioner för uppgiftshantering i Dropbox kan du enkelt hantera uppgifter genom att lägga till kryssrutor för varje överenskommen åtgärd – vilket gör uppföljningar mer hanterbara.
Använd @omnämnanden för att tilldela uppgifter direkt till teammedlemmar, så att de får meddelanden om sina ansvarsområden. Allt eftersom uppgifterna är klara kan man bocka av dem på listan. Det är ett enkelt sätt att följa framstegen och hålla människor ansvariga. Du kan göra detta i Dropbox Paper, Microsoft Office eller Google Docs – så allt är tydligt.
5. Håll dina anteckningar organiserade
Dropbox gör det enkelt att organisera dokument. Du kan skapa en ny mall för mötesanteckningar för varje session, eller, för återkommande möten, underhålla ett enda dokument som du uppdaterar regelbundet.
Lagra dem i dedikerade projektmappar med hjälp av funktionerna för säker dokumentlagring i ditt konto, för snabb åtkomst. Du kan till och med lagra dem i delade utrymmen som ditt team har åtkomst till – vilket sparar dig besväret med att skicka ut dem som en uppföljningsuppgift efteråt.
6. Skapa en transkription och använd AI-verktyg för att automatisera dina anteckningar
Lägger du mer tid på att skriva anteckningar än att delta i mötet? Genom att spela in dina möten (med allas tillstånd) kan du fånga samtalet och fokusera på det som diskuteras. Oavsett om du använder de inbyggda mötesverktygen eller programvaran för skärminspelning kan inspelningen sedan laddas upp till ditt Dropbox-konto.
Många verktyg kan generera transkriptioner från inspelade videofiler. Du kan transkribera videor med Dropbox för att hantera allt i ett enda verktyg. När du har en transkription kan du prova att använda AI-verktyg för att analysera innehållet och få en sammanfattning av affärsmötena. Detta ger dig en tydlig översikt över de viktigaste punkterna utan att behöva oroa dig för anteckningar.
Spara transkriptet och videoinspelningen tillsammans med dina mötesanteckningar, eller bädda in videon i ditt dokument för framtida referens.
Ovanstående tekniker kommer att öka produktiviteten i era möten och se till att alla går därifrån med en tydlig känsla av riktning och syfte.
Använd Dropbox för att förbättra dina mötesanteckningar
Mötesanteckningar behöver inte vara ett besvär eller kännas som slöseri med tid. När det görs korrekt kan mötesanteckningar vara ett kraftfullt, centralt dokument som gör det möjligt för projektintressenter att samarbeta och få saker gjorda.
Förutom vår kostnadsfria mall för mötesanteckningar, som kan anpassas efter dina behov, erbjuder Dropbox viktiga verktyg för att samarbeta, organisera och öka effektiviteten. Testa det nu för effektivare mötesprotokoll.
