Projektledning är en komplex process, men ett av de viktigaste stegen är också ett av de enklaste: skapa ett projektomfattningsdokument. Det här dokumentet ger dig en översikt över ett projekts mål, slutprodukter och deadlines och det är till hjälp för alla som är involverade.
I den här artikeln förklarar vi vad projektomfattning är, varför det är viktigt och hur du skriver ett projektomfattningsdokument som hjälper dig att hantera dina projekt.
Vad är projektomfattning?
En omfattning är den totala tiden och arbetet som behövs för att slutföra ett projekt. För att skapa en måste du definiera projektets budget eller kostnader, mål, slutprodukter, uppgifter och deadlines.
När du vet vad som ingår i projektet bör definieringen av omfattningen vara en samarbetande insats som du och teamet kommit överens om – innan någon börjar arbeta med projektet.
Skapa en projektomfattningsbeskrivning som kan undertecknas och sparas för enkel referens. Detta är ett dokument som fungerar tillsammans med arbetsbeskrivningen för att stödja projektledningen och ställa rimliga förväntningar för intressenter.
Varför är projektets omfattning viktigt?
En projektomfattning är viktig av flera olika anledningar. Det hjälper dig att:
Sätta upp mer rimliga och uppnåeliga projektmål
Förbättra effektiviteten
Sätta upp en rimlig budget eller bättre kostnadsuppskattningar för teamet
Formulera vad som ingår i projektet för viktiga intressenter så att det är enklare för dem att förstå och ha någonting att gå tillbaka till
Säkerställa att teammedlemmarna är på samma blad och fokuserar på överenskomna mål eller projektresultat
Förhindra att projektet expanderar bortom den överenskomna omfattningen
Tillhandahålla en översikt som ansvariga eller projektägare kan använda för schemaläggning och delegering av uppgifter i teamet.
Så här skriver du ett projektomfattningsdokument
Det är inte speciellt svårt att skriva ett projektomfattningsdokument, men det är viktigt att följa några viktiga steg för att säkerställa att dokumentet är omfattande och effektivt.
1. Definiera projektets mål
Varje framgångsrikt projekt har ett övergripande mål – ett ”varför?” och ett ”vad är det?” till arbetet som utförs. Det hjälper även alla att hålla sig fokuserade och inriktade mot ett gemensamt mål.
Att definiera vad du vill uppnå under hela projektets livscykel ger dig, ditt team och dina intressenter ett viktigt sammanhang. Detta bör vara det första steget i varje projektplaneringsprocess, eftersom det ger klarhet inför senare steg i att slutföra projektets omfattning.
Utan ett tydligt mål kan det vara lätt att projektet spårar ur eller tappar sitt syfte ur sikte.
2. Få input från ditt team
Teamet är din viktigaste resurs och en effektiv kunskapskälla. Det är här relevant erfarenhet finns – de kan tala om hur lång tid en specifik uppgift vanligen tar och hur olika slutprodukter står i relation till varandra. Luta dig mot teamet för:
Realistiska tidsramar och mål
Förväntningar på projektet, särskilt gällande feedback från teamet
Exkluderingar – har en intressent bett om någonting som vanligen faller utom omfattningen för den här typen av projekt?
Med ditt teams input blir det mycket enklare att sätta projektets milstolpar och en rimlig färdplan eller tidslinje.
Verktyg som Dropbox Paper gör det enkelt för ditt projektteam att samarbeta kring avgränsningsdokument. Teammedlemmar kan lägga till kommentarer för att ställa frågor direkt i Paper-dokumentet, vilket förbättrar kommunikationen och gruppens förståelse för projektet som granskas.
Och när ert team arbetar tillsammans i Dropbox förvaras allt projektrelaterat material säkert på en central plats.
3. Definiera projektets milstolpar och färdplan
Milstolpar ger projektet en tydlig struktur och är ett av de viktigaste delarna av arbetet. De fungerar som kontrollpunkter som hjälper intressenter spåra framstegen och säkerställa att projektet håller tidsplanen.
Intressenter kan hänvisa till projektets omfattningsdokument för att få klarhet i när viktiga delar av projektet kommer att levereras, när möten kommer att äga rum och andra viktiga steg i projektet. Du kan sedan kartlägga detta i en tidslinje eller färdplan med tydliga start- och slutdatum för projektet som helhet, och deadlines för specifika uppgifter eller leveranser.
Att ha en översikt över milstolpar eller deadlines kan också bidra till att förhindra att omfattningen kryper – när projektkrav eller leveranser börjar öka över tid och överstiger den ursprungliga projektets omfattning. Med ett tydligt arbetsflöde och en tydlig procedur för projektleverans och godkännande kan projektets intressenter bättre identifiera potentiella risker eller problem tidigt och göra justeringar i färdplanen innan saker och ting eskalerar.
För att påskynda projektets omfattningsprocess har Dropbox Paper en rad gratis mallar som är redo att användas för en rad olika projekttyper – från lanseringsplaner och produktplaner till innehållskalendrar och videoproduktionsplaner.
4. Organisera relevant information
När du har samlat in all information och input från de som ska arbeta med projektet är det dags att sammanfoga allt i projektomfattningsdokumentet.
Viktiga detaljer att inkludera:
Projektets namn och beskrivning
Deadline
Ansvarig person eller projektets ägare
Andra teammedlemmar som arbetar med projektet och deras roller och ansvarsområden
Projektmålet
Slutprodukt(er)
Uppgifter som omfattas
Uppgifter som inte omfattas
Begränsningar och saker att beakta
Befintliga resurser
Bästa praxis för att använda ett projektomfattningsdokument
Förutom att skapa en projektomfattningsbeskrivning kommer här några bästa praxis att följa för att säkerställa att projektomfattningsprocessen är effektiv. Dessa inkluderar:
Var så specifik som möjligt i projektomfattningens detaljer, vilket inkluderar mätbara åtgärder för att rapportera projektframgångar.
Definiera viktiga delar som mål och slutprodukter först och jobba sedan bakåt för att justera projektets tidslinje och resurshantering
Dra lärdomar från tidigare projekt för att få till en så bra projektomfattning som möjligt.
Gör det så enkelt som möjligt att få inköp från relevanta intressenter genom att tydlig definiera projektets begränsningar, gränser eller exkluderingar samt resultat.
Tydlig och effektiv projektomfattning – varje gång
Dropbox är den perfekta, centraliserade platsen för att lagra, få feedback på och hantera projektfiler. Bygg upp förtroende med intressenter genom att snabbt dela projektuppdateringar och framsteg och hålla dem involverade genom projektets hela livscykel.
Genom att hålla allt på ett ställe kan du och ditt team effektivisera projektledningsprocessen och lägga mer tid på att utveckla och genomföra en gedigen projektstrategi – och mindre tid på att jaga dokument eller oroa sig för var ert projektmaterial sparas.
