Äntligen! Efter månader av kommunikation fram och tillbaka, förfrågningsunderlag, justeringar av förfrågningsunderlagen, justeringar av justeringarna, möten med marknadsföringsteamet, möten med det verkställande teamet, möten med, ja, alla möjliga, videosamtal, och en sista personlig genomgång för att få ordning på detaljerna och skaka hand, har din kreativa byrå vunnit en ny klient. Det är ett stort konto med massor av rörliga delar, och det känns fantastiskt att ha landat planet.
Nu börjar det verkliga arbetet.
Första steget: att onboarda klienten så att tillgångar och arbete kan flyta fram och tillbaka smidigt. En smidig och effektiv onboardingprocess ger en bra grund för framgångsrika projekt. En ny kund kommer att bli imponerad av enkelheten och omtänksamheten i en solid och smidig onboardingupplevelse. Ditt team vet att de har allt som behövs för att komma igång, och system på plats för att skicka och ta emot ytterligare filer och mappar. De vet också att de kan hitta och komma åt allt de behöver när de behöver det, samtidigt som de använder säkra metoder för att förhindra dataläckor.
Här är några strategier som kan göra klientens onboarding så smärtfri som möjligt.
Standardisera processen för att skapa och signera avtal
En av de mest spännande sakerna med att vinna nya verk? Att skriva under kontraktet som gör det officiellt. En av de värsta delarna? Skapande av kontraktet.
Med mallar i Dropbox Sign är det dock enkelt att skapa ett standardiserat kontrakt en gång och sedan använda det om och om igen. Det är också smart att utveckla mallar för de olika typer av scheman som din organisation använder ofta. Det är ett beprövat och körklart för enkel introduktion av kunder.
(Och när vi ändå är här, varför inte använda Dropbox Paper-mallar för kreativa sammanfattningar, videoproduktionsprojekt och andra behov ? Den typen av slit behöver inte vara så ... ja, slitsamt.)
Bygg en välkomstguide och skapa rätt förväntningar
En ny klient är som en ny relation: båda parter är entusiastiska inför framtiden men också osäkra på vart saker och ting kan ta vägen.
Med detta i åtanke är det viktigt att få igång upplevelsen på rätt sätt genom att skapa en välkomstguide så att klienten vet vad de kan förvänta sig. Den kan inkludera information om hur din organisation fungerar, lite om grunderna och kanske en isbrytare eller två.
Skicka det säkert och guida dem sedan genom guiden. Glöm inte att inkludera checklistor så att klienten förstår vägen framåt.
Begär och ta emot filer (och se till att de hamnar på rätt plats)
När du registrerar en klient är det troligt att du behöver filer från dem. Kanske betyder det några av deras befintliga tillgångar eller kanske är det bara en datadump med information som ditt team kan undersöka.
Med filförfrågningar kan ditt team begära specifika filer och klienten kan ladda upp dem till ditt konto även om de inte själva har Dropbox. Skapa bara en ny förfrågan, ange några detaljer, välj mappen där filerna ska laddas upp, ange en deadline och skicka iväg förfrågan. Förfrågningar kan redigeras i efterhand om du behöver ändra informationen.
Allt du behöver göra är att vänta på att filerna ska komma fram och sedan stänga inlämningen när de gjort det.
Glöm inte bort datasäkerheten
Av sin natur kommer onboarding av en ny klient att innefatta en viss nivå av proprietär data som delas mellan parterna och sedan lagras på ett fåtal platser. Ingen vill se att data läcker ut i världen, så det är viktigt att upprätthålla säkerheten.
Dropbox skyddar information på flera olika sätt. Filer krypteras med 256 bitars Advanced Encryption Standard för att skydda data som överförs mellan Dropbox-appar och dess servrar, samtidigt som säkerhetsbrister ständigt testas. Med Dropbox lösenordsskydd kan bara personer med lösenordet komma åt filen eller mappen, medan ett utgångsdatum på en länk gör att länken bara kan användas under en viss tid.
Att introducera en ny klient kan – och ska – vara smidigt. Med lite tankeverksamhet och förberedelser kan processen nästan sköta sig själv. Genom att följa stegen ovan kan en byrå snabbt gå igenom ombordstigningsprocessen och komma igång med det faktiska kreativa arbetet. Det är trots allt detta som är det roliga.
