Så ... vad är då en enda sanningskälla?
Den enda sanningskällan (SSOT) är en term som används för att samla alla affärsdata på en enda plats. Tanken är att alla i företaget sedan kan fatta avgörande affärsbeslut baserat på ömsesidigt tillgängliga data. Det betyder att det inte finns några arbetssilos som hindrar människor från att få tillgång till viktig information. Om ditt företag utgår från en enda version av sanningen, kommer ingenting att döljas för någon och ni kommer alla att vara på samma våglängd. Genom att hålla era register tillgängliga på en central plats kan du förhindra att du och dina kollegor går vilse i flera versioner av sanningen/samma fil.
Att förbjuda lögnerna
Det kan bara vara bra om ditt team alla arbetar med vetskapen om att saker inte kan svepas under mattan eller gå förlorade i förvirrande administration. Det är också det mest optimala sättet att hantera dina data och av avgörande betydelse om den informationen kommer från ett dussin omnikanalriktningar. Se det som ett tillstånd av nirvana för all information i ditt företag.
Kunskap är makt och att ha mer information att dela med alla i ditt team kommer att resultera i bättre affärskunnande. ”Sanning” betyder inte nödvändigtvis att alla data du har lagt in i din enda källa måste vara exakta, men att de, när de ses i samklang, ger en sannare bild av ditt företag.
Till exempel kanske ditt varumärke har tvåhundratusen följare, vilket framgår av statistik från sociala medier. Men när du gör en undersökning får du reda på att en fjärdedel av dina följare befinner sig i ett land du inte skickar till, och att en stor del av dem är bottar. Du behöver båda dessa informationskällor för att få den bästa helhetsbilden av ditt varumärke och för att ta reda på hur du kan åtgärda situationen. Nu när du till exempel vet att de flesta av dina följare är internationella kan du antingen fokusera på lokala insatser eller allvarligt överväga att bredda dina leveransdestinationer. Du har därför klättrat på vägen mot förbättringar i affärer.
Upplysning via datahantering
En SSOT kan bara uppnås om all din data finns på en central plats och om du har lämpliga processer som gör att den kan hållas uppdaterad. Ni kan alla komma överens om att placera era dokument i en central mapp, men vad händer då? Ni måste som företag vara engagerade i denna idé och se till att data alltid är uppdaterade och lättillgängliga. Överväg att lägga till följande arbetsflöden i dina affärsprocesser:
Arbeta från molnet
Molnet har hjälpt till att omvandla arbetsplatser på oändligt många sätt. Det låter dig och ditt team komma åt dokument var som helst, och ännu bättre, kan det vara samma dokument, inte föråldrade versioner.
Överväg interna guider
Självklart känner ditt team till ditt företag och din företagskultur, de upplever den varje dag de går in (eller loggar in). Tänk ändå på hur många gånger du har skickat meddelanden till en kollega med en fråga som du vet att du har ställt tidigare. "Vilket leveransformat ska detta ha?" "Vart ska jag skicka den här fakturan?" ”Är Bob fortfarande ansvarig för leverantörsskulder” och så vidare. Lägg en dag eller två på att bygga upp en resurs av dokument som inte handlar om dina kunder eller din marknad, utan om att göra det möjligt för din personal att utföra sina jobb på ett bättre sätt.
Gör saker och ting tydliga
Kvartalsmål, intäkter och teamresultat kan vara viktiga, men att prata om dessa siffror är inte alltid det mest engagerande sättet att presentera data på. Hitta ett bättre sätt att visa ditt företags framsteg, ett som är lättförståeligt och alltid uppdaterat, så att ditt team kan se din framgång växa. Det kan vara så enkelt som ett delat dokument där mål skrivs och uppdateras ofta, som teamen kan se när de vill kontrollera framstegen.
Tänk på den större bilden
Att ha data som lätt kan nås av all personal som behöver det, som i ett datalager, handlar inte bara om företagskultur utan om bättre affärsprocesser. Det är inte bara ditt kärnteam som drar nytta av öppna kommunikationskanaler. När allt kommer omkring behöver du också intressenter och viktiga beslutsfattare för att veta allt du vet från varje datakälla som du använder. Öppenhet är avgörande nuförtiden, inte bara i CRM och företagens sociala ansvar, utan också i hur ditt eget team ser på varumärket och hur det påverkar deras fortsatta lojalitet. Tänk på allt detta när du utformar din sanningskälla.
Att skapa en källa till sanning
Varje team har sitt eget sätt att göra saker. Ni har kanske en enhetlig företagskultur och ett övergripande koncept för arbetsprocesser, men ekonomiteamet kan inte styra sina arbetsflöden på samma sätt som marknadsföringsteamet. Sättet ett team ser på verksamheten och dess data skiljer sig stort från hur ett annat ser på det, och båda kommer att skilja sig från helikopterperspektivet hos en VD (verkställande direktör). En enda sanningskälla är i detta avseende opartisk. Den förhindrar också fildubbletter som kan leda till förvirring och bakslag.
Dropbox kan hjälpa dig att skapa en sanningskälla och se till att endast den senaste informationen är tillgänglig eftersom allt uppdateras i realtid. Med funktioner som versionshistorik på Dropbox kan du se vad som har redigerats och ändrats, och om du inte gillar den nya versionen är det bara att gå tillbaka. Om något ändras kommer andra teammedlemmar i filen att meddelas. Har du av misstag raderat något från din enda sanningskälla och oroat dig för att det inte finns något sätt att ersätta det? Du kan vara lugn. Med Dropbox kan du återställa alla filer som har raderats under de senaste 30 dagarna. Detta gör att du kan vara trygg i vetskapen om att om du någonsin har otur när du arbetar med dina filer, kan du alltid rätta till det.
Du kan till och med konfigurera automatiseringar för delade mappar i Dropbox. De standardiserar namngivning, sortering och taggning vilket ger mindre utrymme för användarfel och minimerar arbetet för ditt team.
Olika team, olika system, en sanning
Även om du tror dig vara aldrig så välinformerad om något team, process eller område i ditt företag, finns det alltid möjlighet att det finns mer att berätta om dem. Kanske betyder det att din online-närvaro inte är så organisk som du först trodde eller att ditt team arbetar från en version av en fil som du trott var reviderad för länge sedan. En SSOT är en försäkring mot allt detta. Oavsett om det är människor eller data som inte visar en tydlig bild, kan din SSOT ta fram sanningen och ta ditt varumärke tillbaka till verkligheten.
